AVERTISSEMENT
À ce jour, tous les tests de ce module sont faits sur JIRAACC.HEC.CA !!!
Il semble possible de le configurer sur la production (jira.hec.ca) MAIS IL NE FAUT PAS LE FAIRE !
Possiblement que certains éléments fonctionnent déjà en production mais pour éviter des bris, des conflits ou autres malheurs. SVP branchez sur JIRAACC.HEC.CA !!!
Merci !!
Présentation
Jira for Outlook permet une intégration serrée de Jira dans Outlook.
Permet entre autres:
- retrouver des billets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel
- Créer des billets Jira depuis Outlook
- Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un billet depuis Outlook
- Changer des données de billets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook
Site du Marketplace de l'outil: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=overview
Ajouter le complément Outlook
Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.
Voir section désinstaller le complément ci-dessous au besoin.
Choix intégration Outlook de JfO
Pour les utilisateurs de boîte courriel partagée (tel que soutien.ti@hec.ca), nous avons choisi l'approche intégration Outlook par complément COM plutôt que par add-in Office 365 principalement à cause de problèmes de fonctionnement (identité du rapporteur VS boîte Outlook partagée).
Si vous utilisez SEULEMENT VOTRE boîte courriel dans Outlook, vous pourriez utiliser la version Office add-in qui offrent certains avantages comme l'intégration sur presque toutes les plateformes où Office 365 fonctionnent (outlook, mac, web, mobile, etc).
Comparateur de fonctionnalités: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in
Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*
Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca
- Suivre cette procédure
- Complément COM recommandé: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/635240464/Installation+COM+add-in
- Complément COM recommandé: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/635240464/Installation+COM+add-in
- Une fois installé, connectez votre compte Acceptance
- Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets
- La barre latérale de JfO apparaîtra: cliquer Commence maintenant !
- Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets
Méthode si boîte Outlook personnelle (Office add-in)
- Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé
- Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments
- Chercher Jira for outlook
- Choisir le complément Jira for outlook
- Les boutons de Jira for Outlook s'ajouteront à votre ruban Outlook
- à la première utilisation, vous serez invité à fournir les informations du serveur:
- Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
Il faut le VPN pour accéder à JIRAACC!
- Vous serez ensuite invité à vous connecter à Jira: utiliser VOTRE compte Jira, pas celui d'une boîte de courriel partagée !
- Vous devrez ensuite accepter la connexion entre Jira et Outlook
- Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
Paramètres recommandés
Paramètres actuellement recommandés pour Jira for Outlook. Sujet à changements et bienvenus à vos commentaires / suggestions !
Création de ticket dans Jira for Outlook
2 modes de création des tickets sont proposés
| Vue Portail de services client | Vue Employé TI (utilisateur interne DTI) | |
|---|---|---|
Description | Remplir une demande comme l'utilisateur ferait par notre Portail TI (présentation des champ requis) | Présente tous les champs d'une demande, comme lorsqu'un technicien rempli un ticket Jira sur le web |
| Comment activer | Choisir le projet DTI, puis
| Choisir le projet DTI, puis |
| Permet de |
|
|
| Cas d'utilisation |
|
|
Grille de tests
Lien version actuelle: Excel sous Teams Important d'ouvrir dans l'application Office PAS en web, PAS en Teams!!
Commencer des tests
- Une fois dans l'application Excel
- Ouvrir la feuille Grille Modèle
- Cliquer le bouton Créer ma grille de tests
- Inscrire votre nom
- Utiliser votre feuille de tests
- Dans le tableau, colonne Test, choisir un test du menu déroulant et le faire
- Vous remarquerez qu'un ordre de tests est proposé pour faciliter l'apprentissage
- Pour certains tests, plus de détails sont indiqués dans la feuille ChoixReponses
- Inscrire vos résultats et au besoin commenter
Désinstallation de Jira for Outlook
Complément COM
- Dans Outlook
- Menu Fichiers
- Options
- Compléments
- Atteindre...
- Choisir Outlook Email for Jira
- Cliquer Supprimer
Complément Office 365
- Dans Outlook
- Onglet Accueil
- Section Compléments
- Bouton Télécharger des compléments
- Dans la fenêtre qui apparaît, selectionner Mes compléments
- Sur Jira for Outlook, cliquer ...
- Supprimer
Trucs pratiques
Ajouter les outils Jira for Outlook à la barre d'outils Accès rapide
Pour faciliter l'accès aux fonctions Jira for Outlook, il est possible d'ajouter un ou des boutons directement à la barre d'accès rapide de Outlook.
- Simplement faire un clique-droit sur les boutons voulus et choisir Ajouter à la barre d'outils Accès rapide
Réduire la barre Jira for Outlook
Il est possible de réduire la barre pour y accéder rapidement au besoin et qu'elle se cache lorsque la consultation est terminée
- Dans la barre de Jira for Outlook, cliquer sur les flèches doubles
- Cliquer à nouveau sur ces flèches pour rendre de nouveau la barre ouverte en permanence
- Cliquer sur le 'X' pour fermer la barre complètement
Problèmes connus
Office add-in et boîte courriel partagée
Pop-up sur changement de statut
Impossible modifier certains champs d'un ticket existant
- Champs custom / Insight surtout
Articles connexes