Attention, ce produit est en phase pilote et n’est pas encore disponible pour les communautés étudiantes et les employés.

🎯 Objectif

Dans le cadre de l'initiative visant à explorer des solutions d’intelligence artificielle telles que NotebookLM, notre organisation a mis en place un environnement Google Workspace. Cette plateforme nous permettra de tester, collaborer et intégrer des outils innovants basés sur l’IA dans un cadre structuré et évolutif.

Lors de la création des comptes dans notre domaine Google Workspace, certains utilisateurs pourraient rencontrer un conflit de compte s’ils utilisent déjà une adresse Gmail personnelle associée à notre domaine (ex. prenom.nom@hec.ca). D’autres utilisateurs ne seront pas concernés et pourront utiliser leur compte sans gestion de conflit.

🧩 Deux cas de figure possibles

Vous n’avez pas de conflit de compte

Vous n’avez pas de compte personnel Google avec l’adresse courriel de HEC Montréal (prenom.nom@hec.ca).
Aucun changement n’est requis.
Vous pouvez accéder aux outils comme NotebookLM directement avec votre compte actuel.

Vous avec un conflit de compte

Vous utilisez actuellement un compte Google avec une adresse courriel de HEC Montréal (prenom.nom@hec.ca).
Un compte géré a été créé pour vous.
Google vous proposera de créer un nouveau compte afin d’héberger les données (Gmail, Google Doc, Google Drive, etc.) que vous déteniez déjà. Dans ce cas, voir la section “Résolution de conflit de comptes”.

💥Résolution de conflit de comptes

Notre organisation utilise un paramètre Google Workspace appelé « Remplacer les comptes non gérés conflictuels par des comptes gérés ».

En clair, cela veut dire que si vous utilisez déjà votre adresse @hec.ca pour accéder à des services Google (comme Gmail, Google Drive, YouTube, etc.), Google va vous demander de faire un choix.

Voici ce qui se passe :

Automatiquement votre ancien compte Google personnel qui utilisait @hec.ca a été renommé en prenom.nom%hec.ca@gtempaccount.com.

Ensuite, lors de votre prochaine connexion, Google vous affichera un message indiquant qu’il y a un conflit de compte.

Vous devrez alors créer un nouveau compte Google pour remplacer l’ancien. Deux options s’offrent à vous :

Créer un compte Gmail avec une nouvelle adresse Gmail (ex. : monnom@gmail.com).
Créer un compte Google avec une autre adresse e-mail que vous possédez déjà, mais qui n’est pas liée à Google (ex. : monnom@yahoo.com).

✅ Aucune donnée ne sera supprimée de votre compte personnel.

📨Utilisation de Gmail avec un compte @hec.ca dans Google Workspace de HEC Montréal

Dans le cadre de notre transition vers Google Workspace pour l’exploration de solutions d’intelligence artificielle comme NotebookLM, il est important de noter que :

Il ne sera plus possible d’utiliser une adresse courriel de notre domaine (ex. prenom.nom@hec.ca) pour envoyer des courriels via Gmail.

Cette décision s’inscrit dans une démarche de gouvernance et de cohérence informatique, puisque notre plateforme officielle de communication courriel demeure Outlook.

Pourquoi cette restriction ?

Alignement avec les politiques internes de sécurité et de conformité.
Éviter les doublons ou conflits entre les plateformes de messagerie.
Centraliser les communications dans un environnement maîtrisé.

Ce que cela signifie pour vous

Vous pouvez continuer à utiliser Gmail pour vos besoins personnels avec un compte n’ayant pas comme domaine @hec.ca.
Pour toute communication professionnelle ou pédagogique, utilisez Outlook avec votre adresse officielle.
Votre compte Google Workspace reste disponible pour les outils d’intelligence artificielle (NotebookLM et Gemini), mais pas pour l’envoi de courriels via Gmail.

❓ FAQ

Q : Je n’ai pas reçu de courriel d’invitation, est-ce normal ?
R : Oui. Le processus est déclenché automatiquement par la création de votre compte dans notre Google Workspace.

Q : Puis-je refuser que HEC Montréal gère mon compte Google @hec.ca ?
R : Non. Si un conflit de compte a été détecté, le nom de votre compte a déjà été changé par prenom.nom%hec.ca@gtempaccount.com .

Q : Est-ce que je vais perdre mes données ?
R : Non. Vous pouvez les conserver dans le nouveau compte que vous venez de créer.