SharePoint 2016 et Online - Utilisation et dépannage

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Last updated: févr. 15, 2024
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L'École utilise deux versions de SharePoint : 

  • SharePoint 2016 (interne.hec.ca et collaboration.hec.ca) : hébergé aux HEC, en voie d'être retiré.

  • SharePoint Online : tous les sites sous https://hecmtl.sharepoint.com/sites/*

Restaurer une version antérieure d’un document

 

À chaque modification d’un document, SharePoint en crée automatiquement une version. Il est ainsi possible d’en restaurer une copie antérieure soi-même. Cette fonctionnalité est automatiquement activée dans OneDrive, SharePoint et Teams.

Restaurer un document supprimé


Chaque site SharePoint, OneDrive et Teams contient une corbeille permettant aux propriétaires et collaborateurs de récupérer le contenu supprimé.

 

Verrouiller un document contre les modifications


Pour éviter qu’un document ne puisse être modifié ou supprimé, il est possible d’extraire celui-ci pour le verrouiller. Une icône d’extraction se superposera à l’icône du fichier afin d’indiquer son état verrouillé :


Pour déverrouiller le document, l’opération inverse, l’archivage, doit être effectuée en sélectionnant le document à archiver, puis en cliquant sur l’icône « Archiver » dans le volet d’outils « Fichiers ».

 

Connecter une liste ou un calendrier à Microsoft Outlook

 

Il est possible de connecter plusieurs applications SharePoint à Microsoft Outlook :

  • Calendrier

  • Liste de contacts

  • Liste d’annonces

  • Liste de tâches

Comment connecter un calendrier à Outlook (en anglais)

Exporter le contenu d’une liste ou bibliothèque vers Microsoft Excel

Tout le contenu de SharePoint étant organisé sous forme de tableau, il est possible d’exporter celui-ci vers Microsoft Excel pour gérer des statistiques décisionnelles. Pour ce faire, sélectionner celui-ci en totalité ou en partie, puis en cliquant sur le bouton « Exporter vers Excel » du volet d’outils « Liste ».

Comment exporter le contenu d’une liste vers Excel.

Comment utiliser le mode grille avec une liste ou bibliothèque pour l'édition en lots.

 

Obtenir un lien vers un fichier ou dossier

 

  • SharePoint 2016 : Pour obtenir l’adresse directe d’un fichier ou dossier hébergé dans SharePoint, il suffit de sélectionner le menu contextuel (...) d'un élément, puis de copier le contenu de la barre d’adresse qui apparaît dans l’onglet de prévisualisation.

  • SharePoint Online / Teams / OneDrive : Important : cliquer sur “copier lien” ou “partager” crée un nouveau lien de partage, donc éviter de les utiliser dans la mesure du possible et utiliser le chemin existant pour partager avec des personnes qui ont déjà accès.

 

Créer une alerte sur un document ou une bibliothèque


Il est possible d’être averti de tout ajout, modification ou suppression dans une bibliothèque ou liste par le biais d’alertes envoyées par courriel.

  • SharePoint 2016 :

    • Pour définir une alerte sur un document particulier, sélectionner celui-ci, accéder au volet d’outils « Fichiers », puis cliquer sur l’icône « M’avertir ». Il est ensuite possible de définir les paramètres de l’alerte : titre, destinataires, type de notification et fréquence.

  • Définir une alerte pour une bibliothèque ou liste : tout ajout, suppression ou modification de contenu d’une bibliothèque déclenchera la notification. Pour créer une alerte de ce type, accéder au volet d’outils « Bibliothèque » ou « Liste », puis sur l’icône « M’avertir », puis sur « Définir une alerte pour cette bibliothèque ». Il est ensuite possible de définir les paramètres de l’alerte : 

Une alerte est ensuite envoyée au(x) destinataire(s) à la fréquence sélectionnée.

 

  • SharePoint Online / Teams : bien que les alertes existent encore, il est recommandé d’utiliser les règles pour gérer les avertissements.

Gestion des accès et permissions

Les permissions standard dans SharePoint sont gérées par groupes de sécurité : au lieu de donner des accès directement à une personne, on ajoute celle-ci à des groupes de sécurité prédéfinis :

  • Visiteurs: accès en lecture seule : aucune modification n’est possible.

  • Collaborateurs / membres: accès en modification de contenu : il est possible de créer, modifier et supprimer le contenu du site, mais pas sa structure.

  • Propriétaires: ont le contrôle total sur le contenu et la structure, ainsi que les accès d’un site.

SharePoint 2016 (interne.hec.ca, collaboration.hec.ca)

1.Pour donner, modifier ou retirer l’accès à un site, accéder au menu rouage en haut à droite de la page, puis cliquer sur « Paramètres du site ».


2. Cliquer sur « Autorisations de site » en haut à gauche de la page 


3. Cliquer sur le groupe de sécurité correspondant au niveau de permissions que l’on désire accorder : visiteur (lecture), collaborateur (modification) ou propriétaire (contrôle total) :

4. Pour ajouter un accès: Cliquer sur le bouton « Nouveau », puis « Ajouter des utilisateurs ». Entrer le matricule ou courriel de la personne que l’on désire ajouter, puis cliquer sur le bouton « Partager ». Un message de bienvenue lui sera automatiquement envoyé.




5. Pour retirer l’accès à un site, sélectionner la ou les personnes à qui on veut retirer l’accès, cliquer sur le menu « Actions », puis sur « Supprimer les utilisateurs du groupe »

→ Pour toute autre demande au niveau des permissions (niveau de permission personnalisé, création de groupes de sécurité…), veuillez ouvrir une demande auprès du centre d’assistance.

 

SharePoint Online

Ressouces utiles :

https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/sites/user-permissions-and-permission-levels

https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/modern-experience-sharing-permissions

Teams

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/g%C3%A9rer-les-param%C3%A8tres-et-les-autorisations-d-%C3%A9quipe-dans-microsoft-teams-ce053b04-1b8e-4796-baa8-90dc427b3acc

 

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