SharePoint Online - Utilisation et dépannage
- 1 Récupération de documents
- 2 Verrouiller un document contre les modifications
- 3 Connecter une liste ou un calendrier à Microsoft Outlook
- 4 Exporter le contenu d’une liste ou bibliothèque vers Microsoft Excel
- 5 Obtenir un lien vers un fichier ou dossier
- 6 Créer une alerte sur un document, page ou liste
- 7 Gestion des accès et permissions
- 7.1 SharePoint Online
- 7.2 Teams
- 8 Articles connexes
L'École utilise la version infonuagique de SharePoint, SharePoint Online.
Récupération de documents
Dans Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) , vous pouvez généralement restaurer vos documents vous-même, sans intervention des TI. Selon la situation, commencez par l’historique des versions (idéal pour revenir à une version précédente d’un fichier modifié ou écrasé). Si plusieurs fichiers ont été impactés (ex. suppression ou modification en masse), utilisez ensuite la fonction de restauration de la bibliothèque (qui permet de revenir à un état antérieur de la bibliothèque). Enfin, si un document a été supprimé, vérifiez la Corbeille du site (et, au besoin, la corbeille de deuxième niveau) pour le récupérer.
→ Merci d’essayer les options ci-bas avant de vous adresser à la DTI.
Restaurer une version antérieure d’un document
À chaque modification d’un document, SharePoint en crée automatiquement une version. Il est ainsi possible d’en restaurer une copie antérieure soi-même. Cette fonctionnalité est automatiquement activée dans OneDrive, SharePoint et Teams.
Restaurer un document supprimé
Chaque site SharePoint, OneDrive et Teams contient une corbeille permettant aux propriétaires et collaborateurs de récupérer le contenu supprimé.
Restaurer un enregistrement supprimé
Les enregistrements de réunions Microsoft Teams sont traités comme des fichiers Microsoft 365 standards et suivent donc les mêmes mécanismes de restauration (versions, corbeille, restauration de bibliothèque). Toutefois, l’emplacement et le responsable diffèrent selon le type de réunion :
Réunion privée / planifiée (OneDrive) : L’enregistrement est stocké dans le OneDrive de l’organisateur. Celui‑ci est le seul propriétaire, reçoit les avis d’expiration et est responsable de la conservation ou de la restauration.
Réunion dans un canal Teams : L’enregistrement est stocké dans le site SharePoint de l’équipe, dans les documents du canal. Les propriétaires de l’équipe Teams sont responsables de la restauration.
Par défaut, les enregistrements expirent après 120 jours : un avis est envoyé aux propriétaires, puis le fichier passe à la corbeille (~30 jours) avant suppression définitive.
-> Cette mesure vise la protection de la vie privée (Loi 25) : les propriétaires de l’information sont responsables de sa conservation et doivent respecter les lois applicables.
→ Si vous devez malgré tout conserver un enregistrement, voici comment le télécharger ou déplacer à partir du dossier “Recordings” de votre OneDrive ou du site SharePoint associé à l'équipe Teams.
Restauration de bibliothèque
Chaque bibliothèque de documents peut être restaurée à un moment antérieur (30 derniers jours). Si un grand nombre de vos fichiers SharePoint ou Microsoft Teams sont supprimés, remplacés, endommagés ou infectés par des programmes malveillants, vous pouvez restaurer l’intégralité d’une bibliothèque de documents partagée à une date antérieure.
Verrouiller un document contre les modifications
Pour éviter qu’un document ne puisse être modifié ou supprimé, il est possible d’extraire celui-ci. Une icône d’extraction apparaîtra sur la même ligne que l’icône du fichier afin d’indiquer son état verrouillé :
Pour déverrouiller le document, l’opération inverse, l’archivage, doit être effectuée en sélectionnant le document à archiver, puis en cliquant sur l’icône « Archiver » dans le menu contextuel du fichier.
Connecter une liste ou un calendrier à Microsoft Outlook
Il est possible de connecter plusieurs applications SharePoint à Microsoft Outlook :
Calendrier
Liste de contacts
Liste d’annonces
Liste de tâches
Comment connecter un calendrier à Outlook (en anglais)
Exporter le contenu d’une liste ou bibliothèque vers Microsoft Excel
Tout le contenu de SharePoint étant organisé sous forme de tableau, il est possible d’exporter celui-ci vers Microsoft Excel pour gérer des statistiques décisionnelles. Pour ce faire, sélectionner celui-ci en totalité ou en partie, puis en cliquant sur le bouton « Exporter vers Excel » du volet d’outils « Liste ».
Comment exporter le contenu d’une liste vers Excel.
Comment utiliser le mode grille avec une liste ou bibliothèque pour l'édition en lots.
Obtenir un lien vers un fichier ou dossier
SharePoint Online / Teams / OneDrive : ⚠️ Évitez “Partager” / “Copier le lien” : cela crée souvent un nouveau lien de partage
Sélectionner le fichier/dossier → Détails → Copier le Chemin
Si c’est trop long : Ouvrir → copier l’URL du navigateur
Créer une alerte sur un document, page ou liste
⚠️Au cours de l’hiver et printemps 2026, les alertes classiques seront graduellement retirées.
Les règles sont conçues pour automatiser des actions simples dans une liste ou une bibliothèque, notamment notifier quelqu’un lorsqu’un changement survient.
Exemples :
Notifier quand un élément est modifié.
Notifier quand un nouveau fichier est créé dans une bibliothèque.
Notifier quand une colonne change ou quand une valeur de colonne répond à une condition.
Limites fréquentes des règles
Impossible de créer une règle basée sur une colonne de texte multiligne.
Les notifications de règle sont envoyées depuis no-reply@sharepointonline.com.
Il faut généralement des droits “Contribuer” pour gérer les règles sur une liste/bibliothèque.
Scénarios plus complexes
Microsoft positionne Power Automate comme une alternative plus puissante que l’automatisation basée sur des règles, notamment pour automatiser des processus entre plusieurs applications (ex. SharePoint + Outlook).
Les alertes sur des pages de site nécessitent des alertes via Power Automate. Pour l’intranet de l'École, une capsule d’aide et un modèle sur lequel se baser existe.
Gestion des accès et permissions
Les permissions standard dans SharePoint sont gérées par groupes de sécurité : au lieu de donner des accès directement à une personne, on ajoute celle-ci à des groupes de sécurité prédéfinis :
Visiteurs: accès en lecture seule : aucune modification n’est possible.
Collaborateurs / membres: accès en modification de contenu : il est possible de créer, modifier et supprimer le contenu du site, mais pas sa structure.
Propriétaires: ont le contrôle total sur le contenu et la structure, ainsi que les accès d’un site.
→ Pour toute autre demande au niveau des permissions (niveau de permission personnalisé, création de groupes de sécurité…), veuillez ouvrir une demande auprès du centre d’assistance.
SharePoint Online
Ressouces utiles :
https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/modern-experience-sharing-permissions
Teams