Microsoft Bookings
- Konrad Kalinowski
- amelie.laurence
- pierre.guimond
Planifier des rendez-vous avec Microsoft Bookings
Vous voulez que vos étudiants et vos étudiantes puissent être en mesure de prendre rendez-vous avec vous, selon vos disponibilités et à l’intérieur d'une plage horaire que vous avez prédéfinie?
Microsoft Bookings fait partie de la suite Office 365 disponible à HEC Montréal.
Cette application vous permet de planifier facilement des rendez-vous, à distance ou en présentiel, selon vos disponibilités.
Visionnez la capsule
Section 1 - Pour commencer
Ouvrez une page de navigation et rendez-vous sur https://www.office.com
2. Accédez à votre compte Office 365 à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe HEC, puis cliquez sur l’application Bookings.
3. Si vous accédez à l’application Bookings pour la première fois, cliquez d’abord sur le bouton 1 « Obtenir maintenant » et inscrivez votre nom dans le champ 2 « Entrez le nom du calendrier de réservation ».
Section 2 - Créez votre page de prise de rendez-vous
Cliquez sur l’onglet « Service » situé dans le menu de gauche. Un service correspond à un type de rendez-vous que vous désirez offrir, p.ex. : une rencontre individuelle de suivi, une consultation à la suite d’un examen ou une rencontre pour faciliter un travail d’équipe.
2. Cliquez sur « Ajouter un service ».
3. Dans la fenêtre « Services détails » :
A. Entrez le nom du service que vous désirez offrir.
B. Inscrivez une brève description du service offert.
C. Choisissez un emplacement. Ce peut être un lieu physique ou à distance. L’option « Réunion Microsoft Teams » est disponible.
D. Inscrivez la durée du rendez-vous pour le service offert.
E. Activez la marge d’horaire afin de bloquer des plages horaires avant et après vos rencontres pour lesquelles les étudiants et les étudiantes ne pourront prendre de rendez-vous.
F. Activez le bouton « Autorisez les clients à gérer leurs rendez-vous lors de leur réservation par vous ou votre équipe en leur nom » afin de permettre à l’étudiant ou à l’étudiante de modifier sa réservation au besoin.
G. Sélectionnez « Modifier » sous la section « Champs personnalisés ». Cette section vous permet de configurer la page qui sera envoyée à l’étudiant ou à l’étudiante afin que cette personne puisse sélectionner un rendez-vous.
Choisissez les informations que la personne doit ajouter lors de sa prise de rendez-vous afin que vous puissiez l’identifier rapidement. Ajoutez, si désiré, une question qui peut permettre de mieux préparer votre rencontre.
H. Configurez des rappels qui seront envoyés avant le rendez-vous.
I. Indiquez dans la section « Stratégie de planification » les paramètres qui permettent de planifier les rendez-vous :
o Intervalles de temps : Ce sont les intervalles de temps auxquelles les horaires sont disponibles, p. ex. : les étudiants et les étudiantes pourraient réserver une plage horaire de 30 minutes toutes les 30 minutes (9 h 30, 10 h 00, 10 h 30, etc.).
o Délai minimal : Ce délai indique le nombre d’heure minimum pour annuler ou modifier un rendez-vous.
o Délai maximal : Ce délai représente le nombre de jours à l’avance pour lequel il est possible de prendre un rendez-vous.
J. Personnalisez la section « Disponibilité générale » en indiquant les moments que vous mettez à la disposition des étudiants et des étudiantes. P. ex. : les mercredis entre 9 h 00 et 17 h 00.
K. Pour terminer, cliquez sur votre nom afin vous assigner le service et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
4. Vous verrez le rendez-vous que vous venez de créer. Cliquez sur le rendez-vous.
5. Partagez le lien par courriel ou par ZoneCours.
Pour en savoir plus : Page officielle Microsoft Bookings