Guide du surveillant d'examen avec Zoom

VOTRE RÔLE

En équipe avec l’enseignant :

  • Surveiller un groupe d’étudiants à caméra ouverte.
  • Valider, au besoin, l’identité des étudiants.
  • Agir comme répondant pour les étudiants ayant des enjeux. Veuillez consulter le guide du répondant à cet effet.
  • Noter toute situation particulière au rapport d’anomalie.


QUELQUES JOURS 
AVANT L’EXAMEN 

Le Registrariat vous enverra par courriel : 

  • Le fichier de présence des étudiants incluant leurs photos (si requis par l'enseignant)
  • Le lien vers le rapport d'observation 
  • Le contact de votre enseignant 

L'enseignant vous enverra par courriel :

  • Le lien vers la séance Zoom
  • Des informations sur l'examen (quel outil, attentes, etc.)
  • Des directives sur les rôles de chacun
  • Dans le cas contraire, communiquez vous-même avec l'enseignant afin d'obtenir ces informations.
  • S’il y a des étudiants bénéficiant de temps supplémentaires, l’enseignant vous en informera. Vous devrez déterminer avec lui qui accompagnera ces étudiants jusqu’à la fin de l’examen.

Vous devez : 

  • Installer un VPN sur votre ordinateur : vous en aurez besoin pour pouvoir visualiser les photos des étudiants (si vous devez valider leur identité).
  • Télécharger la dernière mise à jour de Zoom sur votre ordinateur. 
  • Créer votre compte Zoom de HEC si vous n'en avez pas déjà un en allant sur hecmontreal.zoom.us
  • Lire la totalité de ce guide afin de vous assurer que vous comprenez bien vos tâches. En cas de doute, n’hésitez pas à écrire à surveillant@hec.ca pour poser vos questions. 
  • Vous familiariser un peu avec Teams pour pouvoir clavarder avec le personnel en soutien en cas de problème durant l'examen. En savoir plus sur Teams..

 

LE JOUR DE L’EXAMEN 

** Pour obtenir de l'assistance technique pendant l'examen, appelez au 514.340.5606.
Vous pouvez également en tout temps clavarder sur Teams avec surveillant@hec.ca. **


30 minutes avant le début de l’examen
 

  • Connectez-vous à la salle Zoom avec le lien précédemment reçu en vous assurant d'être connecté convenablement en suivant cette procédure.
  • Si l'enseignant ne l'a pas déjà fait, modifiez les paramètres suivants afin que tout se déroule correctement : 
  1. Fermer le micro de tous les participants. 

1.1 Dans l’onglet Participant, il faut les mettre à « Muet tous » 

  

 

 1.2 Dans l’onglet Sécurité, il faut leur enlever la possibilité de réactiver leur micro en décochant la permission suivante : 

 


 2. N’autoriser que le clavardage en privé avec l’animateur 

 

            

 

 

10 minutes avant le début de l’examen 

  • Affichez le PowerPoint avec les consignes en partageant votre partage d’écran à l’ensemble du groupe (si l'enseignant ne le fait pas lui-même) Attention de bien partager l'application powerpoint et non votre bureau ou votre écran en entier:


  • Gardez votre caméra ouverte et votre micro fermé tout au long de l’examen, sauf aux moments indiqués.  
  • Entendez-vous avec l'enseignant pour décider qui va rappeler verbalement les consignes aux étudiants (qu’ils ont déjà reçues quelques jours avant l’examen). Assurez-vous de les avoir données AVANT l’heure du début de l’examen:
    • Caméra ouverte et micro fermé 
    • Au besoin, communiquer avec le surveillant dans le clavardage (spécifiez quel surveillant s'il y a lieu).
    • Le surveillant ne répondra ou ne transmettra aucune question de nature pédagogique (liée aux questions de l'examen).
    • Ne pas se lever ou quitter l’écran sans aviser le surveillant dans le clavardage.
    • Avoir en sa possession une carte d’identité. Vous pourriez lui demander de vous la montrer avant de quitter Zoom. 
  • Pour votre information et en cas de question seulement:
    • Les étudiants ont le droit de mettre une image en arrière-plan
    • Ils peuvent utiliser un 2e écran
    • Ils peuvent mettre des bouchons pour minimiser les bruits ambiants mais pas d'écouteurs
    • ** Attention, l'enseignant peut avoir modifié les consignes ci-dessous pour les ajuster au contexte de son examen. Valider avec lui avant de les communiquer aux étudiants.**

 

PENDANT L’EXAMEN 

  • Validez la présence et l’identité de l’étudiant (si requis) : 

Si nécessaire, le fichier Liste des étudiants contenant un lien vers leurs photos vous a été envoyé par le Registrariat. Pour accéder aux photos : 

  • Connectez-vous à votre VPN  Si vous n'arrivez pas à vous connecter, essayez avec un autre navigateur
  • Ouvrez le fichier Excel
  • Cliquez sur le matricule pour visionner la photo
  • Vous serez redirigé vers PeopleSoft :
    • Code d’utilisateur : SURVEILPP
    • Mot de passe : Surveilpp1! 

Si vous n'arrivez pas à voir les photos, assurez-vous d'être connecté au VPN Employé, et non au VPN Étudiant.

En cours d’examen, et sans déranger les étudiantsvous devez comparer la photo de l’étudiant avec le visage observé à la caméra. 

À noter que les nouvelles mesures sanitaires obligent que les étudiants présents sur le campus portent un masque en tout temps. Il se peut donc que vous ayez des étudiants qui ont choisi de faire l'examen dans une salle à l'École et portent le masque à la caméra. 

Si l’étudiant n’est pas reconnaissable ou que la photo ne correspond pas : 

  • Clavardez avec l’étudiant en lui mentionnant qu’à la fin de l’examen, vous validerez son identité avec sa carte d’identité. Lors de la validation, s’il y a un enjeu, ne négociez pas avec l’étudiant et rapportez la situation au rapport d'observation. Prenez une capture d'écran au besoin.
  • Une fois l’identification effectuée, remplir par Oui ou Non les cases Présence à l’évaluation et Photo validée du fichier Liste des étudiants. 

 

  • Observez les étudiants pendant l’examen 

Pendant toute la durée de l’examen, vous devez observer les étudiants, sans les déranger.

AFFICHAGE: Afin de mieux voir les vidéos des étudiants alors que vous êtes en partage d'écran, vous pouvez jouer avec les paramètres d'affichage. Si vous avez deux écrans, disposez la mosaïque sur un écran et le document powerpoint partagé sur l'autre. Si vous n'avez qu'un seul écran, vous pouvez mettre à l'avant la fenêtre avec les vidéos et cacher le powerpoint. Tant que vous êtes encore en mode partage d'écran (le voyant vert en haut de votre écran vous le confirmera), le powerpoint peut être en arrière-plan, à condition d'avoir bien partagé l'application powerpoint et non le bureau ou l'écran.



Durant l'examen, différents cas pourraient se produire, certains d’entre eux vont nécessiter la création d’une salle de discussion individuelle (Breakout room) :  

 -Cliquez sur « Diviser en groupe » : 

  

  -Sélectionnez « Attribuer manuellement » et cliquez sur « Créer » (laisser 1 en nombre de salles) : 

  

-Cliquez sur « affecter » et cochez le nom de l’étudiant dans la liste. Ensuite, cliquez sur « Commencer toutes les séances » : 

 

 

 Si les cas suivants se produisent : 

 

Soupçon de plagiat ou comportement inapproprié 

  • Intervenez le moins possible et rapportez la situation au rapport d'observation et discutez-en avec l'enseignant par clavardage privé. Au besoin, prenez une capture d’écran pour mieux expliquer la situation observée. 
  • Si l’étudiant « marmonne » ou fait des choses inhabituelles en situation d’examen, demandez-lui de cesser via le clavardage privé, à moins que l'étudiant vous ait informé au départ d'une situation particulière. 
  • Notez la situation détaillée au rapport d'observation ou discutez-en avec l'enseignant par clavardage privé

Étudiant ayant un malaise physique ou psychologique 

  • Communiquez avec lui/elle via le clavardage privé. 
  • Emmenez l’étudiant dans une séance de groupe/salle de discussion. (Voir ci-haut) 
  • Ouvrez votre micro et discutez avec l’étudiant pour comprendre l’enjeu. 
  • Au besoin, demandez l’aide du chef-surveillant en clavardant par Teams à surveillant@hec.ca. 
  • En cas d’incapacité à poursuivre l’examen, invitez l’étudiant à consulter la marche à suivre pour signaler l’interruption de son évaluation et rappelez-lui qu’il a une heure après la fin de l’examen pour le faire sinon celui-ci sera corrigé tel quel. 
  • Notez la situation détaillée au rapport d'observation avec les heures exactes, afin qu’on puisse savoir combien de temps l’étudiant a perdu avec son problème.

 Enjeu technique individuel  

  • Communiquez avec l’étudiant via le clavardage privé. 
  • Si vous avez besoin de communiquer de vive voix avec l’étudiant pour mieux comprendre tous les enjeux, créez une salle de discussion/breakout room et discutez avec l’étudiant pour comprendre. Assurez-vous de ne pas être monopolisé par le problème de l’étudiant, puisque l’essentiel de votre travail consiste à assurer une surveillance pour le groupe. 
  • Au besoin, communiquez avec surveillant@hec.ca par clavardage Teams.
  • En cas d’incapacité à poursuivre l’examen, invitez l’étudiant à consulter la marche à suivre pour signaler l’interruption de son évaluation et rappelez-lui qu’il a une heure après la fin de l’examen pour le faire sinon celui-ci sera corrigé tel quel. 
  • Notez toujours la situation au rapport d'observation avec les heures exactes afin qu’on puisse savoir combien de temps l’étudiant a perdu avec son problème. 

 

Enjeu technique commun 

  • Après validation avec l'enseignant, ouvrez votre micro pour vous adresser à tous les étudiants. 
  • Demandez-leur verbalement de patienter pendant que l’équipe TI valide l’enjeu. Vous leur reviendrez rapidement avec les prochaines étapes. 
  • Informez surveillant@hec.ca par clavardage dans Teams le plus rapidement possible et ajouter l'enseignant à la conversation.
  • Attendez la réponse des équipes de soutien, informez régulièrement l'enseignant et communiquez aux étudiants dès que vous connaitrez les prochaines étapes de résolution.  
  • Notez la situation au rapport d'observation avec les heures exactes afin qu’on puisse savoir combien de temps les étudiants ont perdu avec le problème. 

  

FIN DE L’EXAMEN 

  • Gestion des départs les étudiants vous signifierontleur départ en écrivant J’ai terminé et je quitte dans le chat privé à vous ou à l'enseignant. Vous n’avez rien à faire de votre côté. 
  • Selon l'entente avec l'enseignant, dix minutes avant la fin de l’examen, avisez les étudiants verbalement qu’il reste 10 minutes. 
  • Encore selon l'entente avec l'enseignant, cinq minutes avant la fin de l’examen, avisez-les verbalement : Il reste minutes. Si l’examen doit être soumis par remise de travaux, il est temps de penser à soumettre bientôt car la remise ferme à l’heure pile. 
  • Lorsque l’examen est terminé, l'enseignant ou vous-même annoncez officiellement la fin de l’examen et confirmez que les étudiants peuvent quitter Zoom. 
  • Restez en ligne jusqu’à ce que tous les étudiants aient quitté. 
  • Si des validations d’identité sont à faire, c’est le moment. Nommez l’étudiant concerné en l’avisant seulement que vous le transférez en salle de discussion/break-out room. Une fois seul avec lui, demandez-lui de vous montrer sa pièce d’identité. Une fois fait, il peut quitter Zoom. 
  • Envoyez votre fichier Liste étudiants complété à surveillant@hec.ca et votre formulaire d’observation en cliquant le bouton Soumettre au bas du formulaire. 

 

RAPPORT D’OBSERVATION 

Le rapport d’observation permet à l’enseignant et la Direction de comprendre ce qui s’est passé de particulier pendant l’examen. Il est donc très important d’y noter toute situation inhabituelle. Comme il s’agit d’un formulaire web, vous devez le sauvegarder lorsque vous y entrer un nouvel élément puisque si vous cliquez par mégarde sur le X de votre navigateur, le formulaire se fermera automatiquement. Pour sauvegarder, simplement cliquer sur le bouton Enregistrer. 
 

 
 

À la fin de l’examen, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Soumettre et le formulaire sera automatiquement sauvegardé et envoyé à l’enseignant et au Registrariat.