Salles de réunion sous Office 365

Réserver une salle de réunion

Sous Outlook et Office 365, les salles de réunions sont des ressources qui peuvent être réservées pour une activité.

Selon le type de gestion des réservations appliqué à une salle, il y a deux principales façons de réserver une salle:

• En "libre-service" (auto-acceptation) ou en modération, il suffit de réserver (inviter) la salle à votre activité;
  • En "libre-service", la salle acceptera automatiquement si il n'y a pas de conflit d'horaire;
• En "modération": vous réservez aussi la salle via votre nouvelle réunion;
  • La salle répondra tout d'abord "accepté provisoirement" s'il n'y a pas de conflit.
  • Cette réponse n'est pas une approbation de la demande, elle est simplement une confirmation de la réception de votre demande;
  • Le modérateur devra accepter ou refuser votre demande: cette réponse vous sera retournée par courriel indiquant si votre demande est acceptée ou non.

Réserver une salle

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Notez que même si vous voyez dans votre Outlook le calendrier de la salle que vous souhaitez réserver, vous ne pouvez pas écrire directement dans ce calendrier votre réservation: vous devez procéder de la façon présentée ci-dessous.
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• Dans la section "Calendrier" de Outlook;
• Créer une nouvelle réunion (les types d'activités Outlook);
• Choisissez la date et l'heure voulue;
• Inscrivez tout d'abord les invités s'il y a lieu:
  • Soit en inscrivant directement leur adresse courriel ou leur nom s'ils sont présents dans votre contacts;
  • Soit en cliquant sur le bouton "À" et en recherchant les noms voulus;
• Cliquez ensuite sur le bouton "Salles" à droite de la boîte "Emplacement":
  • Choisissez une ou plusieurs salles qui seraient des bons choix pour votre réunion;
    • Si vous choisissez un nombre élevé de salles, la performance de la recherche de disponibilités sera affectée;
  • Cliquez sur "OK";
  • À droite de la fenêtre d'organisation de votre réunion, vous devriez retrouver le volet "Recherche de salle":
    • Si cet onglet n'apparaît pas: dans le haut de la fenêtre, onglet "Réunion", section "Options", cliquez sur "Recherche de salle";
    • Si ce bouton n'apparaît pas, vous pouvez contacter le Centre d'Assistance Technique;
  • Le volet "Recherche de salle" permet d'avoir une vue rapide de la disponibilité des salles sélectionnées dans les heures suivants votre proposition de réunion:
    • Vous pourrez alors choisir un bloc d'heure où la salle est disponible et choisir la salle qui vous convient le mieux;
• Une fois les détails de votre réunion remplis, vous devez envoyer votre proposition.

La salle de réunion devrait répondre assez rapidement à votre proposition:

• Une salle en "libre-service" acceptera rapidement votre demande s'il n'y a pas de conflit, autrement vous recevrez un refus de sa part;
• Une salle en "modération" vous répondra immédiatement "acceptation provisoire" s'il n'y a pas de conflit: vous devrez par la suite attendre l'acceptation ou le refus du modérateur de la salle. Cette réponse indiquera aussi qui est le modérateur qui a répondu;

Les types de gestion de salle de réunion

Tout d'abord, notez que les salles et emplacements qui étaient gérés via InfoSilem Entreprise (https://reservationsalle.hec.ca) resteront gérées par ce système.

Il existe deux (2) modèles de gestion des demandes de réservation:

Salle avec modération:

• Tous les utilisateurs peuvent inviter la salle à une réunion;
• La salle répondra automatiquement "provisoirement acceptée" s'il n'y a pas de conflit: cela ne VEUT PAS DIRE que la réservation est acceptée, seulement que la salle a reçu votre demande;
• La personne en charge de la salle (modérateur) reçoit la demande;
• Le modérateur accepte ou refuse la réunion pour la salle;
• La réponse est ensuite envoyée à l'organisateur de la réunion;

Le jour de l'événement, il est essentiel que l'organisateur s'assure que la porte sera déverrouillée par le modérateur qui aura confirmé la réservation.

Salle à réponse automatique (libre-service):

CSC - RJ.239

CSC - Édouard-Montpetit

CSC - Esdras-Minville

DEC - Salle 6.257

DEC - Salle 6.261

DEC - Salle 6.265

• Tous les utilisateurs peuvent inviter la salle à une réunion;
• S'il n'y a pas de conflit la salle accepte automatiquement la réunion sinon, elle sera refusée.

Le jour de l'événement, il est essentiel que l'organisateur passe chercher et ramène la clé de la salle au poste de sécurité.

Les autres types

Il est aussi possible d'appliquer plusieurs des niveaux de gestion présentés ci-haut.
En effet, une salle pourrait permettre à un groupe défini de fonctionner en mode libre-service pour une salle donnée alors que pour le reste des employés cette salle est disponible sous réserve de l'approbation d'un modérateur.
Une salle de réunion pourrait aussi être disponible en libre-service pour un groupe défini d'utilisateurs et être à accès complètment restreint pour le reste des utilisateurs.

Pour plus de détails sur la configuration des salles de réunion vous pouvez le centre d'assistance technique.

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Notez que la majorité des salles de réunion ont été créées en mode "salle avec modération". Ainsi

• Vous créez une réunion dans la salle désirée;
• Vous recevrez alors une "acceptation provisoire": ce qui confirme seulement que la salle a bien reçue votre demande par que la demande est acceptée;
• Le modérateur traitera votre demande;
• Une confirmation de l'acception ou du refus vous sera alors envoyée.