Connecteur Outlook pour Jira - Installation

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Last updated: nov. 22, 2023 by Walter Quiroz
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Cet article concerne l’outil Microsoft 365 for Jira. Cet outil est uniquement disponible pour les utilisateurs internes de la plateforme Jira HEC Montréal.

 

Présentation

Outlook Email for Jira permet une intégration de la gestion de tickets Jira directement dans Outlook.

OEJ permet entre autres:

  • retrouver des tickets liés à une adresse courriel ou le sujet d'un courriel

  • Créer des tickets Jira depuis Outlook

  • Ajouter des éléments (pièces jointes, commentaires) à un ticket depuis Outlook

  • Modifier des données de tickets (groupe, priorité, urgence, service, description, rapporteur, assignation, etc) depuis Outlook



Site du Marketplace de l'outil /plus de détails: https://marketplace.atlassian.com/apps/1213138/outlook-email-for-jira?hosting=server&tab=support

Choisir la version à utiliser

La version COM ADD-IN est fortement recommandée, en particulier pour les utilisateurs partageant une boîte courriel (boîte partagée) tels que les techniciens en charge de soutien.ti@hec.ca

Voyez toutes les différences ici: 

Choix intégration dans Outlook

Pour les utilisateurs de boîte courriel partagée (tel que soutien.ti@hec.ca), nous avons choisi l'approche intégration Outlook par complément COM plutôt que par add-in Office 365 principalement à cause de problèmes de fonctionnement (identité du rapporteur VS boîte Outlook partagée).

Si vous utilisez SEULEMENT VOTRE boîte courriel dans Outlook, vous pourriez utiliser la version Office add-in qui offrent certains avantages comme l'intégration sur presque toutes les plateformes où Office 365 fonctionnent (outlook, mac, web, mobile, etc).

Comparateur de fonctionnalités: COM add-in vs Office add-in (yasoon.com)

Ajouter le complément Outlook

Avant d'installer le complément Jira for Outlook, il est recommandé d'enlever toute version précédente: si vous avez déjà le Office add-in, retirer le COM et vice-versa.

Voir section ci-dessous pour désinstaller le complément au besoin.



Méthode pour boîte partagée (complément COM) *RECOMMANDÉE*

Pour utilisateurs de boîte courriel partagée tel que soutien.ti@hec.ca

  • Suivre cette procédure
    Il est recommandé de fermer Outlook avant de procéder.

  • Une fois installé, ouvrir Outlook

    • Il est fortement recommandé de s’assurer que les paramètres Jira dans Outlook soient bien configurés:

      • Dans Outlook, ouvrir le menu Fichier

      • À gauche, se trouve un menu Jira

      • Dans ce menu, section Paramètres techniques

        • Choisir Microsoft Edge (PAS LEGACY), ou votre navigateur par défaut s’il s’y trouve
          Tous les navigateurs ne semblent pas compatibles à ce module, choisir Microsoft Edge dans le doute.



  • Sortir des options Jira (retour à Outlook)

  • Poursuivre dans la section Première connexion ci-dessous

Méthode Office add-in (boîte Outlook individuelle/non-partagée)

Cette version semble offrir beaucoup moins de fonctionnalités mais la possibilité de fonctionner sur plus de plateformes telles que le web (courriel.hec.ca) et les appareils mobiles iOS ou Android.

procédure à réviser

  1. Ouvrir Outlook sur le profil qui sera utilisé

  2. Dans l'onglet Accueil, Accéder à Télécharger des compléments

    1. Chercher Jira for outlook

    2. Choisir le complément Jira for outlook

  3. Poursuivre dans la section Première connexion ci-dessous

Première connexion module Outlook Email for Jira

  • Il faut maintenant connecter le module au compte Jira.

    • Dans votre barre d'outils Outlook, vous trouverez de nouveaux boutons pour JfO, cliquer sur Voir les tickets

    • La barre latérale de JfO apparaîtra: cliquer Commence maintenant !

    • Inscrire l’adresse du serveur Jira HEC: https://hecmontreal.atlassian.net

    • Cliquer Se connecter en bas à droite

       

    • Vous serez invité à vous connecter à Jira. Si vous êtes déjà connecté, vous ne verrez pas cette fenêtre (passer à la suivante)

       

    • Acceptez la connexion à votre compte (autoriser le module à parler à votre compte Jira)

       

    • Voilà, vous êtes connecté !

       

    • La barre latérale Outlook Email for Jira devrait maintenant fonctionner



Paramètres suggérés

À la discrétion de chaque utilisateur.

 

Désinstallation de Jira for Outlook

Complément COM

  • Dans Outlook

  • Menu Fichiers

  • Options

  • Compléments

  • Atteindre...

  • Choisir Outlook Email for Jira


  • Cliquer Supprimer

Complément Office 365

  • Dans Outlook

  • Onglet Accueil

  • Section Compléments

  • Bouton Télécharger des compléments

  • Dans la fenêtre qui apparaît, selectionner Mes compléments

  • Sur Jira for Outlook, cliquer ...

  • Supprimer


Trucs pratiques

Ajouter les outils Jira for Outlook à la barre d'outils Accès rapide

Pour faciliter l'accès aux fonctions Jira for Outlook, il est possible d'ajouter un ou des boutons directement à la barre d'accès rapide de Outlook.

  • Simplement faire un clique-droit sur les boutons voulus et choisir Ajouter à la barre d'outils Accès rapide

Réduire la barre Jira for Outlook

Il est possible de réduire la barre pour y accéder rapidement au besoin et qu'elle se cache lorsque la consultation est terminée

  • Dans la barre de Jira for Outlook, cliquer sur les flèches doubles

  • Cliquer à nouveau sur ces flèches pour rendre de nouveau la barre ouverte en permanence

  • Cliquer sur le 'X' pour fermer la barre complètement

 

Ressources externes

Consulter le site du manufacturier pour plus d’informations:
User guides - Microsoft 365 for Jira - Confluence (atlassian.net)

Erreurs connues et questions fréquentes

Erreur

Contournement / Correction / Explications

Erreur

Contournement / Correction / Explications

Depuis le passage à Jira Cloud le connecteur Outlook pour Jira ne fonctionne plus.

En effet, il faut “Supprimer” la connexion à https://jira.hec.ca puis ajouter la nouvelle connexion à https://hecmontreal.atlassian.net au lieu.

Lorsque je crée ou commente des tickets, le nom affiché n'est pas le mien

  • Assurez-vous d'abord que le complément Jira for Outlook est bien configuré dans Outlook: refaire la connexion au besoin

  • Si vous utilisez une boîte de courriel partagée, le complément Office présente ce genre de comportement

    • Utilisez plutôt le complément COM (après avoir désinstallé le complément Office)

Lorsque je change le ticket d'état (transition), j'ai une fenêtre de navigateur qui apparaît


  • Si une transition d'état présente un 'pop-up' pour commenter l'état ou ajouter des informations, Jira for Outlook vous présentera cette question dans un navigateur.

    • Des révisions aux questions selon les transitions d'état pourraient être faites lorsque pertinent.

Certains champs ne sont pas affichés ou pas modifiables dans l'interface Jira for Outlook


  • Les champs personnalisés, tels que ceux liés à Insight (actifs, emplacements, demande de service, etc) ne sont pas pleinement supportés par Jira for Outlook

    • Accédez ces tickets directement dans un navigateur plutôt qu'à travers l'interface Jira for Outlook

Lorsque je change de courriel affiché, les informations Jira for Outlook ne se rafraîchissent pas automatiquement

Différentes possibilités:

  • Cliquez sur un des onglets de Jira for Outlook (Conversation ou Expéditeur), cette méthode force un rafraîchissement de la liste des tickets

  • Fermer l'onglet Jira for Outlook et ouvrez-le de nouveau en cliquant sur 'voir tous les tickets' ou autre fonction que vous recherchez

  • Fermer complètement Outlook. La connexion au serveur Jira semble parfois se perdre et seule une fermeture complète de Outlook semble corriger.

Est-ce que Jira for Outlook est disponible pour mobile (iOS, Android) ?

  • La version complément Office permet d'avoir les fonctionnalités de Jira for Outlook sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

    • N'oubliez pas que plusieurs fonctionnalités ne sont pas encore disponibles sur la version complément Office. 
      L'entreprise dit travailler sur ces évolutions.



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