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| Sommaire |
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Plusieurs jours avant l'examen
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Recommandations générales
- Si possible, prévoir un ordinateur de dépannage ou une solution de rechange (tablette, cellulaire, etc.) en cas de problème.
- Éviter d’avoir de la nourriture et des boissons près de l’ordinateur au moment de faire l’examen .afin d'éviter tout accident avec l'équipement pour l'examen
D'autres capsules liées
- Utiliser Remise de travaux
- Utiliser Tests & quiz
Plusieurs jours avant l'examen
- S’assurer que le poste utilisé rencontre les spécifications technologiques pour les logiciels à utiliser
- S'assurer que le poste de travail soit à jour
- S’assurer d’avoir au moins deux (2) navigateurs installés sur l’ordinateur
* → navigateur reconnu et recommandé pour les systèmes HEC Montréal
Quelques heures avant l'examen
- NE PAS lancer de mise à jour ou autre maintenance de l'ordinateur
- Certaines mises à jour peuvent prendre des heures ou grandement affecter le bon fonctionnement de l'appareil
- Alimenter l’ordinateur avec un chargeur (éviter de faire l’examen sur batterie).Pour
- Redémarrer l’ordinateur avant la tenue de l’examen: permet d'avoir les meilleures performances et le moins de risques, redémarrer l’ordinateur avant la tenue de l’examenréduire les risques d'erreur d'application
- Fermer toutes les applications non essentielles à l'examen : n’ouvrir que les applications nécessaires pour l’examen .
Informations générales
- L'étudiant devrait s'être préparé AVANT l'examen, ceci inclus son poste de travail et les logiciels qui doivent être utilisés dans le cadre de l'examen
- Les étudiants en examen avec poste personnel sont avertis de commencer l'examen en enregistrant leur document vide et à faire "Enregistrer" régulièrement pour réduire les risques de pertes Donc, idéalement, ne pas (un navigateur web, un logiciel Office par exemple)
- Tester la connectivité internet:
- Est-ce que j'ai accès à des sites majeurs ?
Par exemple: HEC, Google, Wikipedia, Radio-Canada - Est-ce que les sites requis fonctionnent ?
Par exemple: ZoneCours, Courriel HEC, HEC en ligne
- Est-ce que j'ai accès à des sites majeurs ?
Pendant l'examen
- NE PAS lancer de mise à jour ou autre maintenance qui pourraient prendre de longues minutes ou même détériorer la situation
- Une intervention ne devrait pas dépasser ~5 minutes considérant la situation examen: stress, intervention sur matériel personnel et le risque d’aggraver la situation
Assistance incluse
Connectivité
L'étudiant doit avoir configuré et testé une connexion à un réseau sans-fil de HEC Montréal AVANT son examen.
L'équipe de soutien pourra:
- Tenter une connexion au réseau sans fil HEC Montréal puis à Evenements-HEC.
- Si ces approches ne fonctionnent pas, selon la situation:
- Examen où des fichiers doivent être récupérés au début: Les surveillants auront un disque USB permettant de fournir à l'étudiant les fichiers à travailler
- Examen où des fichiers doivent être déposés à la fin: L'étudiant identifie les fichiers remis avec son matricule et numéro du cours puis les dépose sur la clé USB des surveillants
- un appareil de dépannage d'examen pourrait être offert
Téléchargement fichier examen par les étudiants (début examen)
Certains examens requièrent que l'étudiant télécharge des fichiers en début ou juste avant l'examen pour lui permettre de faire l'examen.
Ces fichiers sont généralement partagés par Zone Cours (https://zonecours2.hec.ca).
Si un ou plusieurs étudiants n'arrivent pas à télécharger les fichiers, le surveillant est censé avoir une clé USB contenant les données requises pour distribution manuelle.
Dépôt fichier en fin d'examen
Certains examens requièrent que l'étudiant dépose un ou plusieurs documents en fin d'examen.
Voici quelques cas connus et quelques solutions de contournement:
Étudiant n'arrive pas à se connecter au réseau pour déposer
- Tenter les réparations de connexion sans fil (voir section Connectivité ci-dessus)
- Faire Oublier / Supprimer pour les réseaux sans fil HEC Montréal (HEC Montreal, eduroam, Evenements-HEC)
- Refaire la connexion vers HEC Montréal, puis vers Evenements-HEC au besoin
- Si connexion impossible, voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)
Remise de travaux Zone Cours non disponible ou ne fonctionne pas
- Enseignant ou secrétariat devrait publier à nouveau mais cette action est généralement trop longue pour être appliquée en examen.
- Utiliser le dépôt SITEX (https://sitex.hec.ca/)
- L'étudiant envoi ses documents par courriel à l'adresse du programme ou secrétariat concerné
: inclure identification matricule, numéro cours, section et date de l'examen - Dernier recours, voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)
Remise sur le système SITEX ne fonctionne pas
- L'étudiant envoi ses documents par courriel à l'adresse du programme ou secrétariat concerné : inclure identification matricule, numéro cours, section et date de l'examen
- Voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)
- de l'ordinateur
- Certaines mises à jour peuvent prendre des heures ou grandement affecter le bon fonctionnement de l'appareil
- Si un document (Word, Excel, PowerPoint, etc.) doit être téléchargé ou soumis à la fin de l'examen:
- Une fois le document chargé sur l'ordinateur, le sauvegarder sur le poste (Mes Documents, bureau, etc.) même si le document est vide
- Enregistrer régulièrement le document en cours de rédaction
- Ceci facilite la récupération de données si un problème devait survenir
À la fin de l'examen
- Pour certaines remises de travaux, une (1) seule remise est autorisée
- Une fois un document déposé, il sera impossible de modifier ces fichiers, même si l'heure de fin de l'examen n'est pas dépassée
- Une fois un document déposé, il sera impossible de modifier ces fichiers, même si l'heure de fin de l'examen n'est pas dépassée
- Il est important de respecter les périodes de remises et même idéalement, faire le dépôt quelques minutes avant la fermeture pour éviter un blocage
- Par exemple, si l'heure de remise est 13h00, une remise à 13h01 ne sera pas possible
- Par exemple, si l'heure de remise est 13h00, une remise à 13h01 ne sera pas possible
- Lorsque des documents sont soumis, assurez-vous de voir l'avis de confirmation de remise de travail avant de fermer le navigateur ou la page ZoneCours d'examen
- Un numéro de confirmation sera affiché et celui-ci confirme que votre document a bien été enregistré dans nos serveurs
- Un avis courriel avec cette confirmation sera également émis mais un délai de livraison de ce courriel est possible considérant la charge actuelle sur nos systèmes
Aide au dépannage
Connectivité
Le poste de travail n'arrive pas à se connecter aux serveurs HEC Montréal
- Fermer et ouvrir de nouveau votre navigateur
- Tenter avec un autre navigateur
- Si ça ne fonctionne toujours pas, si connexion sans fil
- Déconnecter du réseau sans fil en question
- Connecter de nouveau au réseau sans fil puis tenter de nouveau la connexion à Internet et aux systèmes HEC Montréal
- Si ça ne fonctionne toujours pas, tenter de redémarrer le poste
- Si ça ne fonctionne toujours pas ET si vous avez les informations de connexion au réseau sans fil
- Oublier la connexion sans fil
- Connecter de nouveau à ce réseau sans fil
- Tenter de nouveau la connexion à Internet et aux systèmes HEC Montréal
- Si ça ne fonctionne toujours pas, tenter d'établir une connexion avec fil aux équipements internet
- Si encore problème, consulter la section Je n'arrive pas à remettre mon examen
Ordinateur ou logiciel qui ne fonctionne pas bien
Afin de couvrir le plus de cas, cette section est pour l'instant générique.
Ces opérations s'appliquent autant aux postes MAC que PC/Windows.
Quelques étapes pour dépanner:
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Si l'examen se fait sous une application, par exemple, dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc)
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- Autant que possible, enregistrer les documents ouverts dans ces applications avant toute manipulation
- Enregistrer sous un nouveau nom au besoin et idéalement sur le bureau ou
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- dans Mes Documents
- dans Mes Documents
- Fermer TOUTES les applications Office (Word, Excel, PowerPoint, etc) ouvertes
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- Certains utilisateurs laissent de nombreuses fenêtres de Excel ou Word ouvertes en tout temps qui peuvent causer des erreurs
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- de fonctionnement
- Si encore problème, redémarrer le poste de travail
Suite au redémarrage des applications ou de l'ordinateur
- Relancer SEULEMENT l'application ou le fichier requis pour l'examen (le moins possible de logiciels ouverts
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- !)
- !)
- Si
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- Si ordinateur est requis pour l'examen, voir avec surveillant pour prêt d'ordinateur examen
- Si ordinateur est non requis, la personne poursuivra son examen sans l'ordinateur. Suite avec surveillant d'examen.
Prêt de portable
La surveillance d'examen a en sa possession quelques portables de dépannage qu'elle prêtent aux étudiants qui font face à un ordinateur qui n'est pas opérationnel pour l'examen.
Les ordinateurs auront généralement tous les essentiels de base pour que l'étudiant poursuive (ou recommence..) le travail attendu.
Lorsqu'un portable est remis:
- Si requis, s'assurer qu'il a la connectivité internet
- Valider si des compléments particuliers sont requis, le cas échéant l'activer:
- Solveur / Solver pour Excel:
- Il est inclus mais pas activé dans les images de postes de prêt
- Dans Excel, accéder au menu Fichier
- Menu Options
- Section Compléments
- Dans le bas de la page, ligne Gérer:, choisir Compléments Excel
- Cliquer Atteindre
- Cocher Complément Solveur
- Cliquer OK
- Solveur / Solver pour Excel:
Je n'arrive pas à réparer l'ordinateur ou document
Il y aura possiblement des situations où notre dépannage d'urgence ne pourra récupérer le fichier (perte du travail en cours) ou relancer le logiciel requis (incapacité à poursuivre sur le poste personnel): c'est un des risques avec les postes personnels.
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- La DTI est là pour faire un "meilleur effort (best effort)" pour corriger: on ne peut pas régler tous les problèmes dans les circonstances d'examen
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- encore problème, consulter la section Je n'arrive pas à remettre mon examen
Si un problème est rencontré pendant un Tests & Quiz
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Dès qu'un problème est constaté, voici quelques suggestions
- Tenter de se connecter de nouveau à ZoneCours puis à l'examen
- Si toujours en erreur, avec un autre navigateur, tenter de nouveau de connecter à ZoneCours puis à l'examen
- Si toujours en erreur, redémarrer le poste de travail
- Si encore problème, consulter la section Je n'arrive pas à remettre mon examen
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- Écrire un courriel à soutien.ti@hec.ca ET à votre enseignant en ajoutant ces informations
- Inscrire "EXAMENS" dans l'objet du courriel pour qu'il soit traité en priorité
- Inscrire votre matricule
- Joindre une capture d'écran du problème rencontré
- Indiquer la date et l'heure de l'événement
- Spécifier le numéro du cours concerné
- Indiquer toute autre information pertinente à la situation, notification reçue ou manipulation effectuée
- En attendant une réponse, persévérez et essayez de vous reconnecter régulièrement et essayez plus d'un navigateur
Articles connexes
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