Guide du surveillant en salle

AVANT L’EXAMEN 

  • Prenez connaissance de ce guide et durapport d'observationque vous devrez remplir pendant l'examen. Vous y noterez toute situation particulière.  
  • Prévoyez d’avoir un appareil numérique pour être en mesure de remplir et d'envoyer le rapport. 

LE JOUR DE L’EXAMEN 

Vous devez arriver 30 minutes avant le début de l’examen. 

  • Dès votre arrivée, récupérez la pochette contenant les questionnaires de l’examen au centre de distribution des examens : 
    • Si vous êtes à l'édifice Decelles : rendez-vous au DEC-02.150  
    • Si vous êtes à l’édifice Côte-Sainte-Catherine : rendez-vous au CSC-RJ.317 
  • En cas d’enjeu pendant l’examen, appelez le chef surveillant à partir du téléphone de la salle : 
    • Si vous êtes à l’édifice Decelles : composez le 2767 
    • Si vous êtes à l’édifice Côte-Sainte-Catherine : composez le 2762

Une fois à la salle d’examen – avant l’entrée des étudiants 

  • Indiquez les informations relatives à l’examen au tableau (répertoire, section, répartition des étudiants, titre, salle, date et heure de début et de fin de l’examen). 
  • Assurez-vous que la pochette contient l’examen indiqué sur l’étiquette ainsi que tous les documents requis pour faire l’examen. 
  • Vérifiez les modalités de l’examen sur la page de garde du questionnaire d’examenvalidez sommairement l’examen : nombre de pages, directives sur la page de garde versus le questionnaireCommuniquez avec le chef, au besoin. 
  • Remplissez la section « Avant l’examen » de la pochette. 
  • Placez sur les tables les documents (fiches de présence, questionnaire d’examen ou autre) pour que les étudiants soient placés les uns derrière les autres.  
  • Vérifiez si la calculatrice est permise, avant l’entrée en salle, demandez aux étudiants de préparer leur pièce d’identité et la calculatrice homologuée. Le cas échéant, les inviter à aller la faire homologuer au centre de distribution des examens s’ils ne l’ont pas fait au préalable. 

Entrée des étudiants – 10 min avant l’heure de début de l’examen 

  • Accueillez les étudiants en vous assurant qu’ils portent le masque en tout temps. 
  • Vérifiez l’identité de chaque étudiant en comparant leur visage avec la carte de l’étudiant ou une pièce justificative avec signature et photo 
  • Vérifiez l’homologation de la calculatrice, le cas échéant. 
  • Si aucune documentation n’est permise : demandez aux étudiants de déposer leurs effets personnels à l’avant de la salle (devant eux : que le nécessaire pour faire l’examen). 
  • Si la documentation est permise : demandez aux étudiants de déposer leurs effets personnels sur la chaise à côté d’eux pour libérer les aires de circulation. 
  • Avisez les étudiants des consignes suivantes : 
    • De laisser la carte avec photo devant eux sur le bureau. 
    • Qu’aucune sortie n’est permise durant l’examen, sauf à la pause entre les deux parties. Ils peuvent laisser leurs effets personnels dans la salle 
    • Qu’aucun étudiant ne peut quitter durant les 45 premières minutes. 
    • De garder le silence en tout temps. 
    • Qu’ils doivent porter le masque en tout temps. 
    • Qu’aucun breuvage autre que l’eau n’est permis dans la salle. 
    • Qu’aucune question n’est permise durant l’examen. 
    • De bien identifier tous les documents. 
    • D’attendre le signal avant d’ouvrir le questionnaire. 
    • Que lorsque l’examen est terminé, ils doivent apporter tous les documents sur le bureau du surveillant.

Pendant l’examen : 

  • Surveillez activement et discrètement les étudiants en vous déplaçant dans la salle d’examen. Vous devez avoir les yeux sur les étudiants en tout temps. Il n’est pas permis de lire, regarder votre appareil numérique, sauf lorsque vous remplissez votre rapport. 
  • Si vous soupçonnez une situation de plagiat (communication entre étudiants, yeux sur la copie du voisin, etc.), avisez l’étudiant de cesser immédiatement et notez la situation et l’heure de cet avis au rapport d’observation. Si la situation persiste, n’insistez pas, notez-la simplement au rapport. 
  • Récupérez les fiches de présence et classez-les par ordre alphabétique. 
  • Notez au rapport toute autre situation que vous jugez d’intérêt pour l’enseignant et l’équipe des examens. Notez également les sorties des étudiants durant l’examen (matricule, nom, prénom, heure de sortie et heure de retour).
  • Aucun étudiant n’est accepté en salle au-delà des 45 premières minutes. Si un étudiant se présente, le surveillant communique avec le chef surveillant qui vient le prendre en charge.  

Une fois l’examen terminé : 

  • Récupérez et comptez tous les questionnaires, les cahiers-réponses ou autres et notez le tout sur la pochette d’examen. Placez par ordre alphabétique tous les documents qui contiennent des réponses de l’étudiant et déposez-les dans la pochette. Assurez-vous que la compilation reflète ce que vous aviez au début de l’examen. Dans le cas contraire, identifiez au rapport d’observation les documents manquants en comparant l’information avec les fiches de présence. Notez au verso du paquet de fiches de présences : le nom de la salle, le nombre d’étudiants présents et le nombre d’étudiants attendus. 
  • À insérer dans la pochette :  
    • Les documents que les étudiants doivent rendre après l’examen, ainsi que les questionnaires non utilisés. 
  • À ne pas insérer dans la pochette :   
    • Les fiches de présences, les cahiers-réponses et les feuilles à lecture optique non utilisés. 
  • Finalisez et envoyez le rapport d’observation. 
  • Rapportez la pochette au centre de distribution des examens.