Aide-mémoire travail à distance et soutien TI
Certaines modalités de fonctionnement s’appliquent au travail à distance, notamment pour assurer la protection des informations confidentielles de l’École :
L’employé qui travaille à distance doit s’assurer de respecter les politiques et règlements de l’École, notamment :
Équipement informatique
Il est recommandé d’utiliser les ordinateurs fournis par l’École pour votre travail. Ces derniers sont équipés des dernières versions de logiciel et les correctifs de sécurité sont appliqués de manière rigoureuse.
En cas de bris du matériel informatique fourni par l’École à l’occasion ou dans le cadre du télétravail, la personne salariée doit immédiatement aviser son supérieur immédiat et le Soutien technique de la DTI par courriel soutien.ti@hec.ca ou en composant le 514-340-6063.
Réseau sans-fil
Lorsque vous travaillez de la maison, il faut disposer d’une connexion Internet adéquate assurer la qualité nécessaire dans l’exécution de votre travail. Vous devriez aussi prendre certaines mesures pour protéger votre réseau sans fil (Wi-Fi) :
Modifiez le mot de passe par défaut que vous a donné votre fournisseur;
Activez un protocole de chiffrement pour l’accès à votre réseau à domicile (WPA2 et plus) et choisissez un mot de passe fort qui ne sera pas facile à deviner.
Utilisez toujours la connexion VPN (client AnyConnect sur votre ordinateur) pour vous relier au réseau de l’École. Il s’agit d’un tunnel chiffré sécurisé par l’intermédiaire duquel l’information est transmise.
Favorisez l’utilisation d’une connexion directe (filaire) à votre routeur versus l’utilisation du réseau sans-fil.
Pour tout problème relié à l’accès Internet ou au réseau sans fil au domicile, l’employé doit faire appel à son fournisseur de service
Protection des données et des documents en télétravail
Sauvegarder les fichiers sur un espace HEC Montréal reconnu : P, U, Sharepoint, ou OneDrive de l’École
Éviter d’imprimer des documents, privilégier la consultation à l’écran. Si l’impression est absolument nécessaire, il faut disposer du document de la façon la plus confidentielle possible, en découpant le document en fragments avant de le déposer dans votre bac de recyclage.
Privilégier l’utilisation d’espaces communs de travail et de partage de fichiers, plutôt que l’envoi de pièces jointes en courriel. Ce qui permet de faciliter la gestion des versions et de réduire la charge des boîtes de courriels et le dédoublement des fichiers.
Éviter d’apporter les dossiers physiques à la maison. Si c’est absolument nécessaire, vous devez en informer votre gestionnaire et vous devez prendre toutes les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité.
Hameçonnage
N’utilisez que les liens diffusés sur les pages officielles de l’École;
Validez toujours la provenance des courriels, particulièrement lorsqu’ils :
proviennent de l’extérieur de l’École;
contiennent des liens vous permettant ou vous invitant à accéder aux systèmes de l’École;
inspirent un sentiment d’urgence, en particulier ceux qui sont accompagnés de pièces jointes ou qui comportent des liens cliquables;
utilisent des noms d’agences gouvernementales et des marques légitimes but de fournir des informations relatives à la COVID-19.
Ne transférez pas de données de votre poste de travail ou des serveurs internes de partage vers un ordinateur personnel;
Dans le doute, demandez l’avis du centre de services TI à l’adresse soutien.ti@hec.ca.