Microsoft Onedrive Entreprise
OneDrive Entreprise
Introduction
OneDrive est l’espace de stockage individuel de Microsoft 365.
Intégré à Microsoft 365, OneDrive permet notamment de :
d'accéder à ses documents à partir de différents appareils;
de synchroniser ses fichiers;
de partager des documents;
de collaborer avec d'autres utilisateurs;
de retrouver des versions antérieures d'un document.
OneDrive Entreprise est la solution de stockage infonuagique (cloud) recommandée et soutenue par HEC Montréal.
Le soutien n’est pas offert pour les autres services de stockage infonuagique, comme Dropbox ou Google Drive.
Qui peut utiliser OneDrive ?
OneDrive est disponible pour :
les employés;
les étudiants;
les membres du corps enseignant.
Le compte OneDrive est supprimé lorsque son propriétaire quitte HEC Montréal.
Les diplômés et les retraités n’ont pas accès à OneDrive Entreprise de HEC Montréal.
Capacité de stockage et demandes d’espace supplémentaire
L’espace de stockage alloué par défaut est de 50 Go. Cette capacité tient compte des contraintes techniques et budgétaires, du cadre législatif et réglementaire ainsi que des politiques de gestion de l’information en vigueur à HEC Montréal.
Les demandes d’espace supplémentaire pour répondre à des besoins de recherche doivent être soumises à l’équipe de soutien à la gestion des données de recherche : Contact et soutien — Gestion des données de recherche.
Les employés qui ont besoin d’espace supplémentaire à des fins administratives peuvent présenter une demande au centre de services TI : portail TI. La Direction des technologies de l’information et le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives évalueront le besoin et proposeront la solution la mieux adaptée.
Sauvegarde
Les comptes OneDrive des employés et des utilisateurs externes sont sauvegardés sur une plateforme dont la durée de conservation est d’un an. Les comptes OneDrive des étudiants ne sont pas sauvegardés.
Fonctions les plus utilisées
OneDrive offre de nombreuses fonctionnalités intégrées à Microsoft 365. Les sections suivantes présentent les tâches les plus courantes pour les utilisateurs de HEC Montréal et proposent des liens vers la documentation officielle de Microsoft.
Documentation Microsoft sur OneDrive
Accéder à OneDrive
OneDrive est accessible à partir du portail Microsoft 365, de l’Explorateur de fichiers Windows, d’Outlook, de Teams et des appareils mobiles. Consultez la documentation de Microsoft pour découvrir les différentes façons d’accéder à vos documents.
Téléverser et enregistrer des fichiers et des dossiers dans OneDrive
Synchroniser des fichiers sur son poste
La synchronisation permet de garder vos fichiers accessibles sur différents appareils tout en continuant à travailler directement dans l’Explorateur de fichiers Windows. La documentation de Microsoft explique également le fonctionnement des fichiers disponibles en ligne et hors ligne.
Libérer de l’espace disque avec les fichiers à la demande OneDrive
La synchronisation ou l’ajout d’un raccourci OneDrive pour les fichiers d’une équipe Teams ou d’un site SharePoint peut prendre plusieurs heures, selon la vitesse de votre ordinateur, votre connexion Internet et la quantité de contenu à synchroniser. Tant que le symbole de synchronisation est affiché, l’opération est en cours.
Si vous déplacez, supprimez ou copiez des fichiers pendant la synchronisation, ces opérations risquent fortement d’échouer.
Nous vous recommandons vivement d’effectuer ces opérations dans Teams ou dans le navigateur afin d’éviter ces problèmes.
Partager et collaborer sur un document
Le partage par lien permet à plusieurs personnes d’accéder à un même document et de le modifier simultanément, tout en conservant une seule version du fichier. Consultez la documentation de Microsoft pour en savoir plus sur les options de partage et les autorisations disponibles.
Partager des fichiers et des dossiers dans OneDrive
Lors du partage de documents :
accordez uniquement les accès nécessaires;
révisez régulièrement les autorisations accordées;
portez une attention particulière aux documents sensibles.
Restaurer un document
OneDrive conserve l’historique des versions et permet de récupérer des fichiers supprimés. Consultez la documentation de Microsoft pour apprendre à restaurer un document ou à revenir à une version antérieure.
Restaurer des fichiers dans OneDrive
OneDrive personnel
Pour accéder aux ressources de HEC Montréal, connectez-vous toujours à votre compte professionnel ou scolaire @hec.ca. Puisque vous pourriez perdre l’accès à votre compte @hec.ca à la suite de votre départ. Il n’est par recommandé de créer un compte OneDrive personnel en utilisant votre compte @hec.ca.
Lorsque l’outil de connexion vous demande de choisir entre un compte personnel et un compte professionnel ou scolaire, sélectionnez toujours Professionnel ou scolaire.
Pour accéder aux outils Microsoft en ligne (Office, Outlook, OneDrive, etc.) dans le cadre du travail, utilisez courriel.hec.ca. Cette adresse vous mène vers les outils professionnels de HEC Montréal.
Ressources complémentaires
Ressources proposées par Microsoft
Découvrir la signification des icônes OneDrive - Support Office (microsoft.com)
Téléchargement du client OneDrive Entreprise
Le même client OneDrive est utilisé pour OneDrive Personnel et OneDrive EntrepriseSi vous synchronisez certains dossiers sur votre poste, assurez-vous d’utiliser la version la plus récente du client OneDrive :
Un client OneDrive est fourni avec certaines versions de Microsoft Office, mais cette version peut être désuète.
Quel client OneDrive est-ce que j'utilise ? (capsule Microsoft)
Ressources proposées par HEC Montréal
Contenu clinique OneDrive HEC Montréal
Directive -- Utilisation du stockage en infonuagique
Les types de stockage disponibles à HEC Montréal: stockage HEC Montréal 101
Installer OneDrive sur un poste de HEC Montréal :
Chiffrer les données pour sécuriser davantage le partage dans OneDrive, notamment pour les données confidentielles :
Partager des dossiers ou des fichiers avec des collaborateurs externes à HEC Montréal à l’aide de OneDrive Entreprise :