Comment créer des annonces générales (accès restreint)
Les annonces générales permettent de contacter tous les utilisateurs ou certains utilisateurs spécifiques d'un programme ou département à l'aide d'un seul message. Leur raison d’être est simplement de donner un statut, d'afficher un rappel ou une alerte, principalement quant à la plateforme elle-même.
Les annonces générales apparaissent dans le tableau de bord de l'utilisateur, en haut de la liste des cours. L’annonce doit donc être succincte et idéalement sans images afin d’éviter, avec sa trop grande taille, de repousser les cours affichés dessous dans le tableau de bord.
Si vous sélectionnez l'option d'envoi une notification, les utilisateurs qui ont activé la préférence de notification des annonces générales vont recevoir une alerte pour cette annonce générale via leur type de notification préféré.
L'annonce indique quel programme ou département a envoyé l'annonce générale.
Les annonces générales doivent être affichées pendant une période spécifique. Une fois la date de début dépassée, l'annonce est immédiatement visible dans le tableau de bord de chaque utilisateur et peut être supprimée par celui-ci.
Si nécessaire, vous pouvez également modifier le texte d'une annonce générale. Vous pouvez également modifier les dates de début et de fin de l'annonce jusqu'à la date de début ou de fin enregistrée.
Remarques :
Il est recommandé de limiter le message à 2-3 lignes, en inscrivant au besoin un lien vers une source d’information complète, comme une page Web un cours public.
Les annonces et notifications générales ne sont envoyées qu'aux utilisateurs inscrits à des cours pour le trimestre en cours.
Lorsque les utilisateurs ne sont inscrits à aucun cours, ils peuvent consulter les annonces depuis le compte ou sous-compte.
Il n'est pas nécessaire que les cours soient publiés pour que les utilisateurs puissent consulter les annonces des sous-comptes.
Toute modification apportée à une annonce générale existante après sa date de début ne forcera pas le message à réapparaître pour les utilisateurs qui l'ont déjà ignoré. Toute modification substantielle de l'annonce générale doit être créée sous forme de nouvelle annonce afin qu'elle réapparaisse pour tous les utilisateurs.
Les annonces générales ne sont pas affichées aux utilisateurs dont les inscriptions sont manuellement clôturées et inactives.
Les annonces générales s'affichent par ordre chronologique, la plus récente apparaissant en haut de la page.
Accès aux annonces générales
Pour accéder aux annonces générales, dans le menu de navigation globale, cliquez sur le lien Admin [1], cliquez ensuite sur le nom du compte correspondant au programme ou département visé [2].
Cliquez sur Paramètres.
Dans les paramètres, cliquez sur l’onglet Annonces.
Créer une nouvelle annonce
Pour créer une nouvelle annonce, cliquez sur le bouton + Nouvelle annonce.
Ajoutez les informations sur l’annonce:
Saisissez le titre de l’annonce dans le champ Titre [1] ainsi que le Type d’annonce [2] parmi la liste de 5 types possibles (voir les types d’annonces).
Dans le champ Message [3] créez l’annonce. À l’aide des options de l'éditeur de texte enrichi, il est possible d’utiliser différentes options afin de formater le texte, ajouter des hyperliens, des fichiers, etc.
Dans le champ Afficher à [4], sélectionnez les rôles des utilisateurs qui doivent voir l’annonce. Vous pouvez choisir les rôles associés à un cours ou à un compte. (Département ou programme).
Important!
Lorsqu’on crée une annonce générale, il est essentiel de sélectionner les rôles des destinataires souhaités à l’aide des cases à cocher disponibles. Si aucun rôle n’est sélectionné, le message sera automatiquement envoyé à tous les utilisateurs associés au département ou au programme visé par l’annonce (coordonnateurs, enseignants, adjointes), ainsi que les personnes assignées.
Par exemple, si on sélectionne « Étudiant », tous les étudiants étant inscrits à au moins un cours du trimestre actuel verront l’annonce dans leur tableau de bord.
Sélectionnez ensuite une période de disponibilité (obligatoire).
Vous pouvez envoyer une notification lorsque l’annonce commence en cochant cette case ci-dessus.
ATTENTION! : seuls les destinataires ayant activé l’option de notification d’annonces générales en recevront une.
Cliquez sur Publier l’annonce.
Types d’annonce
Le type d’annonce détermine l’icône qui l’accompagne ainsi que la couleur de l’encadrement. Il y a 5 types d’annonce :
Calendrier
Question
Information
Erreur
Avertissement
Consulter l’annonce
Le message est affiché dans le tableau de bord des utilisateurs sélectionnés et y sera affiché selon la période déterminée ou jusqu'à ce que l’utilisateur la ferme.
Note : l’annonce inclut le nom du programme ou département d'où elle a été envoyée.
De plus, les annonces sont visibles à partir de Compte [1] de l’utilisateur, dans le menu Annonces générales [2].
Note : un message prévient l’utilisateur lorsqu’il ferme l’annonce qu’il pourra accéder aux annonces à partir du menu Compte.
Gérer les annonces générales
Pour créer une seconde annonce à partir de votre annonce générale, cliquez sur l'icône Dupliquer [1]. Modifiez les détails de l'annonce. Publiez ensuite l'annonce.
Pour modifier une annonce générale, cliquez sur l'icône Modifier [2]. Modifiez les détails de l'annonce. Enregistrez ensuite les modifications.
Pour supprimer votre annonce générale, cliquez sur l'icône Supprimer [3]. Confirmez ensuite que vous souhaitez supprimer l'annonce.