N'oubliez pas de visionner la capsule de formation obligatoire. Vous devez lire et bien comprendre le présent guide. Pour toute question, n'hésitez pas à envoyer un courriel à surveillant@hec.ca. |
Votre rôle sera d'assister les étudiants par clavardage via l’outil Teams en cas d'enjeux techniques ou autres.
Vous pouvez en tout temps faire appel au chef répondant (@surveillant) dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. Si vous êtes dans l'impossibilité de vous connecter à Teams sur votre ordinateur, tentez de le faire via votre cellulaire pour aviser le chef répondant (@surveillant) ou appelez au 514-742-8325 |
Pour créer votre équipe Teams : 1. Connectez-vous à Teams. 2. Cliquez sur « Rejoindre ou créer une équipe » au bas de l'écran et sur « Créer une équipe ». 3. Si vous êtes employé régulier de HEC Montréal, cliquez sur « Classe » comme type d'équipe. 4. Entrez le nom de votre équipe de cette façon : Examen - numéro de répertoire du cours - Date de l'examen. Cliquez ensuite sur « Suivant » et « Ignorer ». |
Pour ajouter les courriels des étudiants à votre équipe Teams : 1. Retrouvez l'équipe que vous aviez créée et cliquez sur « Gérer l'équipe » et sur « Ajouter un membre ». 2. Allez dans le fichier contenant la liste des courriels des étudiants, sélectionnez un courriel, copiez-le et collez-le dans la barre de recherche de Teams. Il est important de sélectionner le courriel qui apparait lorsque vous collez le courriel dans la barre de recherche. 3. Ajoutez tous les courriels et cliquez sur « Ajouter ». 4. Cliquez finalement sur « Fermer ». |
Vous pouvez compter les cellules qui contiennent les courriels des étudiants dans le fichier Excel et vérifier si le bon nombre a été ajouté dans Teams. Voici comment vérifier le nombre de courriels ajoutés dans une équipe Teams : |
Vous devez vous assurer que vous êtes la seule personne qui peut écrire dans le clavardage public. De cette façon les étudiants ne peuvent pas y écrire et déconcentrer les autres étudiants durant l'examen. 1. Cliquez sur les trois points situés dans la partie supérieure droite de l'écran, puis sur « Gérez le canal ». 2. Sélectionnez « Seuls les propriétaires peuvent publier des messages » 3. Si vous êtes employé régulier de HEC Montréal, cliquez sur « Gérer l'équipe » et cochez « Désactiver les commentaires des étudiants ». |
Vous devez maintenant aviser tous les étudiants que vous êtes en ligne en envoyant un message d'introduction dans le clavardage public (onglet « Publications »). Ce premier message est très important, c’est le seul moyen pour les étudiants d’entrer en contact avec vous. Utilisez la mention @général pour attirer l'attention de tous les étudiants et copiez-collez le message suivant :
|
|
Vous devez rester connecté 30 minutes après la fin de l'examen. Une fois les 30 minutes écoulées, écrivez le message suivant à tous les étudiants dans le clavardage public en utilisant la mention @général :
À la fin de votre affectation, envoyez le rapport d'observation en cliquant sur le bouton « soumettre ».
|
1. Au besoin, demandez à l'étudiant de vous fournir une capture d'écran afin de mieux identifier le problème.
2. Ouvrez la rubrique en lien avec le problème pour savoir comment aider l'étudiant :
Si l'étudiant ne retrouve plus ses cours comme à l'habitude dans le bandeau dans ZoneCours, il peut les retrouver facilement en passant par le bouton « Mes Cours ». |
Au besoin, vous pouvez rappeler à l’étudiant les recommandations qu’il est censé avoir consultées avant le début de son examen. Image 1 Image 2 Image 3 Image 4 |
Au besoin, vous pouvez rappeler à l’étudiant les recommandations qu’il est censé avoir consultées avant le début de son examen. |
Si un étudiant vous contacte pour vous aviser qu’il est censé avoir du temps supplémentaire pour répondre à son examen et qu'il ne le voit pas, il s’agit probablement d’une erreur de configuration de la part de l’enseignant. Toutefois, vous ne devez pas contacter son enseignant. Clavardez rapidement avec votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen, en précisant les informations suivantes :
Mentionnez à l'étudiant que vous avez contacté votre chef répondant et que vous allez le tenir au courant de la suite des choses. |
|
Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». |
Conflit d'horaire d'examen entre ZoneCours et HEC en ligneIl faut se fier à ZoneCours. Au besoin, demandez de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. |
S'il s'agit d'un problème généralisé qui touche beaucoup d'étudiants en même temps ou que vous n'êtes pas en mesure de bien identifier le problème, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. |
Demandez à l'étudiant s'il fait son examen en présentiel (dans une salle de HEC) ou à distance.
1. Tentez de rassurer l’étudiant afin de l’aider à poursuivre son examen. Vous pouvez utiliser ces phrases clés :
2. Demandez à l’étudiant s’il est en mesure de poursuivre son examen. Posez-lui la question suivante et suivez les étapes selon sa réponse : « Es-tu en mesure de poursuivre ton examen ? » L’étudiant veut poursuivre son examen
L’étudiant désire interrompre son examen
|
Demandez à l’étudiant s’il est en mesure de poursuivre son examen. Posez-lui la question suivante et suivez les étapes selon sa réponse : « Es-tu en mesure de poursuivre ton examen ? » L’étudiant veut poursuivre son examen Proposez-lui de vous écrire à nouveau, s'il en ressent le besoin. L’étudiant désire interrompre son examen 1. Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». 2. Demandez-lui s’il désire parler avec quelqu’un.
|
Si l’étudiant rencontre un problème technique et ne réussit pas à terminer l’examen à l’heure de fin, ou s'il rencontre un malaise psychologique ou physique, il peut remplir le formulaire « Avis d'interruption d'une évaluation synchrone .
C'est à l'étudiant de choisir s'il veut interrompre son examen ou pas.
Votre rôle est de l'informer de cette possibilité et des conséquences de remplir ce formulaire. Indiquez-lui les étapes suivantes :