Vidéoconférence -

Owned by Vincent Perreault
Last updated: oct. 31, 2023 by Annie Rondeau

HEC Montréal met à disposition pour la communauté HEC différents outils de réunion et de collaboration. 

Au service de l'audiovisuel, nous avons des locaux dédiés aux vidéoconférences, et nous avons aussi des équipements disponibles pour installations dans d'autres lieux.


Différents forfaits sont disponibles dans l'outil de réservation Jira.  Entres autres Zoom/Teams 1-5 personnes, et Skype/Teams 6-10 personnes, qui réservent une caméra web, ainsi qu'un micro-Haut-parleur approprié au nombre de personnes.



Guide de planification d’une vidéoconférence

Ces quelques lignes vous aideront à préparer et à planifier votre vidéoconférence afin d’en faire un événement réussi.

Planification de la vidéoconférence

  • Envoyez le document de votre présentation (ex. fichier power point) à l’avance aux participants. Durant la vidéoconférence, l’image est compressée, et de moindre qualité. De plus, les participants pourront prendre préalablement connaissance de votre présentation.

  • Envoyez votre invitation à l’avance, et confirmez la veille.

  • Planifiez une session test avec le(s) techniciens du/des site(s) distant(s), quelques jours à l’avance.  Déterminez qui sera en charge de rejoindre le(s) autre(s) site(s) le jour de l’événement.

  • Dans la mesure du possible, ayez un animateur par site.



Votre Présentation

  • Au niveau technique, le fichier doit être en format horizontal

(ex. powerpoint).  Les fichiers word ne conviennent moins.

  • Ne pas mettre de transition ou de mouvements dans le texte, ils seront compressés donc moins clairs en plus de prendre de la bande passante.

  • Utilisez une police de caractère sans sérif pour une meilleure lisibilité

  • La couleur du texte doit  contraster avec la couleur du fond

  • Idéalement, la taille de la police  devrait être de 30 points ou plus.

  • La règle du 6 x 6: 6 mots ou moins par ligne et pas plus de 6 lignes généralement.  Pour une vidéoconférence, il est préférable d'y aller avec une règle de 5 X 5.

  • La sobriété est de mise.  L’ajout d’items pour égayer votre présentation n’est pas nécessaire, et pourrait nuire à une bonne lisibilité.



Notes :   Nous mettons un ordinateur à votre disposition si nécessaire.  Si vous amenez votre portable, la résolution maximale de l’ordinateur est de 1024X768.  Si vous utilisez votre Mac, vous devez amener votre adaptateur.



 Nous disposons d’une tablette graphique et d’un tableau interactif dans la salle de vidéoconférence.  Ces facilités vous permettent d’annoter votre présentation si nécessaire.

 

Déroulement de la vidéoconférence

Heure d'arrivée

Arrivez  au moins 20 minutes à l’avance. (Pour votre première fois en tant que présentateur, envisagez d'arriver 30 minutes avant) This will give you time to become oriented to the videoconference seCela vous donnera le temps de vous familiariser avec le système de vidéoconférence et de vérifier votre présentation.  



Introduction

Au début de la session, vous vous présentez, puis faites le tour des sites à distance. Demandez-leur de se présenter un site à la fois (multi-points) afin de vérifier le son et l’image.  Ce processus d'introduction prend un certain temps mais il est essentiel à votre succès. 



Déroulement

        Donnez un aperçu du contenu, informez les participants du déroulement de la session. For example, you might say, "I am going to speak for about 15 minutes and follow with 5 minutes for questions and discussion, then we will have another 15 minutes of presentation followed by another 5 minutes of questions and discussion. I will finish up with a summary or perhaps ask some of you to summarize the main points of what we have learned today." Par exemple, 15 minutes de présentation suivi de 5 minutes de questions et de discussion, et ainsi de suite. Terminez avec un résumé.



Move slowly and deliberately and stay in camera range. Déplacez-vous lentement et restez dans le cadrage de la caméra.



Après avoir demandé si les gens ont des questions, laissez du temps aux gens du site à distance pour "réactiver" le microphone si nécessaire et  répondre.

  

Code vestimentaire 

Dans la mesure du possible, évitez les imprimés et les lignés fins, les imprimés style «pied-de-poule» qui font un effet moiré. Idéalement, portez des vêtements unis.

Pour toute information additionnelle ou pour une demande de vidéoconférence, veuillez contacter audiovisuel.hec@hec.ca et Michel.pinet@hec.ca