Qualtrics - Logiciel de sondages

Qu’est-ce que Qualtrics?

Qualtrics est un logiciel de sondage en ligne très convivial qui permet de créer rapidement des sondages visuellement attrayants. Suite à la collecte de données, il génère des rapports faciles à exploiter. Il s’agit d’un logiciel très simple à utiliser qui répond bien aux besoins des projets de recherche et du monde des affaires.

Votre compte Qualtrics HEC Montréal ne doit pas être utilisé à des fins commerciales.

Obtenir un compte Qualtrics

HEC Montréal possède une licence qui permet à tous ses professeurs, étudiants et employés d'obtenir un compte Qualtrics gratuitement.

À partir du 2024-05-07, les identifiants Qualtrics seront votre courriel et mot de passe associé. En vous connectant, vous devez choisir "Authentification unique (SSO) de mon organisation" et vous obtiendrez automatiquement accès.

Si vous utilisez un courriel sous la forme matricule@hec.ca ou un alias, vous aurez été prévenu préalablement que votre identifiant a été changé pour votre courriel. En cas de problème, ouvrez une demande dans notre portail TI en ligne.

Comment partager un sondage 

Si plusieurs personnes doivent collaborer sur une enquête, nous vous demandons de partager celle-ci avec vos collaborateurs à partir de votre compte Qualtrics et de ne pas partager les identifiants du compte. Qualtrics vous permet de partager une enquête de manière très granulaire, que ce soit avec des utilisateurs internes ou externes. 

Tutoriel

Comme ce logiciel est très simple et très convivial, les utilisateurs peuvent généralement l’utiliser sans formation préalable. Le fournisseur offre une aide en ligne assez complète et très claire.

Formation 

Des séances de formation sur le logiciel Qualtrics sont offertes périodiquement par la Direction des ressources humaines.

Vérifiez les prochaines dates de formation en consultant la page suivante, section Outils informatiques/Qualtrics ou directement depuis le portail HEC en ligne.

S’il n’y a pas de séance prévue dans les prochains mois, manifestez votre intérêt en transmettant un courriel à rh.formation@hec.ca. La formation sera offerte en fonction de la demande, dès qu’un nombre minimum de participants sera atteint.

Documentation en ligne

Un manuel pédagogique est disponible à titre de référence sur le site Web de la Direction des ressources humaines, section Formation et développement/Formation professionnelle/Matériel de formation et exercices.

Utilisation avancée

Quelques cas d'utilisation particuliers pour Qualtrics.

Contrôle des votants

Qualtrics permet de contrôler qui vote, éviter les votes en double (bourrage d'urne) et connaître les réponses d'un individu spécifique.

Option Bourrage d'urne

L'option d'enquête Éviter le bourrage d'urne utilise les cookies pour déterminer si une personne a déjà voté. Cependant, l'utilisation d'un autre ordinateur ou navigateur, de logiciel de blocage du pistage client ou encore le nettoyage des caches et cookies d'un poste contourne facilement cette protection.

Plus d'informations sur le site de Qualtrics (information en anglais seulement): https://www.qualtrics.com/support/survey-platform/survey-module/survey-options/survey-protection/

Option Lien individualisé

Qualtrics permet de téléverser (upload) une liste de contacts dans la section Contact de leur console.

Cette liste peut ensuite être utilisée dans une enquête pour faire un suivi serré des votes reçus: que ce soit pour savoir si une personne a voté, quelles sont ses réponses ou restreindre l'utilisation/partage public d'une enquête.

Pour plus d'informations (information en anglais seulement): https://www.qualtrics.com/support/distributions/email-distribution/personal-links/

Bonnes pratiques d'envoi 

Les messages provenant de Qualtrics sont expédiés à partir des domaines suivants, qui peuvent être sélectionnés. L'adresse de réponse peut être @hec.ca . 

• Capsule d'aide Qualtrics : https://www.qualtrics.com/support/fr/survey-platform/distributions-module/email-distribution/using-a-custom-from-address/?rid=cookie&prevsite=en&newsite=fr&geo=CA&geomatch=#QualtricsFromAddresses

Il est fortement souhaitable d’envoyer un courriel préalable avant chaque un sondage.  Voici pourquoi :

1. Préparer les destinataires : Un courriel introductif permet d’informer les répondants de l’arrivée prochaine du sondage et de son importance. Cela augmente les chances qu’ils le prennent au sérieux et y répondent. Ce courriel devrait idéalement être simple et concis. 

2. Expliquer les objectifs : Il est utile de préciser pourquoi le sondage est réalisé, comment les réponses seront utilisées et en quoi elles peuvent avoir un impact.

3. Créer un engagement : Une annonce préalable peut susciter l’intérêt et l’adhésion des participants, surtout si vous mettez en avant les bénéfices pour eux ou leur organisation.

4. Gérer les attentes et répondre aux préoccupations : Certaines personnes peuvent être réticentes à répondre à un sondage, notamment en raison de la confidentialité des données. Un courriel explicatif peut lever ces inquiétudes.

5. Améliorer le taux de réponse : En informant à l’avance, vous préparez les répondants et maximisez vos chances d’avoir un bon taux de participation.

Enjeux potentiels : 

Si vous avez une liste d'expéditeurs approuvés dans Outlook, il est fort probable que des messages provenant d'adresses n'en faisant pas partie comportent l'avertissement ci-bas : 

• Ces avertissements ne proviennent pas de politique de filtrage courriel de l'organisation.
• Voici comment ajouter un expéditeur approuvé à votre liste, il suffit d'ajouter les domaines Qualtrics listés ci-haut. 

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