Quota de stockage : Teams et SharePoint online
Le quota de stockage par défaut d’une équipe ou d’un site, peu importe leur type, est de 10 GO. Il a été déterminé en fonction des contraintes techniques du logiciel, des contraintes budgétaires, du cadre législatif, réglementaire et des politiques de gestion de l’information en vigueur à l'école.
Afin de ne pas dépasser la capacité de stockage globale accordée par Microsoft et d’encourir des coûts supplémentaires pour l'École, nous devons parfois effectuer une gestion proactive de cette capacité.
Consulter les métriques de stockage pour identifier le contenu volumineux
Les métriques de stockage permettent d'identifier rapidement les bibliothèques, dossiers et fichiers qui occupent le plus d'espace dans votre site SharePoint. Elles sont particulièrement utiles lorsqu'un site approche sa limite de stockage ou lorsqu'il est nécessaire de cibler les éléments à nettoyer.
Les métriques de stockage affichent notamment :
L'espace occupé par chaque bibliothèque de documents;
Les dossiers les plus volumineux;
Les fichiers occupant le plus d'espace;
La taille totale utilisée par le site.
Cette information permet souvent de repérer rapidement :
Des fichiers très volumineux;
Des bibliothèques contenant un grand nombre de versions;
Du contenu devenu obsolète pouvant être archivé ou supprimé.
SharePoint
Cliquez sur l'icône Paramètres (⚙️).
Sélectionnez Informations sur le site.
Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site.
Sous Administration de la collection de sites, sélectionnez Métriques de stockage.
Teams
Ouvrez l'onglet Fichiers d'un canal Teams.
Cliquez sur Ouvrir dans SharePoint.
Accédez ensuite aux Métriques de stockage en suivant les étapes ci-dessus pour SharePoint.
OneDrive
Cliquez sur l’icône Paramètres (⚙️).
Sélectionnez Paramètres OneDrive.
Cliquez sur Autres paramètres.
Sélectionnez Métriques de stockage.
Mesures pour libérer de l’espace
Avant de demander de l’espace supplémentaire, voici ce que vous pouvez vérifier (nécessite un accès comme propriétaire dans Teams ou administrateur de collection de sites dans SharePoint) :
→ Si vous avez reçu un courriel portant le sujet “Approche de la limite de stockage du site SharePoint“ ou “Approaching SharePoint Site Storage Limit” envoyé par no-reply@sharepointonline.com, il s’agit d’un avertissement que le site a atteint 85% ou davantage de sa capacité de stockage. Votre site ou Teams ne manque pas encore d’espace.
Vider la corbeille du site;
SharePoint | Teams |
|---|---|
 Accédez au menu contextuel - “contenu du site” - Corbeille | Accédez à la section Fichiers du canal Teams, puis à son site SharePoint associé pour trouver sa corbeille. |
Supprimer les versions de fichiers volumineux ou aux versions très nombreuses. Chaque modification d’un fichier en créant une version, cette fonctionnalité peut parfois s’emballer.
Il faudra ensuite vider la corbeille (voir point 1 ci-haut).
Nécessite un accès comme propriétaire dans Teams ou administrateur de collection de sites dans SharePoint.
Consulter les métriques de stockage pour identifier le contenu volumineux | Nettoyer l’historique des versions d’un fichier |
|---|---|
Accéder au menu contextuel - Contenu du site - Paramètres du site - Métriques de stockage. |
|
Votre site ou Teams manque d’espace de stockage ?
Nous vous prions d’ouvrir une demande de service sur le portail de demandes TI et augmenterons le quota de votre site ou Teams dans un délai de 2 jours ouvrables.
Les demandes d’espaces supplémentaires pour répondre à des besoins de recherche doivent être soumises à l'équipe de soutien pour la gestion des données de recherche : Contact et support - La gestion des données de recherche - Guides at HEC Montréal.
Si ce problème survient à répétition avec la même équipe ou site, nous vous référerons aux mesures pour libérer de l’espace.
Les employés qui ont de besoins d’espaces supplémentaires pour des besoins administratifs peuvent faire une demande au centre de services TI : https://www.hec.ca/portail-ti. La Direction des technologies de l’information et le Service de gestion de l'information institutionnelle et des archives évalueront les besoins et proposeront la solution la mieux adaptée.