Ajouter une boîte partagée à Outlook

Procédure d'ajout d'une boîte partagée de courriel à Outlook 2013 ou Outlook 365

Préparation

La méthode de partage de boîte courriel utilisée requiert avant tout que vous ayez un compte courriel sur la plateforme Office 365 de HEC Montréal.
Vous devez ensuite vous assurer que la personne en charge de cette boîte (parrain) vous y ait donné accès.

IMPORTANT si la boîte partagée était déjà présente dans Outlook AVANT la migration: vous devrez supprimer ce compte AVANT de l'ajouter avec la méthode décrite ci-dessous.

*Une procédure de gestion des accès sera disponible sous peu*

Ajouter la boîte partagée à Outlook 2013/365

Ouvrir Outlook 2013/365;
Accéder le menu FICHIER:
Cliquer sur "Paramètres du compte" puis encore sur "Paramètres du compte";
Dans l'onglet "Messagerie", cliquer sur "Nouveau"
Choisir "Compte de messagerie";
Inscriver le nom de la boîte à accéder et son adresse courriel: ne PAS inscrire de mot de passe !
Cliquer sur "Suivant";
Le système recherche la boîte demandée;
Une fenêtre demande des informations de connexion: inscrire VOTRE adresse courriel et VOTRE mot de passe courriel !
- Vous pouvez aussi cocher "Mémoriser ces informations" pour ne pas avoir à les entrer à chaque ouverture de Outlook;
Outlook complétera la configuration automatique du compte: trois (3) crochets verts indiquent que l'opération est complétée avec succès. Cocher la case "Modifier les paramètres du comptes" puis cliquer sur suivant;
Décocher "Utiliser le mode Exchange mis en cache" puis cliquer sur "Terminer".
Ce paramètre permet de maintenir les performances de Outlook malgré plusieurs boîtes partagés une boîte de grand volume.

Outlook vous demandera de le redémarrer pour appliquer les nouveaux paramètres;
Cliquer "OK";
Cliquer "Fermer";
Fermer Outlook;
Ouvrir Outlook;
Outlook vous demandera une deuxième fois de vous authentifier: inscrire VOTRE adresse courriel et VOTRE mot de passe courriel.
- Selon votre choix, cocher ou non "Mémoriser ces informations";
La fenêtre de démarrage de Outlook vous indiquera qu'il configure pour la première utilisation du compte ajouté et un pourcentage (%) de progression:
- Selon la taille de la boîte ajoutée cette opération peut prendre jusqu'à quelques minutes;
Une fois Outlook démarré, vous verrez, sous la structure de dossiers courriel de votre compte, un dossier racine identifié par votre nouvelle boîte partagée;
Toujours selon la taille de la boîte ajoutée, Outlook prendra plus ou moins de temps à télécharger le contenu de la boîte dans votre ordinateur:
- Une indication "Tous les dossiers sont à jour" s'affichera dans le bas de la fenêtre Outlook lorsque terminé;

Vous pouvez maintenant ajouter une signature pour cette adresse courriel: vous pouvez utiliser l'outil de signature normalisée HEC.

!! Astuce: Avec Outlook 2013/365, vous pouvez simplement copier-coller la signature présentée dans la prévisualisation directement dans la boîte de création de signature de Outlook!

Accéder la boîte partagée depuis l'interface web

Grâce à la nouvelle plateforme courriel de HEC Montréal, il est aussi possible d'accéder à une boîte courriel partagée depuis l'interface web.
Cette façon de faire vous permet de fonctionner peu importe où vous êtes ou le poste de travail que vous avez sous la main.

Ouvrir une session sur http://courriel.hec.ca avec votre adresse courriel et mot de passe HEC;
Une fois la session ouverte, cliquer sur la photo de votre compte (ou l'image par défaut), en haut à droite de la page;
Choisir l'option "Ouvrir une autre boÎte aux lettres;
Inscrire l'adresse courriel de la boîte à ouvrir;
Une fenêtre confirmera si le nom est trouvé;
Cliquer "Ouvrir".

Voilà, vous êtes dans la boîte de courriels partagée!

Le système vous aura ouvert une nouvelle fenêtre de navigation afin que vous puissiez, en même temps, consulter votre boîte de courriels personnelle.
Assurez-vous donc d'être dans la bonne fenêtre avant de faire des envois afin que l'expéditeur soit le bon.