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AVERTISSEMENT

À ce jour, tous les tests de ce module sont faits sur JIRAACC.HEC.CA !!!

Il semble possible de le configurer sur la production (jira.hec.ca) MAIS IL NE FAUT PAS LE FAIRE !

Possiblement que certains éléments fonctionnent déjà en production mais pour éviter des bris, des conflits ou autres malheurs. SVP branchez sur JIRAACC.HEC.CA !!!

Merci !!

Présentation

Jira for Outlook permet une intégration serrée de Jira dans Outlook.

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Présentation

Outlook Email for Jira permet une intégration de la gestion de tickets Jira directement dans Outlook.

OEJ permet entre autres:

• retrouver des

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• tickets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel

• Créer des

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• tickets Jira depuis Outlook

• Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un

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• ticket depuis Outlook

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• Modifier des données de

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• tickets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook

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Site du Marketplace de l'outil /plus de détails: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=overview

Ajouter le complément Outlook

Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.

Voir section désinstaller le complément ci-dessous au besoin.

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support

Choisir la version à utiliser

La version COM ADD-IN est fortement recommandée, en particulier pour les utilisateurs partageant une boîte courriel (boîte partagée) tels que les techniciens en charge de soutien.ti@hec.ca

Voyez toutes les différences ici: 

• COM add-in vs Office add-in - Microsoft 365 for Jira - Confluence (atlassian.net)

Ajouter le complément Outlook

Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.

Voir section ci-dessous pour désinstaller le complément au besoin.

Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*

Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca

• Suivre cette procédure
  Il est recommandé de fermer Outlook avant de procéder.

  • Complément COM recommandé: 

    https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/635240464/

    Installation

    +

    COM

    +

    add-in (yasoon.com)

• Une fois installé,

  connectez votre compte Acceptance
  • Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets
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  • La barre latérale de JfO apparaîtra: cliquer Commence maintenant !
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Méthode si boîte Outlook personnelle (Office add-in)

• ouvrir Outlook

  • Il est fortement recommandé de s’assurer que les paramètres Jira dans Outlook soient bien configurés:

    • Dans Outlook, ouvrir le menu Fichier

    • À gauche, se trouve un menu Jira

    • Dans ce menu, section Paramètres techniques

      • Choisir Microsoft Edge (PAS LEGACY), ou votre navigateur par défaut s’il s’y trouve
        Tous les navigateurs ne semblent pas compatibles à ce module, choisir Microsoft Edge dans le doute.
        

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• Sortir des options Jira (retour à Outlook)

• Poursuivre dans la section Première connexionci-dessous

Méthode Office add-in (boîte Outlook individuelle/non-partagée)

Cette version semble offrir beaucoup moins de fonctionnalités mais la possibilité de fonctionner sur plus de plateformes telles que le web (courriel.hec.ca) et les appareils mobiles iOS ou Android.

procédure à réviser

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• Bon de travail
• Sous-tâches
• item d'achat

Grille de tests

Lien version actuelle: Excel sous Teams
 Important d'ouvrir dans l'application Office PAS en web, PAS en Teams!!

Commencer des tests

• Une fois dans l'application Excel
• Ouvrir la feuille Grille Modèle
• Cliquer le bouton Créer ma grille de tests
• Inscrire votre nom
• Utiliser votre feuille de tests 
• Dans le tableau, colonne Test, choisir un test du menu déroulant et le faire
  • Vous remarquerez qu'un ordre de tests est proposé pour faciliter l'apprentissage
  • Pour certains tests, plus de détails sont indiqués dans la feuille ChoixReponses
• Inscrire vos résultats et au besoin commenter

Autres procédures

Désinstallation de Jira for Outlook

Complément COM

Office 365

Problèmes connus

Office add-in et boîte courriel partagée

Pop-up sur changement de statut

Impossible modifier certains champs d'un ticket existant

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1. Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé

2. Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments

   1. Chercher Jira for outlook

   2. Choisir le complément Jira for outlook
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Paramètres recommandés

Paramètres actuellement recommandés pour Jira for Outlook. Sujet à changements et bienvenus à vos commentaires / suggestions !

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Création de ticket dans Jira for Outlook

2 modes de création des tickets sont proposés

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Description

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Choisir le projet DTI, puis

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• Créer le billet avec les modèles / formulaires clients

• Onglet "Tous les champs" permet de remplir aussi les champs cachés que l'utilisateur ne peut pas remplir d'habitude
  VS onglet "Portail de services" qui ne présente que les champs VISIBLES à l'utilisateur du portail
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• Avoir la vue similaire à celle que l'employé interne DTI a quand il rempli des tickets dans Jira (vue détaillée des billets)

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1. Poursuivre dans la section Première connexionci-dessous

Première connexion module Outlook Email for Jira

• Il faut maintenant connecter le module au compte Jira.

  • Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets

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  • La barre latérale de JfO apparaîtra: cliquer Commence maintenant !
    

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  • Inscrire l’adresse du serveur Jira HEC: https://hecmontreal.atlassian.net

  • Cliquer Se connecter en bas à droite

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  • Vous serez invité à vous connecter à Jira. Si vous êtes déjà connecté, vous ne verrez pas cette fenêtre (passer à la suivante)

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  • Acceptez la connexion à votre compte (autoriser le module à parler à votre compte Jira)

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  • Voilà, vous êtes connecté !

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  • La barre latérale Outlook Email for Jira devrait maintenant fonctionner

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Paramètres suggérés

À la discrétion de chaque utilisateur.

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Désinstallation de Jira for Outlook

Complément COM

• Dans Outlook

• Menu Fichiers

• Options

• Compléments

• Atteindre...

• Choisir Outlook Email for Jira
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• Cliquer Supprimer

Complément Office 365

• Dans Outlook

• Onglet Accueil

• Section Compléments

• Bouton Télécharger des compléments

• Dans la fenêtre qui apparaît, selectionner Mes compléments

• Sur Jira for Outlook, cliquer ...

• Supprimer
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Trucs pratiques

Ajouter les outils Jira for Outlook à la barre d'outils Accès rapide

Pour faciliter l'accès aux fonctions Jira for Outlook, il est possible d'ajouter un ou des boutons directement à la barre d'accès rapide de Outlook.

• Simplement faire un clique-droit sur les boutons voulus et choisir Ajouter à la barre d'outils Accès rapide
  

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Réduire la barre Jira for Outlook

Il est possible de réduire la barre pour y accéder rapidement au besoin et qu'elle se cache lorsque la consultation est terminée

• Dans la barre de Jira for Outlook, cliquer sur les flèches doubles
  

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• Cliquer à nouveau sur ces flèches pour rendre de nouveau la barre ouverte en permanence

• Cliquer sur le 'X' pour fermer la barre complètement

Ressources externes

Consulter le site du manufacturier pour plus d’informations:
User guides - Microsoft 365 for Jira - Confluence (atlassian.net)

Erreurs connues et questions fréquentes

Articles connexes