Guide du surveillant en salle

VOTRE RÔLE À TITRE DE SURVEILLANT EN SALLE

• Distribuer les documents en format papier, nécessaires à l’examen, aux étudiants d’un examen régulier ou aux étudiants bénéficiant d’un accommodement (cas spéciaux).
• Surveiller les étudiants pendant l’examen pour s’assurer qu’ils ne trichent pas.
• Assister les étudiants en cas d’enjeux précis.
• Récupérer tous les documents remis aux étudiants à la fin de l'examen.

LES TYPES D'EXAMENS EN SALLE

1. Papier;
2. Numérique (sur ordinateur portable);
3. Multiformat (à la fois sur papier et sur ordinateur portable).

AVANT L’EXAMEN 

• Prenez connaissance de ce guide et du rapport d'observation que vous devrez remplir pendant l'examen. Vous y noterez toute situation particulière.  
• Prévoyez d’avoir un appareil numérique pour être en mesure de remplir et d'envoyer le rapport. 

LE JOUR DE L’EXAMEN 

Vous devez arriver 30 minutes avant le début de l’examen. 

• Dès votre arrivée, récupérez la pochette contenant les questionnaires de l’examen au centre de distribution des examens : 
  • Si vous êtes à l'édifice Decelles : rendez-vous au DEC-02.150  
  • Si vous êtes à l’édifice Côte-Sainte-Catherine : rendez-vous au CSC-RJ.317 

• En cas d’enjeu pendant l’examen, appelez le chef surveillant à partir du téléphone de la salle : 
  • Si vous êtes à l’édifice Decelles : composez le 2767 
  • Si vous êtes à l’édifice Côte-Sainte-Catherine : composez le 2762

Une fois à la salle d’examen – avant l’entrée des étudiants 

• Inscrivez les informations relatives à l’examen au tableau ou en utilisant l'application Smile sur l'ordinateur de la salle (titre du cours, répertoire du cours et section, répartition des étudiants, date et heure de début et de fin de l’examen, salle). 
• Sortez le contenu de la pochette et assurez-vous que la pochette contient l’examen indiqué sur l’étiquette ainsi que tous les documents requis pour faire l’examen. 
• Vérifiez les modalités de l’examen sur la page de couverture du questionnaire d’examen. Validez sommairement l’examen : nombre de pages, directives sur la page de couverture du questionnaire versus le contenu du questionnaire. Communiquez avec le chef, au besoin. 
• Remplissez la section « Avant l’examen » de la pochette. 
• Placez les documents destinés aux étudiants sur les bureaux de façon à ce que les étudiants soient placés les uns derrière les autres. Un espace doit être laissé entre chaque étudiant.
• Vérifiez si la calculatrice est permise. Demandez aux étudiants de préparer leur pièce d’identité et la calculatrice homologuée. Le cas échéant, les inviter à aller la faire homologuer au centre de distribution des examens s’ils ne l’ont pas fait au préalable. 

Entrée des étudiants – 10 min avant l’heure de début de l’examen 

• Accueillez les étudiants.
• Vérifiez l’identité de chaque étudiant en comparant le visage avec la carte de l’étudiant ou une pièce justificative avec signature et photo. Si vous retrouvez une tablette à l'entrée de la salle, vous pouvez utilisez celle-ci pour prendre les présences des étudiants. Visonnez la capsule vidéo explicative pour savoir comment procéder. 
• Vérifiez l’homologation de la calculatrice, le cas échéant. 
• Si aucune documentation n’est permise : demandez aux étudiants de déposer leurs effets personnels à l’avant de la salle (devant eux : que le nécessaire pour faire l’examen). 
• Si la documentation est permise : demandez aux étudiants de déposer leurs effets personnels sur la chaise à côté d’eux pour libérer les aires de circulation. 
• Avisez les étudiants des consignes suivantes :
  • De garder le silence en tout temps.  
  • De laisser la carte avec photo devant eux sur le bureau en tout temps.
  • D’attendre le signal avant d’ouvrir le questionnaire. 
  • Qu’aucun étudiant ne peut quitter durant les 45 premières minutes de l'examen.
  • Qu’aucune sortie n’est permise durant l’examen, sauf à la pause entre les deux parties, ou en cas d'urgence, ou pour aller aux toilettes. Toutes les sorties seront notées dans le rapport.
  • Qu’aucune question n’est permise durant l’examen. 
  • De bien identifier tous les documents. 
  • Qu’aucun breuvage autre que l’eau n’est permis dans la salle. 
  • Qu’ils doivent porter le masque en tout temps. 
  • Que lorsque l’examen est terminé, ils doivent apporter tous les documents sur le bureau du surveillant.

Pendant l’examen  

• Surveillez activement et discrètement les étudiants en vous déplaçant dans la salle d’examen. Vous devez avoir les yeux sur les étudiants en tout temps. Il n’est pas permis de lire, de discuter avec un autre surveillant, de travailler et de regarder votre appareil numérique (sauf lorsque vous remplissez votre rapport). 
• Si vous soupçonnez une situation de plagiat (communication entre étudiants, yeux sur la copie du voisin, etc.), avisez l’étudiant de cesser immédiatement et notez la situation et l’heure de cet avis au rapport d’observation. Si la situation persiste, n’insistez pas, notez-la simplement au rapport.

  • Si un étudiant consulte un document alors que la documentation n’est pas permise, confisquez ce document.

  • Si des étudiants s’échangent de l’information papier, confisquez cette information.

  • Rapporter ce que vous avez confisqué au centre de distribution, une fois l’examen terminé. Et n’oubliez pas de notez le tout au rapport.

• À l'aide de la liste de présences, prenez les présences des étudiants de façon discrète en vous déplaçant d'un bureau à un autre.Vous n'avez pas à faire cette étape si vous avez déjà procédé à la prise de présences à l'aide de la tablette.

• Si un étudiant a un enjeu technique durant un examen numérique, il doit contacter son répondant en ligne. Si le problème persiste, contactez le chef surveillant.

• Comme mentionné au préalable et afin de réduire les risques de plagiat, nous vous rappelons qu'aucun étudiant ne peut sortir durant un examen, sauf à la pause entre les deux parties. Si vous laissez sortir des étudiants autrement qu'à la pause (pour une urgence ou pour aller aux toilettes), ils doivent sortir un à la fois et sans le téléphone cellulaire.
• Aucun étudiant n’est accepté en salle au-delà des 45 premières minutes. Si un étudiant se présente, communiquez avec le chef surveillant qui viendra le prendre en charge.  

Le rapport d'observation 

• Vous devez remplir un rapport par pochette d'examen. 
• Remplissez la section « Renseignements sur l'évaluation » à l'aide de l'étiquette de votre pochette d'examen. 
• Voici les types d'éléments à noter au rapport :  
  

  • les sorties et les retours des étudiants;

  • les sorties hâtives des étudiants lors d’un examen numérique (c'est-à-dire lorsqu'un étudiant termine son examen numérique 1 heure avant la fin de ce dernier);

  • Toute situation de plagiat avec le plus de détails possible;

  • Tout enjeu technique durant l’examen numérique avec le plus de détails possible;

  • Toute situation que vous jugez d’intérêt pour l’enseignant et l’équipe des examens.

• Si rien ne se passe durant l’examen, cochez simplement la case « rien à signaler » avant d'envoyer votre rapport.

Une fois l’examen terminé 

• Annoncez la fin de l'examen aux étudiants.
• Récupérez tous les documents des étudiants et comptez tous les questionnaires, les cahiers-réponses ou autres et notez le tout sur la pochette d’examen. 
• Assurez-vous que la compilation reflète ce que vous aviez au début de l’examen. Dans le cas contraire, mentionnez-le au chef surveillant lors de votre retour au centre de distribution.
• Placez par ordre alphabétique tous les documents qui contiennent des réponses de l’étudiant.
• À insérer dans la pochette :  les documents que les étudiants doivent rendre après l’examen, ainsi que les questionnaires non utilisés. 
• À ne pas insérer dans la pochette : la liste de présences, les cahiers lignés non utilisés, les feuilles à lecture optique non utilisées, les clés USB, ainsi que les feuilles de directives spécifiques pour les étudiants bénéficiant d'un accommodement (cas spéciaux).
• Vous ne pouvez quitter la salle qu’une fois tous les étudiants sortis.
• Finalisez et envoyez le rapport d’observation. 
• Rapportez la pochette ainsi que tous les documents à ne pas insérer dans la pochette au centre de distribution des examens