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Plusieurs jours avant l'examen

  • ?? S’assurer qu’ils ont la bonne configuration informatique (matériel et logiciel) avant la tenue de leur examen. (spec tech ?)
  • Assurez-vous de faire toutes les mises à jour sur votre système d'exploitation:
  • S’assurer d’avoir plusieurs navigateurs installés sur l’ordinateur (Firefox, Chrome, Safari, Opera, Edge, etc.).
  • Prévoir si possible un ordinateur de dépannage ou une solution de rechange (tablette, cellulaire, etc.) en cas de problème.
  • Éviter d’avoir de la nourriture et des boissons près de l’ordinateur au moment de faire l’examen.

Quelques heures avant l'examen

  • Alimenter l’ordinateur avec un chargeur (éviter de faire l’examen sur batterie).
  • Pour avoir les meilleures performances et le moins de risques, redémarrer l’ordinateur avant la tenue de l’examen
  • Fermer toutes les applications non essentielles à l'examen: n’ouvrir que les applications nécessaires pour l’examen.

Informations générales

  • L'étudiant devrait s'être préparé AVANT l'examen, ceci inclus son poste de travail et les logiciels qui doivent être utilisés dans le cadre de l'examen
    • Les étudiants en examen avec poste personnel sont avertis de commencer l'examen en enregistrant leur document vide et à faire "Enregistrer" régulièrement pour réduire les risques de pertes
    • Donc, idéalement, ne pas lancer de mise à jour ou autre maintenance qui pourraient prendre de longues minutes ou même détériorer la situation
    • Une intervention ne devrait pas dépasser ~5 minutes considérant la situation examen: stress, intervention sur matériel personnel et le risque d’aggraver la situation

Assistance incluse

Connectivité

L'étudiant doit avoir configuré et testé une connexion à un réseau sans-fil de HEC Montréal AVANT son examen.

L'équipe de soutien pourra:

  • Tenter une connexion au réseau sans fil HEC Montréal puis à Evenements-HEC.
  • Si ces approches ne fonctionnent pas, selon la situation:
    • Examen où des fichiers doivent être récupérés au début: Les surveillants auront un disque USB permettant de fournir à l'étudiant les fichiers à travailler
    • Examen où des fichiers doivent être déposés à la fin: L'étudiant identifie les fichiers remis avec son matricule et numéro du cours puis les dépose sur la clé USB des surveillants
    • un appareil de dépannage d'examen pourrait être offert

Téléchargement fichier examen par les étudiants (début examen)

Certains examens requièrent que l'étudiant télécharge des fichiers en début ou juste avant l'examen pour lui permettre de faire l'examen.

Ces fichiers sont généralement partagés par Zone Cours (https://zonecours2.hec.ca).

Si un ou plusieurs étudiants n'arrivent pas à télécharger les fichiers, le surveillant est censé avoir une clé USB contenant les données requises pour distribution manuelle.

Dépôt fichier en fin d'examen

Certains examens requièrent que l'étudiant dépose un ou plusieurs documents en fin d'examen.

Voici quelques cas connus et quelques solutions de contournement:

Étudiant n'arrive pas à se connecter au réseau pour déposer

  • Tenter les réparations de connexion sans fil (voir section Connectivité ci-dessus)
    • Faire Oublier / Supprimer pour les réseaux sans fil HEC Montréal (HEC Montreal, eduroam, Evenements-HEC)
    • Refaire la connexion vers HEC Montréal, puis vers Evenements-HEC au besoin
  • Si connexion impossible, voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)

Remise de travaux Zone Cours non disponible ou ne fonctionne pas

  • Enseignant ou secrétariat devrait publier à nouveau mais cette action est généralement trop longue pour être appliquée en examen.
  • Utiliser le dépôt SITEX (https://sitex.hec.ca/)
  • L'étudiant envoi ses documents par courriel à l'adresse du programme ou secrétariat concerné (question): inclure identification matricule, numéro cours, section et date de l'examen
  • Dernier recours, voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)

Remise sur le système SITEX ne fonctionne pas

  • L'étudiant envoi ses documents par courriel à l'adresse du programme ou secrétariat concerné (question): inclure identification matricule, numéro cours, section et date de l'examen
  • Voir avec surveillant pour obtenir clé USB de dépôt. Le document devra porter le matricule de l'étudiant, le numéro du cours et le groupe(section)


Ordinateur ou logiciel qui ne fonctionne pas bien

Afin de couvrir le plus de cas, cette section est pour l'instant générique.

Ces opérations s'appliquent autant aux postes MAC que PC/Windows.

Quelques étapes pour dépanner:

  • Si examen avec Office (Word, Excel, PowerPoint, etc):
    • Si possible, enregistrer les documents ouverts dans ces applications
      • Enregistrer sous un nouveau nom au besoin et idéalement sur le bureau ou équivalent MAC pour éviter erreurs avec fichiers téléchargés ou fichiers extraits depuis un ZIP

    • Fermer TOUTES les applications Office (Word, Excel, PowerPoint, etc) ouvertes
      Certaines personnes laissent de nombreuses fenêtres de Excel ou Word ouvertes en tout temps qui peuvent causer des erreurs d'utilisation

    • Si encore problème, redémarrer le poste de travail

Suite au redémarrage des applications ou de l'ordinateur

  • Relancer SEULEMENT l'application ou le fichier requis pour l'examen (le moins de logiciels ouverts possibles !)

Si ça ne fonctionne toujours pas après nettoyage des logiciels ouverts et redémarrage du poste

  • Si ordinateur est requis pour l'examen, voir avec surveillant pour prêt d'ordinateur examen
  • Si ordinateur est non requis, la personne poursuivra son examen sans l'ordinateur. Suite avec surveillant d'examen.

Prêt de portable

La surveillance d'examen a en sa possession quelques portables de dépannage qu'elle prêtent aux étudiants qui font face à un ordinateur qui n'est pas opérationnel pour l'examen.

Les ordinateurs auront généralement tous les essentiels de base pour que l'étudiant poursuive (ou recommence..) le travail attendu.

Lorsqu'un portable est remis:

  • Si requis, s'assurer qu'il a la connectivité internet
  • Valider si des compléments particuliers sont requis, le cas échéant l'activer:
    • Solveur / Solver pour Excel:
      • Il est inclus mais pas activé dans les images de postes de prêt
      • Dans Excel, accéder au menu Fichier
      • Menu Options
      • Section Compléments
      • Dans le bas de la page, ligne Gérer:, choisir Compléments Excel
      • Cliquer Atteindre
      • Cocher Complément Solveur
      • Cliquer OK

Je n'arrive pas à réparer l'ordinateur ou document

Il y aura possiblement des situations où notre dépannage d'urgence ne pourra récupérer le fichier (perte du travail en cours) ou relancer le logiciel requis (incapacité à poursuivre sur le poste personnel): c'est un des risques avec les postes personnels.

  • Expliquer la situation à l'étudiant ET au surveillant d'examen
  • Si pertinent et pas déjà tenté, un prêt d'équipement pourrait être fait par la surveillance d'examen pour poursuivre / recommencer le travail attendu
  • La surveillance d'examen prendra alors la situation en charge pour les ajustements au temps d'examen restant ou reprise avec l'étudiant
    • La DTI est là pour faire un "meilleur effort (best effort)" pour corriger: on ne peut pas régler tous les problèmes dans les circonstances d'examen
  • Au besoin, escalader la situation à votre supérieur


Articles connexes

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