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Prise de rendez-vous : Oncehub et Bookings

Prise de rendez-vous : Oncehub et Bookings

L'école offre deux logiciels de prise de rendez-vous :

Microsoft Bookings

  1. Microsoft Bookings : Microsoft Bookings est un outil de planification intégré à Microsoft 365 simple, gratuit et entièrement en libre-service vous permettant de gérer vos rendez-vous.

    1. Les comptes invite, même ceux avec un courriel, n’y ont pas accès : il faut être étudiant ou employé pour y accéder.

    2. Présentation du produit;

    3. Exemple de page de prise de rendez-vous;

    4. Documentation de Microsoft sur les pages personnelles : celles-ci vous permettent d’automatiser la prise de rendez-vous avec vos collègues ou clients;

    5. Documentation de Microsoft sur les pages partagées : celles-ci regroupent les disponibilités de plusieurs personnes, ou permettent d’offrir différents types de rendez-vous regroupés sur une seule page;

    6. Documentation de Microsoft sur l’intégration avec l'écosystème MS365 via Power Automate

    7. Documentation de la Direction de l’apprentissage et innovation pédagogique;

    8. Capsule d’aide de la Direction de l’apprentissage et innovation pédagogique

 

Oncehub

Oncehub est un logiciel professionnel de prise de rendez-vous en ligne qui automatise la réservation, synchronise vos disponibilités en temps réel avec Outlook et envoie automatiquement des confirmations et rappels à vos interlocuteurs. La plate-forme prend en charge différents types de réunions (présentiel, visioconférence ou appel) et gère les fuseaux horaires, évitant les doubles réservations et les retards.

Création de compte

Une fois votre demande soumise via le portail de demandes TI, votre compte sera créé. Un courriel de bienvenue sera envoyé à votre adresse HEC.

  • Certaines parties de l’interface de Oncehub sont uniquement disponibles en anglais.

  1. Cliquez sur le lien de création de compte inclus dans le courriel :

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  2. Sur la page de connexion de Oncehub, cliquez ensuite sur “sign up with Microsoft”.

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  3. Au besoin, sélectionnez votre compte HEC.

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  4. Acceptez les autorisations demandées par Oncehub, celles-ci sont nécessaires à son fonctionnement.

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  5. Un avis de connexion de calendrier apparaîtra, vous êtes sur la bonne voie.

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  6. Un avis de connexion à Teams s’affichera ensuite : il s’agit du service de vidéoconférence par défaut de notre organisation Oncehub.

    1. Zoom, Webex, Google Meet ou autre sont aussi disponibles.

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  7. Déterminez ensuite vos heures de bureau afin que vos disponibilités ne soient pas en dehors de ces plages.

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Votre compte est maintenant créé, la Direction des technologies de l’information pourra ensuite créer vos pages.

 

Problèmes et enjeux

  • Mes disponibilités n’apparaissent pas

    • Assurez-vous d’avoir bien entré vos disponibilités récurrentes ou spécifiques.

    • Les disponibilités doivent être au moins équivalentes à la durée des rendez-vous : une disponibilité de 45 minutes pour un rendez-vous d’une heure ne sera pas visible.

    • Votre horaire doit être libre au moment de la disponibilité, une rencontre pré-existente la bloquera.

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    • Videz la mémoire des disponibilités :

      • Accédez à votre profil, section intégrations :

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      • Accédez à la section Microsoft 365, puis désactivez le “busy time cache”:

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