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Présentation

Jira for Outlook permet une intégration de la gestion de tickets Jira directement dans Outlook.

JfO permet entre autres:

  • retrouver des tickets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel
  • Créer des tickets Jira depuis Outlook
  • Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un ticket depuis Outlook
  • Modifier des données de tickets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook


Site du Marketplace de l'outil /plus de détails: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=support

Choisir la version à utiliser

La version COM ADD-IN est fortement recommandée, en particulier pour les utilisateurs partageant une boîte courriel (boîte partagée) tels que les techniciens en charge de soutien.ti@hec.ca

Voyez toutes les différences ici: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in

Ajouter le complément Outlook

Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.

Voir section ci-dessous pour désinstaller le complément au besoin.

Choix intégration Outlook de JfO

Pour les utilisateurs de boîte courriel partagée (tel que soutien.ti@hec.ca), nous avons choisi l'approche intégration Outlook par complément COM plutôt que par add-in Office 365 principalement à cause de problèmes de fonctionnement (identité du rapporteur VS boîte Outlook partagée).

Si vous utilisez SEULEMENT VOTRE boîte courriel dans Outlook, vous pourriez utiliser la version Office add-in qui offrent certains avantages comme l'intégration sur presque toutes les plateformes où Office 365 fonctionnent (outlook, mac, web, mobile, etc).

Comparateur de fonctionnalités: https://yasoon.atlassian.net/wiki/spaces/JFO/pages/641105954/COM+add-in+vs+Office+add-in


Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*

Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca


Méthode si boîte Outlook personnelle (Office add-in)

Cette version semble offrir beaucoup moins de fonctionnalités mais la possibilité de fonctionner sur plus de plateformes telles que les appareils mobiles iOS ou Android.


  1. Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé
  2. Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments
    1. Chercher Jira for outlook
    2. Choisir le complément Jira for outlook



  3. Les boutons de Jira for Outlook s'ajouteront à votre ruban Outlook


  4. à la première utilisation, vous serez invité à fournir les informations du serveur:
    1. Nous sommes en test c'est donc la Acceptance: https://jiraacc.hec.ca
      Il faut le VPN pour accéder à JIRAACC!



    3. Vous serez ensuite invité à vous connecter à Jira: utiliser VOTRE compte Jira, pas celui d'une boîte de courriel partagée  !

    4. Vous devrez ensuite accepter la connexion entre Jira et Outlook


Paramètres recommandés

Paramètres actuellement recommandés pour Jira for Outlook. Sujet à changements et bienvenus à vos commentaires / suggestions !


Création de ticket dans Jira for Outlook

2 modes de création des tickets sont proposés: vue Portail services clients et vue Employé TI (vue habituelle des techniciens/administrateurs DTI)



Vue Portail de services clientVue Employé TI (utilisateur interne DTI)

Description

Remplir une demande comme l'utilisateur ferait par notre Portail TI (présentation des champ requis)Présente tous les champs d'une demande, comme lorsqu'un technicien rempli un ticket Jira sur le web
Comment changer de vue

Choisir le projet DTI, puis

  • Vous pouvez ensuite choisir 'portail de services' ou 'tous les champs'

Choisir le projet DTI, puis


Permet de
  • Créer le billet avec les modèles / formulaires clients


  • Onglet "Tous les champs" permet de remplir aussi les champs cachés que l'utilisateur ne peut pas remplir d'habitude
    VS onglet "Portail de services" qui ne présente que les champs VISIBLES à l'utilisateur du portail


  • Avoir la vue similaire à celle que l'employé interne DTI a quand il rempli des tickets dans Jira (vue détaillée des billets)
Cas d'utilisation
  • Saisie de tickets simples ou saisie rapide d'un ticket pour collecter données intervention puis revenir éditer et documenter en détail.

  • Utilisation des formulaires personnalisés tel que 'nouvel employé'
  • Saisie détaillée de tous les champs d'une demande. Par exemple:
    • Demande avec actifs à détailler
    • Incident de sécurité
    • Assignation directe à une équipe responsable

  • Création d'un billet pas disponible sur le portail: 
    • Bon de travail
    • Sous-tâches
    • item d'achat



Désinstallation de Jira for Outlook

Complément COM

  • Dans Outlook
  • Menu Fichiers
  • Options
  • Compléments
  • Atteindre...
  • Choisir Outlook Email for Jira

  • Cliquer Supprimer

Complément Office 365

  • Dans Outlook
  • Onglet Accueil
  • Section Compléments
  • Bouton Télécharger des compléments
  • Dans la fenêtre qui apparaît, selectionner Mes compléments
  • Sur Jira for Outlook, cliquer ...
  • Supprimer


Trucs pratiques

Ajouter les outils Jira for Outlook à la barre d'outils Accès rapide

Pour faciliter l'accès aux fonctions Jira for Outlook, il est possible d'ajouter un ou des boutons directement à la barre d'accès rapide de Outlook.

  • Simplement faire un clique-droit sur les boutons voulus et choisir Ajouter à la barre d'outils Accès rapide

Réduire la barre Jira for Outlook

Il est possible de réduire la barre pour y accéder rapidement au besoin et qu'elle se cache lorsque la consultation est terminée

  • Dans la barre de Jira for Outlook, cliquer sur les flèches doubles
  • Cliquer à nouveau sur ces flèches pour rendre de nouveau la barre ouverte en permanence
  • Cliquer sur le 'X' pour fermer la barre complètement

Erreurs connues et questions fréquentes

ErreurContournement / Correction / Explications
Lorsque je crée ou commente des tickets, le nom affiché n'est pas le mien
  • Assurez-vous d'abord que le complément Jira for Outlook est bien configuré dans Outlook: refaire la connexion au besoin
  • Si vous utilisez une boîte de courriel partagée, le complément Office présente ce genre de comportement
    • Utilisez plutôt le complément COM (après avoir désinstallé le complément Office)

Lorsque je change le ticket d'état (transition), j'ai une fenêtre de navigateur qui apparaît

  • Si une transition d'état présente un 'pop-up' pour commenter l'état ou ajouter des informations, Jira for Outlook vous présentera cette question dans un navigateur.
    • Des révisions aux questions selon les transitions d'état pourraient être faites lorsque pertinent.
Certains champs ne sont pas affichés ou pas modifiables dans l'interface Jira for Outlook

  • Les champs personnalisés, tels que ceux liés à Insight (actifs, emplacements, demande de service, etc) ne sont pas pleinement supportés par Jira for Outlook
    • Accédez ces tickets directement dans un navigateur plutôt qu'à travers l'interface Jira for Outlook
Lorsque je change de courriel affiché, les informations Jira for Outlook ne se rafraîchissent pas automatiquement

Différentes possibilités:

  • Cliquez sur un des onglets de Jira for Outlook (Conversation ou Expéditeur), cette méthode force un rafraîchissement de la liste des tickets
  • Fermer l'onglet Jira for Outlook et ouvrez-le de nouveau en cliquant sur 'voir tous les tickets' ou autre fonction que vous recherchez
  • Fermer complètement Outlook. La connexion au serveur Jira semble parfois se perdre et seule une fermeture complète de Outlook semble corriger.
Est-ce que Jira for Outlook est disponible pour mobile (iOS, Android) ?
  • La version complément Office permet d'avoir les fonctionnalités de Jira for Outlook sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)
    • N'oubliez pas que plusieurs fonctionnalités ne sont pas encore disponibles sur la version complément Office. 
      L'entreprise dit travailler sur ces évolutions.


Articles connexes

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