Préparer adéquatement une réunion dans une salle de réunion-Comment inviter une salle de réunion dans votre réunion Teams

*** Les bonnes pratiques pour l’utilisation des salles Flex sont de prévoir les réunions à l’avance et de les créer à partir de son agenda Outlook*** 

(il est fortement suggéré de vérifier la disponibilité de la salle avant de la réserver)

·       Dans l'onglet «Accueil», cliquez sur «Nouvelle réunion Teams»

·        Entrer vos informations de la réunion: la date, l’heure, ainsi que vos participants .

par défaut elle s’ajoutera dans vos « personnes obligatoire »

·         Dans les «Options de réunion», pour l’option «Qui peut éviter la salle d’attente», sélectionner «Tous». Ceci est primordial pour vous assurer que tous les participants (y compris la salle et les gens sur la ligne téléphonique) pourront se connecter à la réunion en évitant la salle d’attente.

Pour l’option «Qui peut présenter?» sélectionner «Tous»

·      Cliquer sur «Enregistrer» et «OK» dans toutes les boites de dialogue puis, «Envoyer» dans votre élément Outlook. Vérifiez votre agenda et l’agenda de la salle pour être certain que votre invitation est partie. Vous devriez recevoir un courriel de confirmation de la salle dans les 5 minutes

Note : Dans cet exemple, une invitation Teams a été créée. Il est tout aussi possible de créer une réunion Zoom à l’avance.

Préparer adéquatement une réunion dans une salle de réunion-Comment inviter une salle de réunion dans votre réunion Teams

·       Dans l'onglet «Accueil», cliquez sur «Programmer une réunion»

·    Une fenêtre vous demandera de vous connecter à votre compte Zoom avant d’avoir accès au formulaire

Pour s’assurer du bon fonctionnement des réunions Zoom, certains paramètres sont essentiels

• Il est primordial que l’option «Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer: Se connecter à Zoom» NE SOIT PAS «COCHÉ». Si ce paramètre est »coché», il sera impossible de joindre la réunion une fois dans la salle de réunion.

• Aussi, il faut authoriser les participants à se joindre à tout moment.

Les autres options sont à votre discrétion.

ajoutez la salle dans «Emplacement», remplissez vos autres champs et «envoyer»