Comment créer des plages de rendez-vous Zoom réservables par les étudiant(e)s dans ZoneCours?
Voici la procédure à suivre pour planifier un groupe de plages de rendez-vous Zoom pour des évaluations orales en ligne ou des rencontres avec les personnes étudiantes. La fonctionnalité Zoom Appointments vous permet de le faire directement dans ZoneCours.
Remarques :
La fonctionnalité ne peut pas être entièrement traduite en français pour des raisons techniques. La documentation utilisera donc les libellés en français et en anglais que vous verrez dans la plateforme.
Comme les configurations disponibles dans ZoneCours sont limitées, commencez par définir les options souhaitées via le portail Web de Zoom (hecmontreal.zoom.us), par exemple l’enregistrement ou la salle d’attente, puis revenez dans ZoneCours pour finaliser la configuration.
Configurer un groupe de rendez-vous
Dans l’outil Zoom, cliquez sur le menu Appointments pour créer des rendez-vous selon un créneau horaires précis.
Cliquez sur le bouton + Create Schedule pour faire apparaître la fenêtre de configuration.
Les options à configurer :
Select Days [1], pour sélectionner une ou des journées de disponibilité en cliquant sur leur bouton respectif.
Follow the same schedule each day [2], permet d’appliquer le même horaire à toutes les journées sélectionnées.
[3], zone où vous devez déterminer les heures de début et de fin de vos disponibilités. Avec l’icône de + vous pouvez ajouter plusieurs plages sur une même journée.
Start date [4], date de début des disponibilités des plages horaire.
End repeat on [5], date de fin des diponibilités des plages horaires. Si vous n’indiquez pas de date de fin, les plages seront générées indéfiniement.
Durée [6], temps alloué pour chaque rendez-vous.
Event Name [7], nom de l'événement.
Event Description [8], description de l'événement (facultatif).
Apply schedule to all courses [9], ce paramètre n’est pas fonctionnel dans notre environnement numérique d’apprentissage.
Create ou Annuler [10], pour créer le groupe de rendez-vous ou pour annuler la configuration.
Le groupe se créé sous My Schedules comme ci-dessus et vous pouvez le modifier ou le supprimer en cliquant sur les boutons prévus à cet effet en haut à droite.
Informations
Chaque rendez-vous Zoom hérite des paramètres préalablement configurés dans votre compte Zoom. Par exemple, si vous avez activé la salle d’attente dans votre compte Zoom par le portail Web (hecmontreal.zoom.us > paramètres), il y aura cette configuration dans le rendez-vous. Vous pouvez voir les configurations de votre rendez-vous en cliquant sur celui-ci à partir du portail Web.
Consulter la liste des rendez-vous réservés par les personnes étudiantes
Pour voir la liste des rendez-vous réservés par vos personnes étudiantes, cliquez sur l’onglet Upcoming Events.
La liste des réservations s’affiche avec la date, l’heure et le courriel de la personne étudiante qui a réservé.
Une fois l’heure passée d’un rendez-vous, il disparait de la liste automatiquement dans ZoneCours, au besoin vous pouvez récupérer l'historique de vos rendez-vous dans votre compte Zoom sous Rapport > Historique des réunions et webinaires.
Informations
Chaque fois qu’un rendez-vous est réservé, vous recevez une notification courriel comme celle ci-dessous avec le lien vers le rendez-vous.
Démarrer un rendez-vous déjà planifié par une personne étudiante
Pour débuter un rendez-vous, cliquez sur le bouton Commencer.
Une fois l’heure passée, le rendez-vous disparait de la liste dans Upcoming Events. Vous pouvez tout de même le voir si vous vous connectez à votre compte par le portail web (hecmontreal.zoom.us).
Annuler un rendez-vous déjà planifié par une personne étudiante
Pour annuler un rendez-vous, cliquez sur le bouton Annuler.
Cliquez ensuite sur le bouton Yes, Cancel pour confirmer l’annulation.
La personne étudiante recevra une notification courriel pour l’informer de l’annulation et pourra fixer un autre rendez-vous si nécessaire.
La plage horaire maintenant libérée, redevient disponible pour d’autres si vous ne modifiez pas vos disponibilités dans la configuration du groupe de rendez-vous.
Important!
On ne peut pas limiter les personnes étudiantes à un seul rendez-vous par personne; des doublons peuvent donc apparaître. Vous pourriez voir deux fois le courriel d’une même personne dans la liste et pourrez annuler si nécessaire.
Enregistrer le rendez-vous zoom d’une personne étudiante
Si vous désirez enregistrer le rendez-vous avec une personne étudiante, vous pouvez le faire automatiquement ou manuellement.
Si vous désirez le faire automatiquement vous devez modifier votre paramètre dans Zoom sous Paramètres > Enregistrements > Enregistrement automatique pour activer l’enregistrement automatique et permettre la sauvegarde dans le cloud par exemple.
Si vous désirez le faire manuellement vous devrez démarrer l’enregistrement en appuyant sur le bouton prévu à cet effet dans chaque rencontre.
Vous pourrez accéder aux enregistrements Cloud à partir du portail web sous Enregistrement et transcriptions
Attention!
Toutes les rencontres enregistrées auront le même nom. Pour déterminer avec quelle personne étudiante cette rencontre a eu lieu il faudra peut-être donner comme instruction aux personnes étudiantes de se nommer avant le début de chaque rencontre pour que vous puissiez les retracer au besoin.