Guide du répondant

Vous devez lire et bien comprendre le présent guide. Pour toute question, n'hésitez pas à envoyer un courriel à surveillant@hec.ca

Ce guide vous sera fort utile en cours d'examen. Vous devrez vous y référer constamment selon la nature des demandes d'assistance et suivre les procédures. Vous pourrez copier-coller certains contenus lorsque vous clavarderez avec les étudiants.

VOTRE RÔLE À TITRE DE RÉPONDANT

Pendant le ou les examens synchrones auquels vous serez affecté, vous agirez comme répondant pour les étudiants qui rencontreront des problèmes techniques ou autres. Votre rôle sera de les assister par clavardage via l’outil Teams.

  • Vous serez affecté à une ou plusieurs sections d'un ou plusieurs examens. 
  • Le ou les examens auquels vous serez affecté pourrait se dérouler soit en présentiel, soit à distance.
    • Un examen en présentiel signifie que les étudiants font leur examen sur ordinateur dans une salle de HEC Montréal et qu'un surveillant est sur place.
    • Un examen à distance signifie que les étudiants font leur examen sur ordinateur et qu'ils sont probablement à leur domicile.

SE PRÉPARER AVANT L’EXAMEN

  • Si l'outil Teams n’est pas installé sur votre ordinateur, vous devez l’installer au préalable et vous assurer que tout fonctionne bien. Au besoin, consultez l'article « Teams » pour savoir comment accéder à cet outil et comment l’utiliser.
  • Vos coordonnées seront envoyées au coordonnateur de cours de l'examen auquel vous serez affecté. S'il le souhaite, il communiquera avec vous les détails concernant les modalités de l'examen. Cela vous aidera à comprendre la réalité des étudiants pendant l'examen et à les aider plus facilement.
  • Vous serez ajouté à l'équipe Teams « O365-Répondants ». La veille de l'examen, vous pourrez aller y consulter un fichier contenant toutes les modalités de l'examen auquel vous serez affecté. Si en consultant le fichier vous suspectez une erreur de configuration dans l'examen auquel vous êtes affecté, veuillez le signifier le plus rapidement possible en envoyant un courriel à surveillant@hec.ca.
  • Vous recevrez par courriel un fichier Excel contenant la liste des courriels des étudiants pour l'examen auquel vous serez affecté.  Assurez-vous d'avoir cette liste à portée de main le jour de l'examen, vous en aurez besoin pour créer votre équipe Teams.
  • Vous devez prendre connaissance du rapport d'observation que vous devrez remplir pendant l'examen. Vous y noterez toute situation particulière en détail.
  • Les étudiants utilisent deux outils principaux pendant les examens. Vous pouvez consulter les pages suivantes afin d'en savoir plus sur ces outils :

LE JOUR DE L'EXAMEN

  • Vous pouvez en tout temps faire appel au chef répondant (@surveillant) dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.
  • Si vous êtes dans l'impossibilité de vous connecter à Teams sur votre ordinateur, ouvrez l'application Teams sur votre cellulaire pour aviser le chef répondant (@surveillant) ou appelez au 514-742-8325.
  • Vous commencerez votre affectation 30 minutes avant l'examen afin de créer votre équipe Teams et d'aviser tous les étudiants que vous êtes en ligne. Il est important de ne pas créer votre équipe avant le début de votre affectation, sinon les étudiants penseront que l'examen débute plus tôt. 
  • Vous devez créer une équipe pour chaque examen. Si vous êtes affecté à un examen avec deux sections à la même plage horaire, vous pouvez créer une seule équipe. 
  • Pour des raisons de sécurité, il ne faut plus utiliser l'extension qui permettait d'importer des contacts en lot.
  • Ci-dessous, vous trouverez toutes les étapes à suivre lors de votre affectation


 Étape 1 : Créez votre équipe Teams

Pour créer votre équipe Teams :

1. Connectez-vous à Teams.

2. Cliquez sur « Rejoindre ou créer une équipe » au bas de l'écran et sur « Créer une équipe ».

3. Si vous êtes employé de HEC Montréal, cliquez sur « Classe » comme type d'équipe.

4. Entrez le nom de votre équipe de cette façon : Examen - numéro de répertoire du cours - Date de l'examen. Cliquez ensuite sur « Suivant » et « Ignorer ».

 Étape 2 : Ajoutez les courriels des étudiants à l'équipe Teams

Pour des raisons de sécurité, il ne faut plus utiliser l'extension qui permettait d'importer des contacts en lot.

Pour ajouter les courriels des étudiants à votre équipe Teams :

1. Retrouvez l'équipe que vous aviez créée et cliquez sur « Gérer l'équipe » et sur « Ajouter un membre ».

2. Allez dans le fichier contenant la liste des courriels des étudiants, sélectionnez un courriel, copiez-le et collez-le dans la barre de recherche de Teams

Il est important de sélectionner le courriel qui apparait lorsque vous collez le courriel dans la barre de recherche.

3. Ajoutez tous les courriels et cliquez sur « Ajouter ».

4. Cliquez finalement sur « Fermer ».

 Étapes 3 : Vérifiez que tous les étudiants ont été ajoutés à l'équipe Teams

Vous pouvez compter les cellules qui contiennent les courriels des étudiants dans le fichier Excel et vérifier si le bon nombre a été ajouté dans Teams. 

Voici comment vérifier le nombre de courriels ajoutés dans une équipe Teams : 

 Étape 4 : Avisez tous les étudiants que vous êtes en ligne

Vous devez maintenant aviser tous les étudiants que vous êtes en ligne en envoyant un message d'introduction dans le clavardage public (onglet « Publications »).

Ce premier message est très important, c’est le seul moyen pour les étudiants d’entrer en contact avec vous.

Utilisez la mention @général pour attirer l'attention de tous les étudiants et copiez-collez le message suivant : 

  • En français :« Bonjour, je m'appelle XX et je serai votre répondant pendant la durée de votre examen. N'hésitez pas à clavarder avec moi EN PRIVÉ en cas d'enjeu technique ou autre. Veuillez noter que je ne répondrai à aucune question d'ordre pédagogique concernant les questions d'examen. »
  • En anglais : "Hello, my name is XX and I will be your respondent for the duration of your examination. Please feel free to chat with me in PRIVATE if you have any technical or other issues. Please note that I will not be answering any educational questions related to the examination questions."

Utilisez toujours la mention @général pour vous adresser à tous les étudiants dans le clavardage public.

 Étape 5 : Assurez-vous d'être la seule personne à pouvoir écrire dans le clavardage public

Vous devez vous assurer que vous êtes la seule personne qui peut écrire dans le clavardage public.  De cette façon les étudiants ne peuvent pas y écrire et déconcentrer les autres étudiants durant l'examen.

1. Cliquez sur les trois points situés dans la partie supérieure droite de l'écran, puis sur « Gérez le canal ».

 2. Sélectionnez « Seuls les propriétaires peuvent publier des messages » 

3. Si vous êtes employé de HEC Montréal, cliquez sur « Gérer l'équipe » et cochez « Désactiver les commentaires des étudiants ».


 Étape 6 : Remplissez le rapport d'observation
  • Si vous surveillez deux examens différents, vous devez remplir deux rapports. Si vous avez deux sections pour le même examen, vous devez remplir un seul rapport
  • Si vous surveillez plus d'un examen, il est possible d’ouvrir simultanément plusieurs rapports d’observation. Il suffit de les ouvrir dans des fenêtres différentes.
  • Vous devez noter au rapport tout situation problématique qui pourrait avoir un impact sur la performance de l'étudiant ou qui pourrait aider à effectuer un suivi après l'examen.
  • Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.
  • Même si rien ne se passe pendant l'examen, vous devez remplir un rapport en cochant la case « Rien à signaler ».
  • Si vous avez plusieurs captures d'écrans à ajouter à un constat, vous devez les ajouter dans un seul document Word et ajouter celui-ci comme fichier joint dans le constat.
  • Si vous fermez la fenêtre par accident, allez consulter vos courriels afin de récupérer le formulaire.
  • Enregistrez votre rapport régulièrement en cliquant sur l'icône « Enregistrer » à droite du formulaire.

 Étape 7 : Restez connecté 30 minutes après la fin de l'examen et envoyez votre message de fin

Vous devez rester connecté 30 minutes après la fin de l'examen.

Une fois les 30 minutes écoulées, écrivez le message suivant à tous les étudiants dans le clavardage public en utilisant la mention @général :

  • En français : « Je quitte maintenant le clavardage. Pour les étudiants qui bénéficient de temps supplémentaire pour terminer l'examen, vous pouvez clavarder avec surveillant@hec.ca au besoin. Si vous avez des questions après l'examen, vous devez écrire à la Zone Info en utilisant ce formulaire. »
  • En anglais : "I am now leaving the chat room. For students who have extra time to complete the examination, you can chat with surveillant@hec.ca if needed. If you have any questions after the examination, you must write to the Zone Info using this form. "

Utilisez toujours la mention @général pour vous adresser à tous les étudiants dans le clavardage public.

 Étape 8 : Envoyez votre rapport et supprimez votre équipe une semaine après l'examen

À la fin de votre affectation, envoyez le rapport d'observation en cliquant sur le bouton « soumettre ».

 Une semaine après l'examen, vous devrez supprimer l'équipe que vous aviez créée.

COMMUNICATION AVEC L'ÉTUDIANT DURANT L'EXAMEN

  • Lorsque l'étudiant communique avec vous via le clavardage privé, tentez de bien identifier le problème en posant les questions suivantes :
    • « Peux-tu me décrire ton problème en quelques mots? »
    • « Si j’ai bien compris, ton problème est ... »
  • Rendez-vous ensuite dans la section « Étudiant ayant un problème technique » ou « Étudiant présentant un malaise ».
  • Si l’étudiant vous contacte en démarrant une rencontre Teams (avec ou sans caméra), demandez-lui, via le clavardage, de formuler sa demande par écrit. Copiez-collez le message suivant : « Bonjour, est-ce possible de formuler ta demande via le clavardage? Cela permettra de conserver nos échanges et d'assurer un meilleur suivi. ».
  • S'il ne s'agit pas d'un problème technique et que l’étudiant veut tout de même parler à quelqu’un, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

Un étudiant qui est supposé faire son examen sur ordinateur dans une salle de HEC Montréal (en présentiel) ne peut pas faire son examen en dehors de celle-ci à moins que son enseignant lui ai donné l'autorisation au préalable. De plus, tout étudiant qui se présente 45 minutes en retard à son examen se verra refuser l'accès à la salle. Il devra remplir un avis d'absence et ce sera à la direction administrative de son programme de décider si l'absence est acceptée.

ÉTUDIANT AYANT UN PROBLÈME TECHNIQUE 

1. Au besoin, demandez à l'étudiant de vous fournir une capture d'écran afin de mieux identifier le problème.

2. Ouvrez la rubrique en lien avec le problème pour savoir comment aider l'étudiant :  


 L'étudiant ne voit pas ses cours dans ZoneCours

Si l'étudiant ne retrouve plus ses cours comme à l'habitude dans le bandeau dans ZoneCours, il peut les retrouver facilement en passant par le bouton « Mes Cours ».

 L'étudiant a un problème avec l'outil « Tests&Quiz »

Si le problème ne se résout pas ou que vous n'êtes pas en mesure de bien identifier le problème demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 

Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.

ProblèmeMarche à suivre
L'étudiant ne voit pas son examen.

Si plusieurs étudiants sont concernés par le problème, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

Si le problème concerne juste un étudiant, demandez à l’étudiant s’il est dans le bon site de cours, puis dans le bon outil ZoneCours (Tests&Quiz). Si l'étudiant est dans le bon outil, vérifiez dans le fichier Excel l'heure d'ouverture de l'examen. Si l'heure est bonne, demandez à l’étudiant de se déconnecter et se reconnecter ou d'utiliser un autre navigateur.  Si les recommandations précédentes n’ont pas résolu le problème demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

L'examen de l'étudiant se ferme à la fin du temps prévu pour le compléter.

Rassurez l’étudiant en lui mentionnant que les réponses sont enregistrées au fur et à mesure et que l’examen est soumis automatiquement. Une notification va être envoyée par courriel.  

L'examen de l'étudiant se ferme seul  pendant l’examen (il a été éjecté).

Vérifiez l’heure de fin de l’examen, si l’heure de fin est arrivée il s’agit d’une remise automatique. Les réponses ont été enregistrées et une notification va être envoyée par courriel.  

Si ce n’est pas l’heure de fin de l’examen, cela peut être dû à une perte de connexion internet. L'étudiant doit cliquer sur le titre« Tests&Quiz » (voir image 1). Si la configuration des questions est séquentielle (pas de retour en arrière)  l’étudiant va se retrouver à la prochaine question.  Sinon, il va se retrouver au début de l'examen et il pourra rejoindre la question non répondue avec la barre de progrès ou la table des matières (voir image 4).

L'étudiant voit une erreur de non-conformité (voir image 2).Cette erreur arrive habituellement quand d'autres sessions ZoneCours sont ouvertes ou quand l'étudiant fait un double-clic. Demandez à l'étudiant d'être patient, de tout fermer et de se reconnecter à une seule session ZoneCours.
L'étudiant voit le message « l’enregistrement automatique a échoué » (voir image 3).Ce message est lié à un problème de connexion. Si l'étudiant rédige un texte, il est recommandé que l'étudiant enregistre l'information qu'il est en train de saisir dans un Word. Il doit ensuite se déconnecter et se reconnecter dans ZoneCours. Demandez à l'étudiant de fermer toutes les applications non nécessaires et de s’assurer qu’il n’y pas une grande utilisation de la bande passante (ex : visionnement ou téléchargement de films, etc.).
L'étudiant ne voit pas les images.Demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 
L’étudiant reçoit le message d’erreur « Les balises ne sont pas bonnes » .Ce message est de type informatif seulement et est lié à un problème de mise en forme. Cela ne causera pas de problème à l’étudiant, il peut poursuivre son examen.  

L’étudiant reçoit le message d’erreur « Vous avez atteint 60000 caractères (pour question de type dissertation) ».  

Il ne peut pas saisir sa réponse. 

Le problème survient quand l’étudiant fait un copier-coller d’Excel qui importe beaucoup de codes. Il y a 2 solutions : 

  • Faire un copier-coller du tableau dans Word et ensuite coller dans Tests&Quiz. 
  • Sélectionner le tableau dans Tests&Quiz et cliquer sur le bouton « Tx » dans la barre de menu pour enlever le formatage.
L'étudiant demande si sa réponse à une question a été enregistrée lorsqu'il passe à la suivante.

Dites à l'étudiant qu'à chaque changement de page les réponses sont enregistrées automatiquement.  

L'étudiant ne peut pas revenir à une question sautée.

Malheureusement, il ne sera pas possible pour l'étudiant de revenir à la question. Le coordonnateur pourrait lui avoir transmis cette information au préalable.

L'étudiant peut poursuivre son examen en laissant de côté la question ou il peut choisir d'interrompre son examen. Dans ce cas, suivez la procédure « Interruption en cours d’examen ».

Si l'étudiant poursuit son examen, vous ne pouvez pas lui garantir que l'enseignant prendra en compte la situation dans sa correction. 

L'étudiant demande comment il peut naviguer d'une question à une autre.Si la configuration des questions n'est pas séquentielle (étudiant peut retourner en arrière) , il peut utiliser la barre de progrès bleu (voir image 4).
L'étudiant dit qu'il a deux fois la même question.Cela peut arriver pour les questions avec pige aléatoire dans une réserve (la question est saisie deux fois dans la réserve.) Rassurez l'étudiant et dites-lui de répondre aux questions au mieux de ses connaissances et que tout sera noté au rapport.
L'étudiant vous indique qu'il y a une incohérence avec les choix de réponses et qu'il a de la difficulté à y répondre.  À titre de répondant, vous ne pouvez pas répondre à des questions pédagogiques sur l'examen. Dites à l'étudiant de répondre au mieux de ses connaissances et que vous noterez tout au rapport.
L'étudiant veut savoir s'il a bien remis l'examen.

Rassurez l'étudiant en lui disant que l'examen est remis de manière automatique. Dites-lui qu'il recevra un courriel dans l'heure suivant la remise son examen. Il n'est malheureusement pas possible de vérifier si l'examen a bien été remis par souci d'équité avec les autres étudiants. 


L'étudiant vous informe que le passage d’une question à une autre est très lent.Demandez à l'étudiant de fermer toutes les applications non nécessaires et de s’assurer qu’il n’y pas une grande utilisation de la bande passante (ex : visionnement ou téléchargement de films, etc.).

Au besoin, vous pouvez rappeler à l’étudiant les recommandations qu’il est censé avoir consultées avant le début de son examen.

Image 1


Image 2


Image 3


Image 4

 L'étudiant a un problème avec l'outil « Remise de travaux »

Si le problème ne se résout pas ou que vous n'êtes pas en mesure de bien identifier le problème demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 

Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.

ProblèmeMarche à suivre

L'étudiant ne voit pas son examen.

Si plusieurs étudiants sont concernés par le problème, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

Si le problème concerne juste un étudiant, demandez-lui s’il est dans le bon site de cours, puis dans le bon outil ZoneCours (Remise de travaux). Si l'étudiant est dans le bon outil, vérifiez dans le fichier Excel l'heure d'ouverture de l'examen. Si l'heure est bonne, demandez à l’étudiant de se déconnecter et se reconnecter ou d'utiliser un autre navigateur. Si les recommandations précédentes n’ont pas résolu le problème, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

L'étudiant n'arrive pas à télécharger le(s) fichier(s) ou ne trouve pas le(s) fichiers à télécharger en début d’examen.

Si le coordonnateur vous a préalablement remis les fichiers et vous a autorisé à les transmettre aux étudiants, vous pouvez les envoyer à l'étudiant. IL EST TRÈS IMPORTANT de ne pas partager le ou les  fichiers dans l'équipe Teams. Envoyez le ou les fichiers par courriel aux adresses @hec des étudiants. Écrivez : « Je vous transmets à l'instant le fichier par courriel à votre adresse @hec

Si vous n'avez pas les fichiers, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

L'étudiant n'arrive pas à téléverser de(s) fichier(s) à la fin de l’examen ou le téléversement « gèle » à la fin de l'examen. 

Demandez à l'étudiant d'essayer à nouveau de téléverser son ou ses fichiers dans l'outil. Si cela ne fonctionne toujours pas, demandez à l'étudiant de transmettre immédiatement ses fichiers PAR COURRIEL à reg.examen@hec.ca  et de mettre comme objet : Nom, Prénom, Matricule, répertoire du cours et section. Si l'étudiant veut absolument envoyer son fichier à son enseignant, il peut le faire, mais il doit mettre en copie conforme reg.examen@hec.ca.

Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.

L'étudiant a remis l'examen avant de téléverser les fichiers ou l'étudiant n'a pas remis les bons fichiers.

Demandez à l'étudiant de transmettre immédiatement ses fichiers PAR COURRIEL à reg.examen@hec.ca  et de mettre comme objet : Nom, Prénom, Matricule, répertoire du cours et section. Si l'étudiant veut absolument envoyer son fichier à son enseignant, il peut le faire, mais il doit mettre en copie conforme reg.examen@hec.ca.

Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.

L'étudiant veut savoir s'il a bien remis l'examen.

Si l'étudiant vous demande comment savoir s'il a bien remis son travail, dites-lui qu'il doit cliquer sur le bouton « Remettre ». Une fois qu'il clique sur ce  bouton, il recevra un courriel de confirmation et l'enseignant recevra son examen. Il n'est malheureusement pas possible de vérifier si l'examen a bien été remis par souci d'équité avec les autres étudiants.

L'étudiant vous informe que l'option pour remettre l'examen n'est plus visible.

Vérifiez l’heure de fermeture dans le fichier Excel.  Soit le temps prévu est écoulé, soit la remise est fermée car l’étudiant a déjà remis. Si l'heure de fermeture est passée, demandez à l'étudiant de transmettre immédiatement ses fichiers PAR COURRIEL à reg.examen@hec.ca  et de mettre comme objet : Nom, Prénom, Matricule, répertoire du cours et section. Si l'étudiant veut absolument envoyer son fichier à son enseignant, il peut le faire, mais il doit mettre en copie conforme reg.examen@hec.ca.

Vous ne pouvez en aucun cas mentionner à l'étudiant que le problème rencontré sera pris en compte par l'enseignant lors de sa correction, ni lui confirmer si des pénalités seront appliquées ou non pour un examen remis en retard. Il revient toujours à l'enseignant de décider. Vous pouvez toutefois rassurer l'étudiant en lui mentionnant que vous notez l'enjeu rencontré dans votre rapport d'observation.

 Si jamais le temps n’est pas écoulé, et l’étudiant dit ne pas avoir remis, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

Si l'étudiant est censé avoir du temps supplémentaire, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

L'étudiant demande s'il bénéficie bien de son temps supplémentaire.Demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

Au besoin, vous pouvez rappeler à l’étudiant les recommandations qu’il est censé avoir consultées avant le début de son examen.

 L'étudiant dit avoir droit à un accommodement (temps supplémentaire)

Si un étudiant vous contacte pour vous aviser qu’il est censé avoir du temps supplémentaire pour répondre à son examen et qu'il ne le voit pas, il s’agit probablement d’une erreur de configuration de la part de l’enseignant. Toutefois, vous ne devez pas contacter son enseignant.

Clavardez rapidement avec votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen, en précisant les informations suivantes :

  1. Le nom, prénom et matricule de l’étudiant
  2. Le numéro de répertoire du cours
  3. Le numéro de la section /groupe
  4. Une description précise du problème 

Mentionnez à l'étudiant que vous avez contacté votre chef répondant et que vous allez le tenir au courant de la suite des choses.

 L'étudiant a un problème de connexion internet
Lieu de la connexionMarche à suivre

Au domicile de l'étudiant

  1. Demandez à l'étudiant de fermer et d'ouvrir à nouveau son navigateur.
  2. Demandez-lui d'essayer d’utiliser un autre navigateur.
  3. Si la connexion ne fonctionne pas, demandez-lui de se déconnecter du réseau sans-fil et de se reconnecter.
  4. Si la connexion de l'étudiant ne fonctionne toujours pas et qu'il a les informations de connexion au réseau sans fil, demandez-lui d'oublier la connexion sans fil et de se connecter à nouveau.
    • Vous pouvez envoyer cet article à un étudiant qui fait son examen sur PC afin qu'il le consulte lui-même.
    • Vous pouvez envoyer cet article à un étudiant qui fait son examen sur Mac afin qu'il le consulte lui-même.
  5. Si la connexion ne fonctionne toujours pas, demandez à l'étudiant de privilégier, si possible, une connexion filaire (USB ou Ethernet).
  6. En dernier recours, demandez à l'étudiant de partager vers son ordinateur la connexion de son réseau cellulaire et d'utiliser celle-ci pour terminer son examen.
    • Vous pouvez envoyer cet article à un étudiant qui veut partager la connexion de son iPhone vers son ordinateur afin qu'il le consulte lui-même.
    • Vous pouvez envoyer cet article à un étudiant qui veut partager la connexion de son Android vers son ordinateur afin qu'il le consulte lui-même.


Si vous n'êtes pas en mesure d'aider l'étudiant avec son problème de connexion, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 

Si l'étudiant juge que son problème a pu être préjudiciable pour ses résultats, l'étudiant peut choisir d'interrompre son examen. Suivez la procédure « Interruption en cours d’examen ». 

Dans une salle de HEC Montréal

Si l'étudiant est sur PC

Demandez à l'étudiant d'effacer le réseau domestique (réseau HEC Montréal) dans la liste de réseau Wi-Fi existants sur son ordinateur et de s'y reconnecter. Voici la procédure à dicter à l'étudiant :

  1. Allez sur la loupe à coté du menu « Démarrer » et tapez « Wi-Fi ».
  2. Ouvrez les « Paramètres Wi-Fi », sélectionnez « Wi-Fi ».
  3. Cliquez sur « Gérer les réseaux connus ».
  4. Lorsque la liste des réseaux s'affiche, cliquez une fois sur le nom de réseau à effacer et cliquez sur « Oublier ».
  5. Par la suite, reconnectez-vous au réseau (vous devrez rentrer le mot de passe du réseau à nouveau).
  6. Si la reconnexion ne fonctionne pas, allez au centre de services T.I. situé au 3e étage de l'édifice Côte-Sainte-Catherine. Voir les heures d'ouvertures et l'horaire ici.

Si l'étudiant est sur Mac

Demandez à l'étudiant d'effacer le réseau domestique (réseau HEC Montréal) dans la liste de réseau Wi-Fi existants sur son ordinateur et de s'y reconnecter. Voici la procédure à dicter à l'étudiant :

  1. Choisissez le menu Pomme > Préférences Système, puis cliquez sur Réseau.
  2. Sélectionnez Wi-Fi dans la liste de gauche.
  3. Cliquez sur le bouton Avancé.
  4. La liste Réseaux préférés s’affiche dans la sous-fenêtre Wi-Fi. Sélectionnez le réseau Wi-Fi que vous souhaitez que votre Mac oublie.
  5. Cliquez sur le bouton de suppression (–) en dessous de la liste. Si vous êtes invité à confirmer, cliquez sur Supprimer.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Cliquez sur Appliquer.
  8. Par la suite, reconnectez-vous au réseau (vous devrez rentrer le mot de passe du réseau à nouveau).
  9. Si la reconnexion ne fonctionne pas, allez au centre de services T.I. situé au 3e étage de l'édifice Côte-Sainte-Catherine. Voir les heures d'ouvertures et l'horaire ici.


Si vous n'êtes pas en mesure d'aider l'étudiant avec son problème de connexion, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 

Si l'étudiant juge que son problème a pu être préjudiciable pour ses résultats, l'étudiant peut choisir d'interrompre son examen. Suivez la procédure « Interruption en cours d’examen ».

 L'étudiant a une panne d'électricité ou son ordinateur ne fonctionne plus

Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». 

 L'étudiant dit qu'il y a un conflit d'horaire d'examen entre ZoneCours et HEC en ligne

Conflit d'horaire d'examen entre ZoneCours et HEC en ligne

Il faut se fier à ZoneCours.  Au besoin, demandez de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen.

S'il s'agit d'un problème généralisé qui touche beaucoup d'étudiants en même temps ou que vous n'êtes pas en mesure de bien identifier le problème, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. 

ÉTUDIANT PRÉSENTANT UN MALAISE

Demandez à l'étudiant s'il fait son examen en présentiel (dans une salle de HEC) ou à distance.

  • Si l'étudiant fait son examen à distance, ouvrez la rubrique en lien avec le problème pour savoir comment aider l'étudiant.
  • Si l'étudiant fait son examen en présentiel (dans un salle de HEC), dîtes-lui de demander de l'aide au surveillant en salle.


 Malaise psychologique

1. Tentez de rassurer l’étudiant afin de l’aider à poursuivre son examen. Vous pouvez utiliser ces phrases clés  :

  • « Je comprends ta situation… »
  • « Peut-être que ça pourrait t’aider de prendre quelques minutes pour te recentrer? »

2. Demandez à l’étudiant s’il est en mesure de poursuivre son examen. Posez-lui la question suivante et suivez les étapes selon sa réponse : « Es-tu en mesure de poursuivre ton examen ? »

L’étudiant veut poursuivre son examen

  1. Proposez-lui de vous écrire à nouveau s’il en ressent le besoin.
  2. Au besoin, conseillez-lui d'envoyer un courriel à sae.soutien@hec.ca pour obtenir un support dans les prochains jours.

L’étudiant désire interrompre son examen

  1. Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». 
  2. Demandez-lui s’il désire parler avec quelqu’un. 
    • S’il répond oui, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. Demandez-lui d’appeler l’étudiant en lui fournissant son courriel.
    • Au besoin, conseillez à l'étudiant d'envoyer un courriel à sae.soutien@hec.ca pour obtenir un support dans les prochains jours.
 Malaise physique

Demandez à l’étudiant s’il est en mesure de poursuivre son examen. Posez-lui la question suivante et suivez les étapes selon sa réponse : « Es-tu en mesure de poursuivre ton examen ? »

     L’étudiant veut poursuivre son examen

     Proposez-lui de vous écrire à nouveau, s'il en ressent le besoin.

     L’étudiant désire interrompre son examen

     1. Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». 

     2. Demandez-lui s’il désire parler avec quelqu’un.

    • S’il répond oui, demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. Demandez-lui d’appeler l’étudiant en lui fournissant son courriel.
    • S’il répond non, rappelez-lui qu’il peut appeler le 911 pour toute urgence.

INTERRUPTION EN COURS D'EXAMEN

Si l’étudiant rencontre un problème technique et ne réussit pas à terminer l’examen à l’heure de fin, ou s'il rencontre un malaise psychologique ou physique, il peut remplir le formulaire « Avis d'interruption d'une évaluation synchrone .

C'est à l'étudiant de choisir s'il veut interrompre son examen ou pas.

Votre rôle est de l'informer de cette possibilité et des conséquences de remplir ce formulaire. Indiquez-lui les étapes suivantes :

  1. Vous devez remplir le formulaire Avis d'interruption d'une évaluation synchrone.
  2. Vous avez au plus tard 1 heure après la fin de l’examen pour le remplir et le soumettre. 
  3. Dès que vous soumettrez le formulaire, votre enseignant recevra un courriel pour l’informer de ne pas corriger votre examen.
  4. Le Registrariat communiquera avec vous afin de vous donner plus de détails sur la suite des choses.
  5. Pour plus d'information, vous pouvez consulter la page Web « Évaluations » section « Interruption d'une évaluation synchrone ».