| Sommaire | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Introduction
Ce guide fournit des meilleures pratiques pour l’utilisation de Microsoft SharePoint, Teams et OneDrive à HEC Montréal. Les objectifs principaux sont de prévenir les incidents de confidentialité et les fuites de données, ainsi que d'optimiser l'utilisation de l'espace de stockage.
...
Règlement relatif à l’utilisation des ressources informationnelles français | english
Politique sur la protection des renseignements personnels français | english
Politique relative à la gestion des documents actifs et semi-actifs
Propriété des informations et accès au contenu
...
Les outils SharePoint, Teams et OneDrive visent à soutenir les objectifs institutionnels de HEC Montréal Tel tels que les activités d'enseignement, de recherche et d'administration. Ces outils ne doivent pas servir à des fins personnelles.
...
Utilisateurs avec licences : Étudiant(e)s, employé(e)s et invité(e)s. Ces utilisateurs conservent leur accès tant que leur statut demeure actif à HEC Montréal.
Utilisateurs sans licences : Utilisateurs externes invités par un utilisateur avec licences. Les comptes d'utilisateurs externes sont supprimés après 15 mois d’inactivité.
Propriétaires de sites et d'équipes
...
Chaque site SharePoint et chaque équipe Teams doit avoir au moins deux propriétaires actifs. En cas de départ, nommez des remplaçants pour assurer la continuité.
Gestion des accès
...
Assurez-vous que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Utilisez des permissions granulaires et révisez régulièrement les accès.
Effectuez des revues périodiques pour vérifier que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.
Mettez une date d’expiration sur les partages de documents sensibles.
Surveillez et analysez les cas de partage d’informations sensibles.
Informez le propriétaire d'un site si vous jugez que vous avez accès à des documents auxquels vous ne devriez pas avoir accès.
Classification des données
...
Catégorisez les informations en fonction de leur sensibilité.
Les sites SharePoint qui servent à conserver de l'information institutionnelle doivent être clairement identifiés.
Archivage et conservation
...
Utilisez SharePoint pour l'archivage la conservation des documents institutionnels et assurez-vous que les informations sont conservées conformément aux politiques de l'école.
Ne pas utiliser OneDrive pour l’archivage la conservation de documents institutionnels.
Pour l’archivage, un espace de conservation institutionnel a été mis en place par le SGIIA. Pour y accéder, veuillez écrire à archives.info@hec.ca.
Applications
...
autorisées
Seules les applications Microsoft sont autorisées par défaut dans Teams et SharePoint.
Les demandes pour l’autorisation d’une application d’un fournisseur tiers doivent passer par le portail TI (www.hec.ca/portail-TI).
...
Les Teams doivent être privés, sauf demande justifiée pour un Team public.
Les Teams inactifs ou non conformes peuvent faire l'objet d'un ménage périodique.
La capacité de stockage par défaut est de 10 GO, avec options pour des espaces supplémentaires sur demande.
Chaque équipe doit avoir au moins deux propriétaires actifs.
Les applications qui proviennent de fournisseurs tiers doivent faire l’objet d’une vérification de sécurité.
OneDrive
OneDrive est un service de stockage en ligne qui permet de sauvegarder des fichiers personnels et de les synchroniser sur plusieurs appareils. Utilisez OneDrive pour le stockage de fichiers personnels et le partage de documents avec des individus spécifiques. OneDrive est idéal pour les documents en cours de travail et les fichiers qui ne nécessitent pas de collaboration à grande échelle.
...
OneDrive est réservé à la communauté étudiante, au personnel et au corps enseignant. Les comptes OneDrive sont supprimés à la suite du départ de ces personnes.
La capacité de stockage par défaut est de 50 GO, avec options pour des espaces supplémentaires sur demande.
Une sauvegarde des comptes OneDrive employés et utilisateurs externes est réalisée sur une plateforme prévue pour une durée de 1 an. Il n’y a pas de sauvegarde des comptes OneDrive étudiants.
Qui contacter
...
?
DTI (Direction des technologies de l’information)
...
Demandes de création de sites SharePoint ou de sites Teams publiquespublics.
Demandes relatives à la sécurité tels que demandes telles qu’une demande d’accès ou le signalement d'incidents de sécurité.
Demandes d’approbation d’une application Teams développée par un fournisseur tiers.
Signalement d’un mauvais fonctionnement.
...
Demandes de formation sur l’utilisation des outils.
Question sur les bonnes pratiques, la classification et sur la conservation des documents .
Demandes d'accompagnement pour l'archivage
GDR (Gestion des données de recherche)
...