Aux propriétaires de salle de réunion

Toutes les salles de réunion inscrites dans la plateforme calendrier de HEC Montréal ont maintenant un propriétaire qui est en charge des niveaux d'accès assignés aux utilisateurs.

Ce propriétaire est aussi la personne qui décide de la façon par laquelle les utilisateurs peuvent ou non réserver la ou les salles de réunion dont il est responsable.

Voici quelques outils pour assister cette personne.

  Définitions utiles aux propriétaires et modérateurs

Voici quelques termes, définitions et explications pertinentes aux propriétaires et modérateurs de salle de réunion.

• Propriétaire d'une salle: 
  • Personne désignée comme responsable principal d'une salle. 
  • Cette personne est généralement un cadre du service ou département duquel relève une salle ou une personne à qui ce cadre délègue la propriété de la salle;
  • Cette information est communiquée au Centre d'Assistance Technique par le Service de la planification et des projets immobiliers au moment de la création de la salle;
  • Cette personne décide comment seront gérer les demandes de réservation faite aux salles sous sa charge: libre-service, modération;
  • Le propriétaire d'une salle peut être changé en contactant le Centre d'Assistance Technique.
• Modérateur:
  • S'applique seulement pour les salles dites en "libre-service";
  • Personne en charge d'accepter ou refuser les demandes de réservation reçues par une salle;
  • Le propriétaire et le modérateur peuvent être deux(2) utilisateurs distincts;
  • Seul le propriétaire d'une salle peut en faire changer le modérateur en contactant le Centre d'Assistance Technique.
• Type de gestion des demandes de réservation:
  • Il existe différentes façons avec laquelle une salle peut réagir aux demandes de réservations des utilisateurs (voir définition ci-dessous);
  • Vous devrez contacter le Centre d'Assistance Technique pour faire changer le type de gestion de votre salle;
  • Seul le propriétaire de la salle pour faire une demande de changement de type de gestion;
  • Dans quelques rares cas, il est possible d'appliquer plusieurs des types de gestion sur une même salle.
• Salle en gestion "libre-service":
  • La salle est configurée pour accepter toutes les demandes de réservation sous réserve qu'il n'y ait pas conflit avec une autre activité;
• Salle en gestion "modération":
  • La salle ne répond pas automatiquement aux demandes de réservation. Elle répondra tout d'abord "acceptation provisoire" si il n'y a pas conflit avec une autre activité. Puis, la personne en charge de la modération choisi si elle accepte ou non la demande. Le demandeur recevra alors une réponse d'acceptation ou de refus.
• Niveau d'accès:
  • Le niveau d'accès assigné à un utilisateur pour une salle défini quelles sont les informations qu'il peut consulter sur cette salle ou les ajouts et modifications qu'il peut faire à son calendrier.
  • Voici un résumé des niveaux d'accès existants:
    

    -  Définition des niveaux d'accès

    Voici une brève description des niveaux d'accès proposés par Outlook et Office 365 suivies de nos recommandations:

    • Aucun: la personne n'a aucun droit d'accès au calendrier;
    • *Disponibilité: (par défaut) la personne voit seulement la disponibilité et les heures;
    • *Disponibilité, objet, lieu: la personne peut voir la disponibilité ainsi que le sujet et le lieu mais pas d'autres détails comme les participants, les notes ou les pièces jointes;
    • Collaborateur: la personne peut créer de nouveaux éléments mais ne voit aucun autre contenu;
    • Relecteur: la personne peut lire les éléments du dossier mais ne peut en créer, les modifier ou les supprimer;
    • Auteur secondaire: la personne peut créer des éléments et consulter les éléments présents mais pas les modifier. Elle peut supprimer les éléments qu'elle a créés, mais ne peut supprimer les éléments créés par le propriétaire ou d'autres personnes;
    • Auteur: La personne peut créer et lire les éléments présents. Elle peut supprimer et modifier les éléments qu'elle a créés mais pas ceux créés par le propriétaire et les autres personnes;
    • Auteur principal: comme "auteur" avec en plus la possibilité de créer de nouveaux sous-dossiers;
    • *Éditeur: la personne peut créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments peu importe qui les a créés;
    • Éditeur principal: comme "Éditeur" avec en plus la possibilité de créer des sous-dossiers;
    • Propriétaire: la personne a les droits suprêmes sur le dossier calendrier, comme si c'était le sien.

    *: Nos recommandations:

    • "Disponibilité" et "Disponibilité, objet, lieu": les deux(2) options recommandées pour de la consultation seulement (lecture seule);
    • "Auteur": premier niveau en écriture; l'utilisateur peut seulement modifier SES propres entrées et seulement LIRE celles des autres;
    • "Éditeur": niveau d'accès en écriture plus avancé; permet de créer, modifier et supprimer TOUS les éléments;

 Gérer les niveaux d'accès d'une salle de réunion

En tant que propriétaire d'une salle de réunion, vous êtes la personne qui peut changer le niveau d'accès des autres utilisateurs au calendrier de cette salle.

** Cette gestion est seulement possible via le client Outlook **

Vous devez avoir ajouté le calendrier de la salle à gérer avant de procéder: visitez cette page pour savoir comment procéder.

Pour ajouter, modifier ou supprimer les accès d'un autre utilisateur au calendrier d'une salle de réunion:

• Dans le client Outlook;
• Ouvrir la section "Calendrier";
• Faire un clique-droit sur le calendrier à modifier;
• Choisir l'option "Propriétés";
• Ouvrir l'onglet "Autorisation d'accès"
  • Si vous n'avez cet onglet, vous n'êtes probablement pas propriétaire ou on ne vous pas assigné le bon niveau d'accès:
    • Si vous êtes le propriétaire de cette salle, contacter le Centre d'Assistance Technique pour corriger la situation;
    • Si vous voulez voir plus de détails de cette salle ou gérer les réservations, vous devez plutôt consulter le propriétaire de la salle.

• Vous pouvez maintenant gérer les niveaux d'accès personnalisés:
  • Liste de noms: 
    • Entrée "Par défaut": indique quels sont les droits d'accès des utilisateurs ayant un compte dans le système HEC pour lesquels il n'y a pas d'entrée personnalisée;
    • Vous pouvez sélectionner n'importe quel nom et cliquer "Enlever" pour retirer le niveau d'accès personnalisé d'un utilisateur. Il retrouvera alors le niveau d'accès assigné aux comptes "Par défaut";
  • Vous pouvez cliquer sur "Ajouter" pour définir le niveau d'accès personnalisé d'un ou plusieurs utilisateurs:
    • Cliquer "Ajouter";
    • Rechercher et choisir le ou les noms à ajouter;
    • S'assurer que la boîte de texte "Ajouter ->" correspond à la sélection voulue;
    • Cliquer sur "OK";
    • Définir le niveau d'accès voulu pour les noms ajouté:

      • -  Définition des niveaux d'accès

        Voici une brève description des niveaux d'accès proposés par Outlook et Office 365 suivies de nos recommandations:

        • Aucun: la personne n'a aucun droit d'accès au calendrier;
        • *Disponibilité: (par défaut) la personne voit seulement la disponibilité et les heures;
        • *Disponibilité, objet, lieu: la personne peut voir la disponibilité ainsi que le sujet et le lieu mais pas d'autres détails comme les participants, les notes ou les pièces jointes;
        • Collaborateur: la personne peut créer de nouveaux éléments mais ne voit aucun autre contenu;
        • Relecteur: la personne peut lire les éléments du dossier mais ne peut en créer, les modifier ou les supprimer;
        • Auteur secondaire: la personne peut créer des éléments et consulter les éléments présents mais pas les modifier. Elle peut supprimer les éléments qu'elle a créés, mais ne peut supprimer les éléments créés par le propriétaire ou d'autres personnes;
        • Auteur: La personne peut créer et lire les éléments présents. Elle peut supprimer et modifier les éléments qu'elle a créés mais pas ceux créés par le propriétaire et les autres personnes;
        • Auteur principal: comme "auteur" avec en plus la possibilité de créer de nouveaux sous-dossiers;
        • *Éditeur: la personne peut créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments peu importe qui les a créés;
        • Éditeur principal: comme "Éditeur" avec en plus la possibilité de créer des sous-dossiers;
        • Propriétaire: la personne a les droits suprêmes sur le dossier calendrier, comme si c'était le sien.

        *: Nos recommandations:

        • "Disponibilité" et "Disponibilité, objet, lieu": les deux(2) options recommandées pour de la consultation seulement (lecture seule);
        • "Auteur": premier niveau en écriture; l'utilisateur peut seulement modifier SES propres entrées et seulement LIRE celles des autres;
        • "Éditeur": niveau d'accès en écriture plus avancé; permet de créer, modifier et supprimer TOUS les éléments;
    • Une fois les modifications complétées, cliquer sur"OK";
    • Il arrive que l'application des niveaux d'accès prenne un certain temps: patientez que la fenêtre se ferme et que vous soyez retourné à la fenêtre de Outlook

Différences entre propriétaire et modérateur

Tout d'abord, la notion de propriétaire sert à identifier de quel service précisément relève une salle. C'est pourquoi c'est généralement le cadre d'un service ou département ou une personne déléguée par ce cadre qui est nommé comme propriétaire de la salle.

Cette personne est responsable de déterminer qui peut consulter de l'information sur les activités organisées dans une salle avec différents niveaux d'accès possibles. Par défaut, l'information disponible étant simplement la disponibilité de la salle (réservée ou non).
Cette personne a aussi les accès complet à l'édition du calendrier de la salle: que ce soit pour ajouter, modifier ou supprimer des activités inscrites par le propriétaire ou tout autre utilisateur..
C'est aussi à ce propriétaire que seront référées les demandes d'accès aux informations de la salle en question. Si, par exemple, un utilisateur veut pouvoir consulter le détail des activités d'une salle, c'est le propriétaire qui doit, ou non, personnaliser le niveau d'accès pour cet utilisateur.

Le rôle du modérateur est, pour les salles qui sont dites "avec modération", d'accepter ou de refuser les demandes de réservations qui sont faites.
Ce modérateur reçoit une demande par courriel pour chaque proposition de réservation qui sont faites.

C'est d'ailleurs ici la grande différence entre le propriétaire et le modérateur: la réception d'un avis de demande par courriel.
En effet, le propriétaire peut accepter ou refuser les demandes de réservation depuis le calendrier de la salle mais, contrairement au modérateur, il ne reçoit pas d'avis par courriel.
Un propriétaire peut demander d'être aussi modérateur de sa salle: c'est-à-dire gérer l'accès à l'information de la salle et aussi recevoir les avis par courriel de demandes de réservation et ainsi ne pas avoir à constamment consulter le calendrier pour connaître les demandes en attente d'approbation.

Cette demande doit être explicitement faite au centre d'assistance technique car ce n'est pas le comportement par défaut (être propriétaire et modérateur à la fois).