SharePoint et Teams - Synchroniser vos fichiers ou ajouter un lecteur réseau

Connexion à une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Online :

Les sites SharePoint Online sont hébergés chez Microsoft sous l’adresse https://hecmtl.sharepoint.com/sites/nomdusite/. Pour accéder aux fichiers d’un site ou d’un canal Teams (section “Fichiers”), nous utilisons le client OneDrive. Ce logiciel de synchronisation permet d’afficher dans l’explorateur de fichiers (Windows) ou Finder (Mac) des fichiers provenant de votre OneDrive, mais aussi de bibliothèques de documents SharePoint/Teams. Voici comment l’utiliser.

1. Accéder au site SharePoint Online dans un navigateur, puis à la bibliothèque de documents.

    

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2. Pour y arriver, deux options existent dans une bibliothèque : ajouter un raccourci à OneDrive (fortement recommandé) ou synchroniser.

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   1. Ajouter un raccourci à OneDrive (option à privilégier) : Microsoft recommande cette approche, car elle donne de meilleures performances que le bouton Synchroniser et elle vous suit sur tous ses appareils (le raccourci vit dans OneDrive, pas sur un seul poste).
      -> Dans la bibliothèque SharePoint/Teams, cliquez sur “Ajouter un raccourci à OneDrive”, puis retrouvez le dossier sous OneDrive dans l’Explorateur.
      
      

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   2. Synchroniser (à éviter si possible) : copie et maintient la bibliothèque disponible sur un appareil précis, ce qui peut être utile surtout pour le travail hors connexion, mais c’est lié à ce poste et peut devenir moins fiable quand on multiplie les synchronisations.
      -> Dans la bibliothèque, cliquez sur “Synchroniser” et suivez l’ouverture du client OneDrive; la bibliothèque apparaîtra ensuite dans l’Explorateur sous le nom de votre organisation.

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⚠️Important : ne pas mélanger raccourci et synchronisation :

• Pour une même bibliothèque SharePoint, il n’est pas possible d’utiliser en même temps Synchroniser et Ajouter un raccourci à OneDrive; si l’une des options est déjà en place, l’autre sera bloquée.

• Si vous avez déjà synchronisé une bibliothèque et souhaitez passer au raccourci , il faut d’abord arrêter la synchronisation ou retirer le raccourci existant selon le cas.

Connexion à une bibliothèque de documents sur un Teams

Les fichiers d’un canal Teams sont enregistrés dans un site SharePoint sous-jacent et sont visibles dans la section “Fichiers” d’un canal dans la version de bureau ou web de Teams.

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La section “fichiers” ou “collaboration”, selon votre version de Teams, est liée à une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez de la manière y accéder via l’explorateur de fichiers via le client OneDrive.

1. Ajoutez des raccourcis aux bibliothèques et dossiers de leur OneDrive.

2. Utilisez le bouton Synchroniser dans la bibliothèque de documents.

Vidéo explicatif : Teams Comment synchroniser les fichiers de Teams à l'aide de OneDrivePreview .

Application OneDrive dans Teams

Pour retrouver rapidement “mes fichiers” et “ce qu’on m’a partagé”, OneDrive dans Teams est le meilleur point d’entrée. L'application OneDrive apporte dans Teams une expérience de gestion de fichiers similaire à OneDrive

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• Retrouver rapidement un fichier : les vues Accueil/Récents et les filtres (par personnes, réunions, type de fichier) aident quand on ne se souvient plus où le document a été partagé.

• Partage facile : depuis OneDrive dans Teams, vous pouvez partager, copier un lien ou gérer l’accès directement sur un fichier.