Problème

Une équipe ou plusieurs utilisateurs partagent une boîte courriel / Outlook commune pour faciliter les suivis de dossiers.

Si certaines personnes attachées à cette boîte courriel utilisent les tâches, il peut arriver que leur tableau de tâches et suivis soient remplis d’activités des autres collègues qui utilisent aussi la boîte partagée.

Explication

Dans Outlook, il existe un concept de “tâche” mais aussi le concept de “suivi”.

La tâche est ce qui est crée lorsqu’on crée explicitement une tâche dans Outlook. On peut ensuite y attacher des dates de début / fin, des rappels, des notes et même des courriels à suivre. La tâche restera toujours dans la boîte Outlook de son propriétaire / créateur à moins qu’elle ne soit explicitement transférée à une autre personne.

Le suivi est ce qui est généré lorsque l’on appose un ‘drapeau’ ou un rappel à un courriel. Le suivi tel que défini ici, est attaché au courriel depuis lequel il est créé. Ainsi, si le courriel avec un suivi est transféré dans une autre boîte courriel (dans la boîte partagée dans la présente situation), le suivi sera aussi déplacé dans la boîte partagée et sera alors affiché comme une tâche à tout ceux qui utilisent aussi la boîte partagée. C’est de problème dont il est question puisqu’aucun filtre ne semble pouvoir isoler les suivis de tous des tâches que j’aurai créées.

Solution

Il est toujours recommandé de créer une tâche plutôt que d’apposer un drapeau de suivi / rappel à un courriel pour suivre vos ‘tâches’ (to-do) avec Outlook, surtout si vous travaillez dans une boîte Outlook/courriel partagées avec d’autres utilisateurs.

Il est possible de facilement créer une tâche à partir d’un courriel en le ‘glissant-déposant’ (drag and drop) dans l’icône tâches de Outlook. Vous serez alors invité à documenter les détails de cette tâche (début/fin/ rappel/etc) et le courriel y sera joint automatiquement pour faciliter les suivis détaillés.

Autres articles sur le sujet

Capsule Microsoft sur la création de tâche depuis un courriel: Créer une tâche à partir d’un message (microsoft.com)

Capsule vidéo de Improov (formateur Office) expliquant cette situation: Capsule vidéo Improov