Présentation
Outlook Email for Jira permet une intégration de la gestion de tickets Jira directement dans Outlook.
OEJ permet entre autres:
- retrouver des tickets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel
- Créer des tickets Jira depuis Outlook
- Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un ticket depuis Outlook
- Modifier des données de tickets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook
Site du Marketplace de l'outil /plus de détails: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=support
Choisir la version à utiliser
La version COM ADD-IN est fortement recommandée, en particulier pour les utilisateurs partageant une boîte courriel (boîte partagée) tels que les techniciens en charge de soutien.ti@hec.ca
Voyez toutes les différences ici: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in
Ajouter le complément Outlook
Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.
Voir section ci-dessous pour désinstaller le complément au besoin.
Choix intégration Outlook de JfO
Pour les utilisateurs de boîte courriel partagée (tel que soutien.ti@hec.ca), nous avons choisi l'approche intégration Outlook par complément COM plutôt que par add-in Office 365 principalement à cause de problèmes de fonctionnement (identité du rapporteur VS boîte Outlook partagée).
Si vous utilisez SEULEMENT VOTRE boîte courriel dans Outlook, vous pourriez utiliser la version Office add-in qui offrent certains avantages comme l'intégration sur presque toutes les plateformes où Office 365 fonctionnent (outlook, mac, web, mobile, etc).
Comparateur de fonctionnalités: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in
Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*
Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca
- Suivre cette procédure
- Complément COM recommandé: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/635240464/Installation+COM+add-in
- Complément COM recommandé: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/635240464/Installation+COM+add-in
- Une fois installé, connectez votre compte Acceptance
- Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets
- La barre latérale de JfO apparaîtra: cliquer Commence maintenant !
- Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets
Méthode si boîte Outlook personnelle (Office add-in)
Cette version semble offrir beaucoup moins de fonctionnalités mais la possibilité de fonctionner sur plus de plateformes telles que les appareils mobiles iOS ou Android.
- Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé
- Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments
- Chercher Jira for outlook
- Choisir le complément Jira for outlook
- Les boutons de Jira for Outlook s'ajouteront à votre ruban Outlook
- à la première utilisation, vous serez invité à fournir les informations du serveur:
- Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
Il faut le VPN pour accéder à JIRAACC! - Vous serez ensuite invité à vous connecter à Jira: utiliser VOTRE compte Jira, pas celui d'une boîte de courriel partagée !
- Vous devrez ensuite accepter la connexion entre Jira et Outlook
- Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
Paramètres recommandés
Paramètres actuellement recommandés pour Jira for Outlook. Sujet à changements et bienvenus à vos commentaires / suggestions !
Désinstallation de Jira for Outlook
Complément COM
- Dans Outlook
- Menu Fichiers
- Options
- Compléments
- Atteindre...
- Choisir Outlook Email for Jira
- Cliquer Supprimer
Complément Office 365
- Dans Outlook
- Onglet Accueil
- Section Compléments
- Bouton Télécharger des compléments
- Dans la fenêtre qui apparaît, selectionner Mes compléments
- Sur Jira for Outlook, cliquer ...
- Supprimer
Trucs pratiques
Ajouter les outils Jira for Outlook à la barre d'outils Accès rapide
Pour faciliter l'accès aux fonctions Jira for Outlook, il est possible d'ajouter un ou des boutons directement à la barre d'accès rapide de Outlook.
- Simplement faire un clique-droit sur les boutons voulus et choisir Ajouter à la barre d'outils Accès rapide
Réduire la barre Jira for Outlook
Il est possible de réduire la barre pour y accéder rapidement au besoin et qu'elle se cache lorsque la consultation est terminée
- Dans la barre de Jira for Outlook, cliquer sur les flèches doubles
- Cliquer à nouveau sur ces flèches pour rendre de nouveau la barre ouverte en permanence
- Cliquer sur le 'X' pour fermer la barre complètement
Erreurs connues et questions fréquentes
| Erreur | Contournement / Correction / Explications |
|---|---|
| Lorsque je crée ou commente des tickets, le nom affiché n'est pas le mien |
|
Lorsque je change le ticket d'état (transition), j'ai une fenêtre de navigateur qui apparaît |
|
| Certains champs ne sont pas affichés ou pas modifiables dans l'interface Jira for Outlook |
|
| Lorsque je change de courriel affiché, les informations Jira for Outlook ne se rafraîchissent pas automatiquement | Différentes possibilités:
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| Est-ce que Jira for Outlook est disponible pour mobile (iOS, Android) ? |
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Articles connexes