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AVERTISSEMENT

(avertissement)(avertissement)(avertissement)

À ce jour, tous les tests de ce module sont faits sur JIRAACC.HEC.CA !!!

Il semble possible de le configurer sur la production (jira.hec.ca) MAIS IL NE FAUT PAS LE FAIRE !

Possiblement que certains éléments fonctionnent déjà en production mais pour éviter des bris, des conflits ou autres malheurs. SVP branchez sur JIRAACC.HEC.CA !!!

Merci !!

Présentation

Jira for Outlook permet une intégration serrée de Jira dans Outlook.

Permet entre autres:

  • retrouver des billets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel
  • Créer des billets Jira depuis Outlook
  • Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un billet depuis Outlook
  • Changer des données de billets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook


Site du Marketplace de l'outil: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=overview

Ajouter le complément Outlook

Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.

Voir section désinstaller le complément ci-dessous au besoin.

Choix intégration Outlook de JfO

Pour les utilisateurs de boîte courriel partagée (tel que soutien.ti@hec.ca), nous avons choisi l'approche intégration Outlook par complément COM plutôt que par add-in Office 365 principalement à cause de problèmes de fonctionnement (identité du rapporteur VS boîte Outlook partagée).

Si vous utilisez SEULEMENT VOTRE boîte courriel dans Outlook, vous pourriez utiliser la version Office add-in qui offrent certains avantages comme l'intégration sur presque toutes les plateformes où Office 365 fonctionnent (outlook, mac, web, mobile, etc).

Comparateur de fonctionnalités: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in


Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*

Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca


Méthode si boîte Outlook personnelle (Office add-in)

  1. Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé
  2. Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments
    1. Chercher Jira for outlook
    2. Choisir le complément Jira for outlook



  3. Les boutons de Jira for Outlook s'ajouteront à votre ruban Outlook


  4. à la première utilisation, vous serez invité à fournir les informations du serveur:
    1. Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
      Il faut le VPN pour accéder à JIRAACC!



    2. Vous serez ensuite invité à vous connecter à Jira: utiliser VOTRE compte Jira, pas celui d'une boîte de courriel partagée  !

    3. Vous devrez ensuite accepter la connexion entre Jira et Outlook



Paramètres recommandés

Paramètres actuellement recommandés pour Jira for Outlook. Sujet à changements et bienvenus à vos commentaires / suggestions !

Création de ticket dans Jira for Outlook

2 modes de création des tickets sont proposés


Vue Portail de services clientVue Employé TI (utilisateur interne DTI)

Description

Remplir une demande comme l'utilisateur ferait par notre Portail TI (présentation des champ requis)Présente tous les champs d'une demande, comme lorsqu'un technicien rempli un ticket Jira sur le web
Comment activer

Choisir le projet DTI, puis

  • Vous pouvez ensuite choisir 'portail de services' ou 'tous les champs'

Choisir le projet DTI, puis


Permet de
  • Créer le billet avec les modèles / formulaires clients


  • Onglet "Tous les champs" permet de remplir aussi les champs cachés que l'utilisateur ne peut pas remplir d'habitude
    VS onglet "Portail de services" qui ne présente que les champs VISIBLES à l'utilisateur du portail


  • Avoir la vue similaire à celle que l'employé interne DTI a quand il rempli des tickets dans Jira (vue détaillée des billets)
Cas d'utilisation
  • Saisie de tickets simples ou saisie rapide d'un ticket pour collecter données intervention puis revenir éditer et documenter en détail.

  • Utilisation des formulaires personnalisés tel que 'nouvel employé'
  • Saisie détaillée de tous les champs d'une demande. Par exemple:
    • Demande avec actifs à détailler
    • Incident de sécurité
    • Assignation directe à une équipe responsable

  • Création d'un billet pas disponible sur le portail: 
    • Bon de travail
    • Sous-tâches
    • item d'achat



Grille de tests

Lien version actuelle: Excel sous Teams
(avertissement) Important d'ouvrir dans l'application Office PAS en web, PAS en Teams!!

Commencer des tests

  • Une fois dans l'application Excel
  • Ouvrir la feuille Grille Modèle
  • Cliquer le bouton Créer ma grille de tests
  • Inscrire votre nom
  • Utiliser votre feuille de tests 
  • Dans le tableau, colonne Test, choisir un test du menu déroulant et le faire
    • Vous remarquerez qu'un ordre de tests est proposé pour faciliter l'apprentissage
    • Pour certains tests, plus de détails sont indiqués dans la feuille ChoixReponses
  • Inscrire vos résultats et au besoin commenter



Autres procédures

Désinstallation de Jira for Outlook

Complément COM


Office 365

Problèmes connus

Office add-in et boîte courriel partagée

Pop-up sur changement de statut

Impossible modifier certains champs d'un ticket existant

  • Champs custom / Insight surtout


Articles connexes

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