Réserver un espace depuis la plateforme de réservation de salles | Membre du personnel et du corps professoral
- Eléonore Genolhac
Distinction entre espaces offerts en libre-service et ceux nécessitant une approbation
Plusieurs types d’espaces sont offerts à la réservation des membres du personnel et du corps professoral. Certains sont en libre-service tandis que d’autres nécessitent une approbation préalable.
Les espaces offerts en libre-service :
Postes de travail situés dans l’édifice Hélène Desmarais
Bureaux situés dans l’édifice Hélène Desmarais
Salles d’étude offertes seulement aux personnes employées d’un département d’enseignement.
Les espaces nécessitant une approbation sont ceux que vous pouvez réserver pour tenir votre événement au sein de l’École, dont :
Salles publiques
Salles de cours
Salles d'étude pour toutes les personnes employées par un autre service que les départements d’enseignement
Des pictogrammes vous permettent de les différencier en fonction du type de salle de salles que vous avez choisi quand vous vous rendez sur l’onglet Nouvelle réservation depuis le menu latéral gauche.
Hexagone vert : ces types d’espace peuvent être réservés directement.
Hexagone jaune : une demande de réservation sera envoyée aux services concernés et vous devrez recevoir une confirmation de leur part.
Carré gris : l’espace n’est pas disponible aux dates indiquées.
Trouver et réserver un espace correspondant à vos besoins
Choisissez une salle bien proportionnée et bien équipée
Vous pourrez ainsi accueillir le public attendu et offrir les services souhaités (lunch, sonorisation, vidéoconférence, projection, entre autres). Si vous en avez besoin par la suite, vous pourrez réserver une autre salle, pour le cas où la participation serait moindre que ce qui était prévu. Au contraire, s’il y a une forte affluence, vous pourrez y proposer une rediffusion vidéo simultanée. Une gestion adéquate des présences vous permet d’anticiper ces situations.
Trouver une salle depuis la plateforme de réservation de salle
Commencez votre réservation en cliquant sur Nouvelle réservation située dans la barre latérale gauche depuis la page d’accueil de la plateforme de réservation de salles (rectangle rouge dans l’image).
La fenêtre ci-dessous s’ouvrira.
A. Choisir le type de salle
Cliquez sur la barre Type de demande et choisissez le type d’espace que vous souhaitez réserver (salle publique, salle de cours, etc.).
Ajoutez des critères spécifiques à votre recherche (édifice, capacité d’accueil, etc.) en cliquant sur Critères de salles.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous permettant de spécifier les critères pertinents à votre recherche, dont
L’édifice dans lequel vous souhaitez réserver votre salle d’étude
Le niveau d’étage de l’édifice
Le secteur dans l’édifice
Des caractéristiques spécifiques (connectivité sans fil, tableau vert, etc.)
La capacité minimale d’accueil
La superficie minimale
Choisissez la salle qui répond à vos attentes et cliquez sur Appliquer.
Exemple
B. Préciser la période de réservation
Intervalle de temps : préciser une plage horaire au cours de laquelle vous souhaitez faire votre réservation.
Durée : indiquer la durée précise de votre réservation.
Exemple : Je souhaite réserver une salle de cours pendant 3h entre 12h et 18h, donnera
C. Préciser la date désirée de votre réservation
Cliquez sur la date de votre choix. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Sélectionnez l’heure désirée du début de votre réservation.
Les salles correspondant à vos critères s’affichent.
Outre les informations données directement dans cette liste, vous pouvez retrouver des informations supplémentaires pour une salle spécifique en cliquant sur Détails de la salle.
Cliquez ensuite sur la salle de votre choix. Il vous sera alors demandé de confirmer votre choix. Cliquez sur continuer.
Une fenêtre de confirmation s’ouvre. Avant de pouvoir soumettre votre demande, vous devez compléter les champs demandés :
Nombre de participants,
Le service pour lequel vous travaillez,
Le nom de votre activité,
Tout renseignement additionnel pertinent (non-obligatoire).
Une fenêtre de confirmation apparaît, vous indiquant que votre demande est en attente d’approbation. Vous pouvez maintenant retrouver votre demande de réservation en cliquant sur l’onglet Mes réservations située dans le menu latéral gauche.
Réserver une salle spécifique
Vous connaissez déjà la salle que vous souhaitez réserver?
Commencez votre réservation en cliquant sur Nouvelle réservation située dans la barre latérale gauche depuis la page d’accueil de la plateforme de réservation de salles (rectangle rouge dans l’image).
A. Choisir le type d’espace auquel correspond la salle que vous souhaitez réserver
Cliquez sur la barre Type de demande et choisissez le type d’espace que vous souhaitez réserver (salle publique, salle de cours, etc.).
B. Trouver la salle que vous recherchez grâce aux critères additionnels
Grâce aux différentes caractéristiques proposées dans cette section, vous pourrez retrouver la salle que vous recherchez.
Exemple : je veux réserver la salle CIBC de l'édifice Côte-Sainte-Catherine.
La salle CIBC se situe au 1er étage, dans la section bleue de cet édifice. Pour la trouver, il me faut remplir les champs suivants :
Il ne vous reste plus qu'à la sélectionner et suivre la même procédure que celle décrite dans la section précédente.
Faire une réservation de salle avec une récurrence
Réserver une salle avec une récurrence est possible pour certains membres du personnel.
Après avoir cliqué sur Nouvelle réservation pour préparer votre demande et sélectionner une date, cliquez sur l’interrupteur pour afficher les paramètres de récurrence souhaités.
Récurrence quotidienne
Choisissez la fréquence « Journalier » et saisissez le laps de temps dans le champ « Chaque n jour(s) ». Indiquez le nombre d’occurrences souhaités, ou la date à laquelle arrêter la récurrence. Cliquez sur « Occurrences » pour voir et éditer les dates correspondantes.
Exemples : Faire une réservation de salles qui se répète une fois chaque 3 jours et se termine après 5 occurrences.
Remarques : les dates proposées commencent au 1er janvier 1970, car aucune date n’avait été sélectionnée avant d’afficher les paramètres de récurrence.
Récurrence hebdomadaire
Choisissez la fréquence « hebdomadaire » et saisissez le laps de temps dans le champ « Chaque n semaine(s) ». Cliquez sur le ou les jours de semaine désirés, puis indiquez le nombre d’occurrences souhaitées, ou la date à laquelle arrêter la récurrence. Cliquez sur « Occurrences » pour voir et éditer les dates correspondantes.
Attention! La date sélectionnée avant d’afficher les paramètres de récurrence sera utilisée comme date de début des occurrences. Par contre, les occurrences seront basées sur le ou les jours de semaine sélectionnés.
Exemple : Faire une réservation de salles qui se répète le lundi et le mercredi chaque semaine pendant 2 semaines. La date du jeudi 14 septembre est sélectionnée dans le calendrier à l’étape précédente.
Remarques : La plateforme n’affiche que les dates du 18 et 20 septembre, car le jeudi 14 septembre avait été sélectionné au préalable.
Récurrence mensuelle ou annuelle
C’est le même principe que précédemment qui s’applique.
Éditer les occurrences
Vous pouvez modifier la date de certaines occurrences. Par exemple, vous souhaitez réserver une salle d’études tous les lundis du 1erau 31 octobre. Or, le lundi 9 octobre est un congé férié. Cliquez sur le crayon pour éditer la date.
Finaliser la réservation
Cliquez sur le bouton Appliquer, puis sélectionnez la salle désirée.
Remarque : si aucune salle ne s’affiche, c’est que les paramètres sélectionnés ne sont pas valides ou que vous n’avez pas accès à la récurrence.