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N'oubliez pas de visionner la capsule de formation obligatoire. Vous devez lire et bien comprendre le présent guide. Pour toute question, n'hésitez pas à envoyer un courriel à surveillant@hec.ca. |
VOTRE RÔLE À TITRE DE RÉPONDANT
Votre rôle sera d'assister les étudiants par clavardage via l’outil Teams en cas d'enjeux techniques ou autres.
SE PRÉPARER AVANT L’EXAMEN
- Le jour de l'examen vous devrez utiliser l'outil Teams. Assurez-vous de pouvoir y accéder et de savoir comment l'utiliser. Au besoin, consultez l'article « Teams ».
- Vous serez ajouté à l'équipe Teams « O365-Répondants » qui contient :
- Un fichier Excel contenant la liste des courriels des étudiants pour l'examen.
- Des informations particulières concernant chaque examen.
- Vous devez prendre connaissance du rapport d'observation.
- Les étudiants utilisent deux outils principaux pendant les examens. Vous pouvez consulter les pages suivantes afin d'en savoir plus sur ces outils :
LE JOUR DE L'EXAMEN
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Vous pouvez en tout temps faire appel au chef répondant (@surveillant) dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. Si vous êtes dans l'impossibilité de vous connecter à Teams sur votre ordinateur, tentez de le faire via votre cellulaire pour aviser le chef répondant (@surveillant). |
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Pour ajouter les courriels des étudiants à votre équipe Teams : 1. Retrouvez l'équipe que vous aviez créée et cliquez sur « Gérer l'équipe » et sur « Ajouter un membre ». 2. Allez dans le fichier contenant la liste des courriels des étudiants, sélectionnez un courriel, copiez-le et collez-le dans la barre de recherche de Teams. Il est important de sélectionner le courriel qui apparait lorsque vous collez le courriel dans la barre de recherche. 3. Ajoutez tous les courriels et cliquez sur « Ajouter ». 4. Cliquez finalement sur « Fermer ». |
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Vous devez rester connecté 30 minutes après la fin de l'examen. Une fois les 30 minutes écoulées, écrivez le message suivant à tous les étudiants dans le clavardage public en utilisant la mention @général :
À la fin de votre affectation, envoyez le rapport d'observation en cliquant sur le bouton « soumettre ».
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COMMUNICATION AVEC L'ÉTUDIANT DURANT L'EXAMEN
- Lorsque l'étudiant communique avec vous via le clavardage privé, tentez de bien identifier le problème en posant les questions suivantes :
- « Peux-tu me décrire ton problème en quelques mots? »
- « Si j’ai bien compris, ton problème est ... »
- Rendez-vous ensuite dans la section « Étudiant ayant un problème technique » ou « Étudiant présentant un malaise ».
- Si vous n'êtes pas en mesure de bien identifier le problème demandez rapidement de l'aide à votre chef répondant (@surveillant).
Ancre Étudiant ayant un problème technique Étudiant ayant un problème technique
| Étudiant ayant un problème technique | |
| Étudiant ayant un problème technique |
ÉTUDIANT AYANT UN PROBLÈME TECHNIQUE
1. Au besoin, demandez à l'étudiant de vous fournir une capture d'écran afin de mieux identifier le problème.
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Conflit d'horaire d'examen entre ZoneCours et HEC en ligneIl faut se fier à ZoneCours. Au besoin, demandez de l'aide à votre chef répondant à @surveillant dans la conversation qui sera créée par ce dernier avant chaque début d'examen. |
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ÉTUDIANT PRÉSENTANT UN MALAISE
Demandez à l'étudiant s'il fait son examen en présentiel (dans une salle de HEC) ou à distance.
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Demandez à l’étudiant s’il est en mesure de poursuivre son examen. Posez-lui la question suivante et suivez les étapes selon sa réponse : « Es-tu en mesure de poursuivre ton examen ? » L’étudiant veut poursuivre son examen Proposez-lui de vous écrire à nouveau, s'il en ressent le besoin. L’étudiant désire interrompre son examen 1. Référez-vous à la procédure « Interruption en cours d’examen ». 2. Demandez-lui s’il désire parler avec quelqu’un.
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Ancre Interruption en cours d'examen Interruption en cours d'examen
| Interruption en cours d'examen | |
| Interruption en cours d'examen |
INTERRUPTION EN COURS D'EXAMEN
Si l’étudiant rencontre un problème technique et ne réussit pas à terminer l’examen à l’heure de fin, ou s'il rencontre un malaise psychologique ou physique, il peut remplir le formulaire « Avis d'interruption d'une évaluation synchrone .
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